Henri Alén: ”Nopea reagointi koronakriisin jatkuessa on pelastanut meidät eri tilanteissa”

Kriisien tai huonojen aikojen tuloa ei moni osaa ennakoida, saati sellaista minkä koko maailma joutui kokemaan tänä vuonna.

Ne, jotka reagoivat äärimmäisen nopeasti ja tekivät myös nopeita päätöksiä, selvisivät paremmin kuin hitaammat tai epäuskoiset.

12. maaliskuuta uutisoitiin, että Suomessa harkitaan poikkeustilaa ja kielletään yli 500 hengen kokoontumiset. Seuraavana päivänä poikkeustila astui voimaan ja samana päivänä Henri Alénin ravintoloissa ilmoitettiin asiakkaille, että ravintoloissa on tästä lähtien kahden metrin pöytävälit, jolloin katetaan vain puolelle normaalista ruokailijamäärästä.

− Tämän teimme jo ennen kuin ravintolat käskettiin sulkea. Kun se päätös tuli, meillä oli jo pitkälle edenneet neuvottelut vuokranantajan ja pankin kanssa. Nopea reagointi on pelastanut meidät pitkälti kriisin jatkuessakin, se että ei jääty odottamaan mitä seuraavaksi tapahtuu, sanoo ravintoloitsija ja kokki Henri Alén, jolla on yhteistyökumppaninsa kanssa neljä ravintolaa Helsingissä.

Ensimmäinen päätös oli, että ketään ei irtisanota vaan lomautetaan määräaikaisesti. Vaikka lomautuksia oli pakko jatkaa alkuperäistä ajatusta kauemmin, jokainen henkilökunnasta ymmärsi asian.

Kriisiviestinnässä tärkeää on olla rehellinen, rauhallinen ja kertoa mihin suuntaan ollaan menossa ja millä tavalla. Jos henkilöstö huomaa johtajassa epävarmuutta tai huolestuneisuutta, se luo pelkoa.

− Päämäärätön poukkoilu, ettei tiedä mitä tehdä tai mitä sanoa − se ei ole johtamista! On oltava suunnitelma ja pitää saada ihmiset ymmärtämään sen tärkeys. Tärkeää on kertoa mitä nyt tehdään ja saada heidät mukaan taistelemaan kriisiä vastaan, kuvaa Alén.

Hän painottaa, että se ei tarkoita, että suunnitelma tai visio toteutuu tai toimii juuri sellaisena, sillä kiireessä tehdyt päätökset voivat olla vääriäkin päätöksiä.

Ylipäätään hänestä johtamisessa viestien pitää olla yhdenmukaisia ja tavoittaa koko henkilöstö, mutta vielä tärkeämpää on se, että kaikki allekirjoittavat sen, mitä on päätetty tehdä.

Alénin  mukaan rehellisyys on tärkein juttu kriisiviestinnässä: On kerrottava, miten asiat ovat ja kertoa se heti.

Kriisi synnytti uuden konseptin

Ensimmäinen tehtävä, kun kriisin vakavuus selvisi, oli tiivistää rivejä. Alén alkoi laskea, mikä on potentiaali myydä muita kuin alkoholituotteita ulos ja paljonko siitä voisi saada rahaa.

− Arvaamalla se piti tehdä, koska ei meillä tällaisesta ollut mitään kokemusta.

Seuraavaksi piti miettiä, kuinka paljon liikevaihdolla pystyisi työllistämään edes teoriassa.

Sitten piti toimia: suunnitella sopivat ruoat ulosmyyntiin, hankkia soveltuvat kertakäyttöastiat ja kuljetusvälineet ruoalle. Viestiä asiakkaille uudenlaisesta toiminnasta koronan keskellä. Muuttaa pöytävarausjärjestelmät ja päivittää nettisivut uusiksi. Luoda mahdollisimman sujuva ja helppo käyttöliittymä tilauksille eli koska, mistä ja miten toimitaan.

− Käytännössä teimme muutamassa päivässä ihan uuden konseptin, mikä vaati ympärivuorokautisia työpäiviä, kuvaa Alén.

Kiireessä tehdyt päätökset voivat olla vääriäkin, mutta tilanteiden muuttuessa nopeasti päätöksiä on pakko tehdä ja tarvittaessa vaihtaa taas suuntaa.

Tilanteessa vaadittiin jokapäiväistä tilannetajua, jotta selviäisi siitä, seuraavasta, sitä seuraavasta päivästä ja viikosta.

Alén sanoo kriisissä johtamisen olevan kuin tikkausta, eli vaikka täytyykin pitää isompi kuva koko ajan mielessä, tärkeämpää on reagoida jatkuvasti uusiin tilanteisiin.

− On ihan ok muuttaa välillä suuntaa ja toimia sillä ajatuksella, että jotkut jutut toimivat ja jotkut eivät. Kaikki ei aina onnistu, eikä tarvitsekaan − varsinkin kun tehdään erilaisia prototyyppejä uudella tavalla.

Koronan suhteen Alénia on itseään helpottanut ajatus siitä, että tämä ei ole itseaiheutettu omista vääristä ratkaisuista aiheutunut tilanne.

Erilaisia reaktioita

Alén muistuttaa, että yksilöt reagoivat kriiseihin hyvinkin eri tavoin – osa ei juuri mitenkään. Yksi voi lamaantua ja mennä jonkinlaiseen shokkiin, toinen voi heti yskäistessään olla varma tartunnasta, joitakin ei huoleta yhtään.

Alénin mukaan on tärkeää pyrkiä kohtelemaan kaikkia samanarvoisesti muistaen, että jokainen on individuaali ja kokee asiat omalla tavallaan.

− Ei kriisissä pysty omaksumaan pitkiä ja vaikeaselkoisia asioita, siksi johtajalta tulevien viestien pitää olla selkeitä, rauhoittavia ja rehellisiä tyyliin: ”Tilanne on nyt tämä ja näin me tehdään ja jos se ei toimi, muutetaan suuntaa”. Ihmiset ymmärtävät kyllä.

Entä voiko tuleviin mahdollisiin uusiin kriiseihin olla valmistautunut paremmin?

− Todennäköisesti tämä ajanjakso vaikuttaa jatkossa ainakin siihen, millaisia sopimuksia tehdään, miten sitova mikäkin sopimus on, tuleeko niihin klausuuleita tai ehtoja. Uskon, että koettu kriisi muokkaa myös toimintatapoja uusiksi.

Ei itseaiheutettu tilanne

Alénia on itseään helpottanut ajatus siitä, että tämä ei ole itseaiheutettu omista vääristä ratkaisuista aiheutunut tilanne. Tuskin kukaan helmikuussa olisi voinut tietää, mikä tilanne olisi pian edessä.

− Se antaa tavallaan lohdullisen ajatuksen siitä, että jos jotain menee pieleen tai jollekin asialle ei voi mitään, niin se tuttu itsensä syyllistäminen on poissa.

Alénille tämä tieto antaa tilaa hengittää ja ymmärryksen siitä, että ihan kaikkeen ei voi maailmassa vaikuttaa. Kaikkea ei voi pelastaa tai korjata, eikä tämä ei ole kenenkään yhden tyypin tai yrittäjän vika.