Näin kysyt yleisöltä – luentomuotoisen perehdytyksen vuorovaikutushaasteet

Työelämän murros näkyy monilla aloilla. Yksi sen leimallinen piirre on se, että yhä useampi meistä työskentelee jonkinlaisessa asiantuntijatehtävässä. Kun työntekijät lisäksi siirtyvät aikaisempaa aktiivisemmin työpaikasta ja -tehtävästä toiseen, organisaatioiden perehdytysohjelmilla on tärkeä rooli asiantuntijatiedon välittämisessä työyhteisön uusille tulokkaille.

Uusien työntekijöiden perehdytys on syytä ottaa vakavasti, sillä se on kriittinen vaihe sekä perehdytettävän työntekijän että työnantajaorganisaation näkökulmasta. Onnistuneen perehdytyksen on tutkimuksissa todettu lisäävän työtyytyväisyyttä, työmotivaatiota ja työssä suoriutumista. Se vaikuttaa jopa siihen, miten vahvasti työntekijä sitoutuu uuteen työnantajaorganisaatioonsa.

Mistä uusien työntekijöiden perehdyttämisessä sitten on kysymys? Perehdytykseen on liitetty monenlaisia päämääriä: sen kautta sosiaalistutaan työyhteisöön ja omaksutaan organisaation normeja ja arvoja. Pohjimmiltaan perehdyttäminen on joka tapauksessa vuorovaikutusta, jossa tieto ja osaaminen ovat tärkeässä asemassa. Perehdytyksen keskeinen tavoitehan on se, että uudet työntekijät omaksuisivat perehdytysohjelman aikana työssä tarvitsemiaan tietoja ja taitoja.

Työhön liittyvää tietoa ei kuitenkaan voida vain yksisuuntaisesti välittää uusille työntekijöille. Oppimista – tiedon ja osaamisen karttumista – pitäisi pystyä myös seuraamaan ja kontrolloimaan. Tämän tehtävän haastavuus ilmenee konkreettisesti luentomuotoisessa perehdytyksessä. Luennoille voi osallistua kymmeniä henkilöitä, jotka tulevat erilaisista taustoista ja joilla on erilainen tietotaso. Miten perehdyttäjä voi tällaisessa tilanteessa selvittää ryhmään kuuluvien yksilöiden osaamista tai mahdollisia tiedon puutteita? Yksinkertaisen vastauksen tähän olettaisi olevan: tiedustelemalla asiaa yleisöltään.

Perehdytettävien ryhmän eteen astuvan luennoitsijan on hyvä olla tietoinen muutamista luentomuotoisen perehdytyksen erityispiirteistä. Ryhmätilanteessa vuorovaikutus muodostuu väistämättä erilaiseksi kuin esimerkiksi kahdenvälisissä työharjoittelutilanteissa. Suuressa ryhmässä vastuu luennoitsijan kysymyksiin vastaamisesta jakautuu usealle ryhmän jäsenelle. Siksi on mahdollista, että vain muutamat yleisön jäsenet reagoivat luennoitsijan esittämiin tietämistä ja osaamista käsitteleviin kysymyksiin. Vastaukset voivat myös olla hienovaraisia: nyökyttelyä, pään pudistuksia tai jopa ilmeitä. Tällaiset hienovaraiset vihjeet osaamisesta tai tiedon puutteesta saattavat jäädä luennoitsijalta huomaamatta. Riskinä on se, että perehdyttäjä päätyy väärään käsitykseen ryhmäläisten tietotasosta.

Tätä taustaa vasten on hyvä miettiä, millainen tieto on perehdytyksen tarpeisiin nähden riittävää. Joskus luennoitsijalle voi aivan hyvin riittää summittainen taustatieto siitä, mitä jotkut ryhmän jäsenet osaavat. Toisinaan voi sen sijaan olla tärkeätä saada tarkkaa tietoa kaikkien ryhmäläisten osaamisesta ja tietotasosta. Tällöin esimerkiksi käsiäänestykset (kuinka moni teistä…) voivat aktivoida ryhmän jäsenet ottamaan kysyttyyn asiaan kantaa paremmin kuin vaihtoehtokysymykset (onko tämä asia teille tuttu, oletteko tehneet tätä, onko teille kerrottu…). Myös kirjallisia lomakkeita käyttämällä voidaan varmistua siitä, että jokainen ryhmän jäsen saadaan kertomaan tietämyksestään tai tiedon puutteestaan silloin, kun asian selvittäminen koetaan tarpeelliseksi.

Sen jälkeen, kun perehdytysjaksolle on muotoiltu selkeät tavoitteet ja tavoitteiden saavuttamista on selvitetty, on hyvä miettiä seuraavaa askelta. Mikäli käy ilmi, että perehdytettävät tarvitsevat jonkin asian tarkempaa käsittelyä, kertaamista tai lisäharjoittelua, voiko perehdytysjakson sisältö joustaa tilanteen mukaan? Jos perehdyttäjällä itsellään on vahva ennakkokäsitys siitä, mitä perehdytettävien tulisi tietää tai osata, hän ei ehkä pysähdy kuuntelemaan herkällä korvalla sitä, millaisia tiedollisia tarpeita perehdytettävillä todellisuudessa on. Vaikka luentomuotoinen perehdytys on tehokas tapa jakaa tietoa samanaikaisesti usealle henkilölle, yksilöiden oppimisprosessin seuraaminen voi siis tällaisessa tilanteessa osoittautua haasteelliseksi.

Lähteet:

• Mikkola, P. & Lehtinen, E. (tulossa): Making conclusions about what co-participants know: Knowledge probing question-answer sequences in group-based new employee orientation.
• Mikkola, P. (tulossa): Tietämisen kontrollointi ja siihen liittyvät haasteet uusien työntekijöiden perehdytysluennoilla.