Keskittymistä ja ajankäytön hallintaa Kelan toimitiloissa

Talvisen pyryn keskeltä on mukava saapua Kelan uuteen monitilatoimistoon. En astu valtavaan tilaan, vaan sisääntulotila on pieni ja kompakti. Kotoisuutta lisää se, että toimistossa liikutaan vain sukkasillaan tai sisäkengillä.

Tilojen väritys on rauhallinen. Sisääntulossa ja kahvitilassa harmaata mattoa piristää ripaus keltaista. Kansanvälisten asioiden yksikön asiakaspalveluryhmän päällikkö Mari Kauranen kutsuu kahvipöytään ja kertoo:

– Työntekijöiden tiloissa maton värit ovat vielä seesteisemmät, sillä väriä tilaan tuovat ihmiset vaatteineen ja tavaroineen.

Tiloissa työskentelee 48 kansainvälisten asioiden toimihenkilöä, satunnaisesti myös asiantuntijalääkäreitä toimistotöissään sekä etätyön tekijöitä muista toimipisteistä. Hauskan sokkeloiset tilat on jaettu soluihin, joista kahdessa suurimmassa on paikat kahdelletoista hengelle. Lisäksi löytyy yksi kuuden hengen tila, yksi kolmen hengen huone sekä kahden ja yhden hengen huoneita. Työntekijät ovat saaneet esittää toiveita tilojen jakamisesta ja omasta paikastaan.

– Millainen työtehtävä, sellainen työpiste ja työtila sinulla on, kertoo Kauranen.

Jos työ vaatii keskittymistä tai haluaa rauhassa soittaa puhelun, voi käyttää hiljaisiksi huoneiksi kutsuttuja yhden hengen huoneita. Niissäkin on kunnon sähköpöytä ja työtuoli.

Keskittymisrauhaa sermeillä

Keskittymistä vaativissa tehtävissä työolojen tulisi tukea mahdollisuutta häiriöttömään työhön. Suurimmissa huoneissa työpöydät sijaitsevat riveissä, kaksi pöytää vieretysten. Jokaisen pöydän ympärillä on pehmeällä materiaalilla päällystetyt sermit. Ne vaimentavat ääntä ja estävät näkemästä ympärille.

12 hengen puhelinpalvelun avotilassa sermit on kiinnitetty sähköpöytiin, ja ne liikkuvat pöydän mukana. Muissa tiloissa ne ovat kiinteitä.

– Sermit eristävät ääntä, mutta vähentävät viihtyvyyttä. Ulos nähdäkseni minun on nojattava työpisteeltä pois. Kauas katsominen välillä on tärkeää, pohtii palveluasiantuntija Tilda Lindgren.

Anssi Roivainen siirtyi omasta työhuoneesta yhteistilaan ja löytääkin kehitettävää työympäristössä. Mutta silti hän viihtyy hyvin eikä palaisi entisiin tiloihin.

Vastamelukuulokkeet eivät ratkaise kaikkea

Kaikilla halukkailla on vastamelukuulokkeet taustamelun torjumiseksi.

– Puhe kuuluu kuulokkeidenkin läpi, ellei laita luontoääniä tai musiikkia soimaan, Tilda Lindgren kertoo.

Hän osaa syventyä työhönsä musiikkia kuunnellen, mutta välillä kuulokkeet on hyvä ottaa pois.

Etuuskäsittelijöiden kahdeksan hengen tilassa työskentelee pitkän linjan rat- kaisuasiantuntija Anssi Roivainen. Hä- nellä oli ennen oma työhuone, ja avotilaan totuttelu vie aikansa. Kuulokkeisiin hän ei ole tottunut yrityksistä huolimatta.

– Kuulokkeet korvilla tuntuu siltä, kuin ilma ei kulkisi kunnolla. Onneksi työkaverit ovat antaneet luvan kuunnella pientä radiota hiljaa omalla pöydällä.

Tutkimusten mukaan ihmisten puheäänet vähentävät tyytyväisyyttä työympäristöön, altistavat stressioireille, lisäävät virheitä ja kokemusta kuormittavuudesta. Näin on Roivaisellakin.

– Ajatustyötä ei voi tehdä samalla, kun kuulet jonkun toisen puhelinkeskustelua. Lyhyet puhelut eivät haittaa, mutta pidemmät häiritsevät. Hiljaiseen huoneeseen siirtyminen kesken puhelun on hankalaa, eikä etukäteen voi tietää puhelun pituutta. Joskus ärsyttää jopa tietokoneen näpyttely. Kun on muuten hiljaista, sen erottaa selvästi. Äänettömät näppäimet olisivat tervetullut uudistus.

Kelan kansainvälisten asioiden asiakaspalveluryhmän päällikön Mari Kaurasen mielestä uudeksi remontoidut tilat ovat viihtyisät ja rauhalliset, ja ergonomiakin on kohdillaan.

Keskeytykset kuormittavat aivoja

Näytölle nousevat ilmoitukset viesteistä tai muut keskittymisen katkaisevat tekijät lisäävät tutkitusti kuormitusta.

– Ajattelua ja syventymistä häiritsevät ruudulle pompsahtelevat asiat, kun tekemistä on paljon, Tilda Lindgren vahvistaa.

Hän on säätänyt taukoliikuntaohjelman muistuttamaan venyttelystä tunnin välein. Se häiritsee ajoittain, mutta hän haluaa muistutukset silti. Aivotkin kaipaavat taukoja.

Toimistossa on neljä yhden hengen huonetta, joita ei ole nimetty kenenkään työpisteeksi. Niistä kahta voi varata etukäteen ja kahta käyttää niiden ollessa tyhjillään.

– Näihinkin huoneisiin haluttiin lasiseinä tuomaan luovaa ilmavuutta, kertoo Kauranen. Seinän eteen voi vetää verhon yksityisyyttä kaivatessaan.

Lääkärit eivät halunneet ollenkaan lasiseiniä kahden hengen huoneisiinsa.

Tauko- tai vetäytymistiloja toimistossa ei ole. Säkkituoleja tai muita löhöilypaikkoja ei ryhdikästä sohvaa lukuun ottamatta näy. Avoimessa kahvihuoneessa on pitkät ruokapöydät ja mustat keittiökoneet. Toimistosta puuttuu myös muusta yhteydestä erotettu iso yhteistila. Sellaista ei Kaurasen mukaan tarvita, sillä palaverit hoidetaan Skypellä.

Löhöilytiloja ei toimistossa ole, mutta sohvalle mahtuu mukavasti koko kolmikko: Anssi Roivainen, Mari Kauranen ja Tilda Lindgren.

Fyysinen ergonomia tukee jaksamista

Kaikki kolme haastateltavaa iloitsevat sähköpöydistä, joiden korkeutta voi säätää ja työskennellä välillä seisten. Työtuoleissa on monipuolisesti säätöjä, ja saatavilla on myös satulatuoleja.

Kahdesti päivässä on ohjattu taukojumppa yhteisessä kahvitilassa. Omin toiminkin saa venytellä, joillakin on oma jumppapallo ja tasapainolauta. Työpisteellä venyttelyvinkkejä antava ohjelma on käytössä kaikilla.

Kaurasen mukaan työntekijöiden liikkumisen hyväksi on tehty ”kauniita pakkokeinoja”.

– Jokainen saa pientä lisäliikuntaa siitä, kun tulostimet ovat vain kahdessa pisteessä. Työpisteillä ei ole roskakoreja, vaan avotiloissa on yhteiset roskikset.

Kaikki nauttivat siitä, että toimisto on uusi, siisti, viihtyisä ja raikas. Tilojen materiaalit ovat pölyämättömiä, ilmastointi toimii hyvin ja kokolattiamatto imuroidaan kahdesti viikossa. Miellyttävä led-valaistus on säädeltävissä tarpeiden mukaan.

Tilda Lindgren iloitsee siitä, että yhteisessä tilassa voi saada tiimin tukea. Uutena työntekijänä on helpompi mennä kysymään työkaverilta neuvoa, kun ei tarvitse koputella oveen.

Yhteisöllisyys on parasta

Remonttiin ollaan Kaurasen mukaan tyytyväisiä. Tilojen valmistuttua moni yllättyi iloisesti.

– Yksittäisissä tiloissa on voinut olla äänihaittaa, mutta silloin on saanut vaihtaa paikkaa tai on viilattu yhteisiä pelisääntöjä. Hiljasten huoneiden käyttö on vielä hieman vähäistä. Kun niitä opitaan hyödyntämään monipuolisemmin, tilat toimivat vielä paremmin.

– Joidenkin mielestä ajankäyttö on helpottunut, kun kaveri on vieressä. Neuvoa voi kysäistä aiempaa helpommin. Avun antaminen ja saaminen onkin saanut paljon kiitosta. Työntekijöiden mukaan täällä on ilmapiiri, jossa tukea on saatavilla, etkä ole yksin.

Roivainen ja Lindgren ovat samaa mieltä.

– Meillä on tosi mukava porukka. Välillä jutellaan, eikä sitä koeta häiritsevänä. Tiedonvaihto ja kollegan tuki ovat helposti käsillä. On sanaton sopimus, että pohdimme asioita yli tiimirajojen. Silloin kaikki voivat oppia uutta, kertoo Roivainen.

Ilon aiheita uusista tiloista löytyy paljon: viihtyisyys, kahviautomaatit, hiljaiset huoneet, lounaspaikkojen runsaus, mahdollisuus poistua työpaikalta lounaalla, sijainti keskustassa ja lyhentynyt työmatka ovat mieleen. Kesäisin työmatka hoituu kaupunkipyörällä.

– Nyt kun täällä on ollut, niin olisi kyllä pitänyt olla tulossa ensimmäisten halukkaiden joukossa, hän myhäilee.

Lue lisää Turun yliopiston ja Työsuojelurahaston sivuilta: Annu Haapakangas: Subjective Reactions to Noise in Open-Plan Offices and the Effects of Noise on Cognitive Performance – Problems and Solutions. Väitöstutkimus, Turun yliopisto 2017. Monitilatoimistojen sisäympäristö, käytettävyys ja tilankäyttäjien hyvinvointi. Työterveyslaitoksen tutkimus 2014–2016.