Lov att vara sig själv

Jag ser fram emot teammötet, även om jag har en hektisk dag. Det är trevligt att kunna berätta några nya idéer åt teamet och få höra vad andra har kommit på. Även Kalle som är med på distans önskas välkommen och hålls med i diskussionen. 

I början av mötet frågar teamledaren Minna vad som har gått bra under den här veckan enligt den egna åsikten och om det har uppstått några utmaningar. Jag berättar om ett misstag som har tyngt mig, men som nog rättades snabbt i samförståelse med kunden. Vi funderar tillsammans om vi kunde undvika ett dylikt misstag i framtiden, och vi bestämmer att ta till vana att korschecka varandras beställningar.

I ett sådant team som beskrivs här råder en psykologisk trygghet: alla kan vara sig själva och man behöver inte dölja sina misstag. I den här gruppen vågar man presentera till och med halvfärdiga idéer. Man får att vara sårbar: man kan fråga om hjälp utan att vara rädd.

Något kan ha gått fel och att även det hör till saken.

En skicklig chef frågar regelbundet vilka saker som har lyckats bra och vilka som är bekymrande, för att människorna ska våga lyfta fram viktiga frågor.

– Samtidigt utgår man från att något kan ha gått fel och att även det hör till saken, säger specialisten Kirsi Yli-Kaitala från Arbetshälsoinstotutet.

När man delar med sig även besvärliga erfarenheter och funderar tillsammans vilka orsaker som ligger bakom dem, kan man komma fram till nya sätt att göra saker på ett annat – kanske på ett bättre sätt. För att förstärka den psykologiska tryggheten i arbetsgemenskapen, skulle det vara viktigt att lyfta fram att även osäkerheten hör till saken ibland.

– Naturligtvis pratar man också om framgångar, men det är synnerligen viktigt att likväl prata om misslyckanden och ge både utvecklande och positiv feedback. Det innebär att man frågar, diskuterar och lyssnar aktivt, samt att man reserverar tid för interaktion, råder arbetspsykolog Nina Lyytinen.

Psykologisk trygghet och chefens roll

Amy Edmondson, föregångare inom psykologisk trygghetsforskning, är en amerikansk forskare inom ledarskap, grupparbete och organisatoriskt lärande. Medan hon utforskat sjukhusmiljön har hon märkt att även patienttryggheten förbättras i en arbetsgemenskap där man mår bra.

Samma slutsats kan dras för alla företag eller samhällen: psykologisk trygghet är kopplad till operativ effektivitet, goda resultat och framgångsrika prestationer. Att ta risker är också nödvändigt för att kunna utveckla något nytt.

Chefens roll är viktig när man skapar en öppen atmosfär.

– I en framgångsrik organisation råder psykologisk trygghet, eftersom där vill och vågar man dela med sig av och lära av andra. Människor kan komma till jobbet och vara sig själva utan rädsla för att bli förlöjligade. De kan känna sig som en del av gemenskapen, beskriver Nina Lyytinen.

Chefens roll är viktig när man skapar en öppen atmosfär. På grund av sin position har han eller hon möjlighet att involvera människor i samtalet och ge värde åt allas tankar. Chefen kan med sitt exempel visa att man lär sig av andra att man och vågar erkänna sin egen okunnighet.

– I dagens expertorganisation vet de anställda ofta mer än sina chefer, som borde visa sin vilja att lära av sina underordnade och acceptera att ingen kan kunna allt. Ledningen måste också våga prata om sina svagheter, så att de anställda kan göra detsamma, säger Nina Lyytinen.

Minskad psykologisk trygghet tystnar ner samtalen

Motsatsen till psykologisk trygghet är en rädd atmosfär, där gemenskapens medlemmar tror att de föraktas och tystas ner. De känner sig osäkra och upplever att de hela tiden ställer så kallade dumma frågor eller kommer med värdelösa idéer.

Vi sitter med kollegorna på ett möte hos en kund. Vanligtvis har saker och ting diskuterats i den här gruppen på ett avslappnat och positivt sätt så att allas förslag beaktas. När mötet fortskrider börjar jag känna att jag inte vill öppna munnen längre. En ny medlem har nämligen kommit till min arbetsgrupp, som försöker stärka sin egen position genom att avvisa alla mina förslag. Jag vill inte visa oenighet inför kunden, så jag blir så småningom allt tystare.

– Om diskussionen avtar och människorna tystnar på mötet och inte längre vill presentera sina egna idéer riskerar den psykologiska tryggheten att äventyras, säger Lyytinen.

Alla borde tänka på hur deras eget beteende i en samarbetssituation påverkar gruppdynamiken.

De anställda har också en viktig roll att spela när man skapar en psykologiskt trygg atmosfär. Förakt, som i det tidigare exemplet, ska bemötas genom diskussion, även om situationen kan vara känslig.

– Alla borde tänka på hur deras eget beteende i en samarbetssituation påverkar gruppdynamiken. Har man till exempel själv en konkurrerande inställning? Respekterar man avvikande åsikter eller utmanar man dem på ett respektlöst och förnedrande sätt, konstaterar Kirsi Yli-Kaitala.

Psykologisk trygghet har blivit ett omfattande tema

I samband med organisationsförändringar måste den psykologiska tryggheten verkligen stöttas upp. En förändring kan vara liten eller stor, men till och med en bra förändring orsakar en viss osäkerhet.

– En framgångsrik förändring kräver att alla deltagare delar med sig sina tankar och erfarenheter. Förändringarna framskrider genom experiment. Utan en psykologisk trygghet kan en person bli förlamad när han eller hon oroar sig för att fatta felaktiga beslut, om nya verksamhetsmodeller saknas ännu, säger organisationsutvecklaren Olli Viljanen från Humap.

Viljanen arbetar med företagens förändringsprocesser genom att facilitera diskussionen och tänkandet. Han har märkt att psykologisk trygghet har blivit ett stort tema inom företagsvärlden och dess betydelse har erkänts, men att genomföra den i praktiken kräver fortfarande mycket övning och interalisering.

Lärande är viktigare än framgång.

Om människor tröttnar i förändringsprocessen kan samtalet minska och bara veteranernas, chefernas eller ledningens röster hörs. En sådan atmosfär kallas skenbar harmoni.

Enligt Viljanen skulle det vara betydelsefullt i en förändringssituation att erkänna osäkerhet: vi befinner oss nu i en ny situation och det finns ingen rätt väg.

– Det är viktigt att betona för alla i arbetsgemenskapen att lärande är viktigare än framgång och därmed acceptera även misslyckanden. Folk ska uppmuntras att delta i diskussionen genom att ställa frågor och tacka alla för deltagandet, tipsar Viljanen.

Psykologisk trygghet och hybridarbete

På de flesta arbetsplatser har coronatiden varit en enda förändring, men nu återgår vi till det normala – och återigen väntar en förändring: corona exit. Vad skulle vara ett bra sätt att arbeta härefter?

– Vi har redan länge levt i en föränderlig värld, där även fortsättningen av arbetet har varit osäkert för många. Nu behöver vi ett omsorgsfullt och hjälpsamt ledarskap som visar ett särskilt intresse för människans välmående, framhäver Kirsi Yli-Kaitala.

– Det är viktigt att lyssna på arbetsgemenskapens erfarenheter och att fråga människor själva hur de vill arbeta. I diskussionen måste vi acceptera olikheter och ta hänsyn till arbetsvälmående utöver produktivitet, tillägger Olli Viljanen.

Det är viktigt att se till att allas röster hörs.

I en hybridmodell som kombinerar distansarbete och närvaroarbete kan en trygg kultur skapas genom att komma ihåg grunderna för interaktion, det vill säga att alla vet vad som förväntas av dem och vad de gör. Distansarbetaren ska också erbjudas hjälp och feedback.

– Distansarbete är bättre för vissa och närvaroarbete för andra, och det är bra att diskutera det också. Det är viktigt att se till att allas röster hörs – även deras som är närvarande via telefoner och datorer, säger Nina Lyytinen.

Läs mera:

Gränsbevakningsväsendet: ”Pandemin utmanade den psykologiska tryggheten”

Lärare: “Jag kan lyfta fram utmaningar i arbetet och känna mig trygg att göra det”

Infrastrukturbygge: “Attityderna har förändrats mycket”