Työyhteisöviestintä kuntoon – Näin korjataan työpaikan rikkinäinen puhelin

Jokaisella työyhteisön jäsenellä pitäisi olla oikeus tuoda näkemyksensä esiin keskusteluun ja arvioitaviksi – nähdyksi ja kuulluksi tuleminen lisäävät työn merkityksellisyyttä. Ja aina olisi tarkistettava keskustellen, miten asiat ymmärrettiin, mitä kysyttävää ja ihmeteltävää jäi sekä miten avoimet kysymykset ratkaistaan.

– Yksipuolisessa tiedottamisessa vastaanottaja ei välttämättä ymmärrä, mitä jaettu informaatio tarkoittaa juuri hänen työssään ja miten sen perusteella pitäisi toimia. Siksi tarvitaan yhteistä pohdintaa sekä joskus myös kyseenalaistamista ja kriittistä palautetta, Juholin neuvoo.

Kiireen keskellä moni saattaa ajatella: ”Mutta intrassahan on selkeät ohjeet! Ei tässä nyt enää ole aikaa tai tarvetta kädestä pitäen neuvoa ja käydä niitä jokaisen kanssa erikseen läpi!”

– Työyhteisössä on tilanteita, joissa on välttämätöntä viestiä kaikille sama tieto samassa muodossa ja samaan aikaan. Jos syntyy väärinkäsityksiä tai suoranaisia virheitä, niiden selvittelyyn voi kulua enemmän aikaa kuin ennakoivaan keskusteluun. Dialogia tarvitaan myös yksinkertaisilta tuntuvien ohjeiden läpikäymisessä, Juholin sanoo.

Kun ohjeet on annettu kirjallisesti, ne kannattaa käydä läpi suullisesti ja tilanteen mukaan harjoitella tai kokeilla. Samalla on välttämätöntä varata aikaa tarkentavien kysymysten esittämiseen ja vastaamiseen. Näin kaikki oppivat ja ohjeiden antaja saa palautetta.

Vuorovaikutusta voi ja pitää opiskella

Kaikki työntekijät ovat vastuussa työpaikan vuorovaikutuksesta: jokaisen on selvitettävä epäselviä asioita, tuotava omat näkemyksensä keskusteluun ja kuunneltava, mitä muilla on sanottavana. Koska työyhteisön suhteissa ja vuorovaikutuksessa on myös aina tavalla tai toisella kyse valta-asemasta, suurin vastuu työpaikan viestintäkulttuurista on esihenkilöillä ja johtajilla.

– Valta edellyttää vastuuta ja vuorovaikutusosaamista. Esihenkilöiden olisi tärkeä tiedostaa omia tapojaan olla vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Kaikkien johtajien ja esihenkilöiden tulisi perehtyä vuorovaikutukseen kunnolla ja kouluttautua siihen, sanoo viestinnän apulaisprofessori Leena Mikkola Tampereen yliopistosta.

Aivan, kouluttautua! Voi tulla monelle yllätyksenä, että vuorovaikutusta voi ja pitää opiskella, jotta siinä tulisi hyväksi. Koulutustarjonta on kirjavaa, mutta laadukastakin oppia on onneksi tarjolla. Osaamisesta voi Mikkolan mukaan puhua vasta, kun tietoperusta on vankka.

Avoimesta yliopistosta saa hyvää tutkimusperustaista viestinnän opetusta, ja myös viestinnän tutkijat ovat mainioita kouluttajia – ei siis kannata arastella kysyä neuvoa ja suosituksia yliopistolta työyhteisöviestinnän kehittämiseen.

– Kannattaa aina selvittää, että kouluttajalla on tietoa viestinnästä. On totta, että tekemällä voi harjaantua taitavaksikin, mutta kokemus ei tee kenestäkään pätevää opettajaa. Hyvän kouluttajan tunnistaa siitä, että hän pystyy kertomaan, millaiseen teoreettiseen perustaan koulutus perustuu ja millaista tutkimustietoa asiasta on, Mikkola neuvoo.

Keksi yhteinen nimittäjä ja edisty neuvottelussa

Valta-asemat eivät liity vain esihenkilön ja alaisen väliseen suhteeseen, vaan voivat näkyä työntekijöidenkin kesken. Kenen sana painaa vaakakupissa eniten, kun tehdään päätöksiä: seniorityöntekijän, projektinvetäjän vai korkeasti koulutetun keltanokan?

Mikkola on tutkinut sote-alan moniammatillisten tiimien viestintää ja huomannut, että eri ammattikuntia edustavien asiantuntijoiden välille syntyy kamppailua valta-asemasta. Samanlaisia haasteita voi syntyä minkä tahansa tiimin vuorovaikutuksessa.

– Ihmiset ovat monesti niin oman alansa tai asiansa sisällä, että keskusteluissa syntyy ristiriitoja. Neuvotteluissa tulee helposti ”tolkutettua” omaa näkemystä, koska halutaan vaikuttaa asiaan, ja samalla muiden näkemys jää kuulematta, Mikkola kertoo.

Hyvä viestijä pyrkii jo tilanteeseen mennessään tunnistamaan sen, mikä neuvottelijoita yhdistää.

Mikkola kehottaa ristiriitaisissa tilanteissa vaihtamaan näkökulmaa – ei korosteta eroja vaan etsitään yhteisiä nimittäjiä: ”Sinä olet lääkäri ja minä olen sairaanhoitaja, mutta olemme samanikäisiä, meillä on yhtä pitkä työura ja me molemmat haluamme potilaamme parasta.”

– Hyvä viestijä pyrkii jo tilanteeseen mennessään tunnistamaan sen, mikä neuvottelijoita yhdistää. Vuorovaikutuksessa on mahdollista purkaa kamppailua valta-asemasta esimerkiksi sillä, että viittaa yhdistävään asiaan, Mikkola kannustaa.

Lisäksi moniammatillisissa tiimeissä, kuten toki muissakin työryhmissä, on hyvä korostaa yhdessä tekemistä ja asioita, joita ”me yhdessä teimme”.

– Parhaat tiimitilanteet syntyvät sellaisesta kokemuksesta, että yhteinen tavoite vie eteenpäin ja tiimi tuottaa lopputuloksen yhdessä, hän toteaa.

Näin helpotat teknostressiä

Sähköiset alustat ovat nousseet monessa työpaikassa olennaisimmaksi osaksi viestintää ja vuorovaikutusta. Toimintaohjeita ja tiedotuksia jaetaan lukemattomilla sähköisten kanavien viestintäalustoilla, kuten intranetissa, Teamsissa ja Whatsapp-ryhmissä.

Sähköisissä kanavissa on puolensa, sillä tiedottaminen on nopeaa sekä tehokasta ja keskusteluille on sijaa, jos niihin haluaa lähteä. Liian monesta viestintäkanavasta voi kuitenkin seurata teknostressi eli tekniikan ylikuormitus. Keskittyminen on hankalaa, jos pitäisi olla aktiivisena yhtä aikaa intrassa, Whatsapp-ryhmässä, Teamsissa, sähköpostissa ja ties missä.

– Ennen pitkää viestintä voi muuttua tehottomaksi, jos ihmiset eivät edes tiedä, mihin viestiin pitää vastata ja missä pitää olla milloinkin läsnä, Juholin sanoo.

Tällä hetkellä työpaikoilla etsitään tasapainoa siihen, mitkä asiat voi hoitaa etänä ja milloin pitää tavata.

Hän ehdottaa, että tiimissä ja projektin alussa päätetään, mikä on pääasiallinen viestintäkanava ja mitä asioita muissa kanavissa käsitellään.

Korona-aikaan monessa organisaatiossa opittiin etätyöhön. Kaikki eivät voineet jäädä kotiin töihin, mutta iso osa niistä, jotka jäivät, huomasivat kaipaavansa työpaikan sosiaalisia kontakteja. Kuukausien kuluessa etätyöhön kuitenkin totuttiin ja sen edut huomattiin: ei tarvitse istua ruuhkissa ja työhön pääsee keskittymään ihan eri tavalla kuin avokonttorissa.

Tällä hetkellä työpaikoilla etsitään tasapainoa siihen, mitkä asiat voi hoitaa etänä ja milloin pitää tavata.

– Etäpalavereilla on roolinsa ennalta tiedossa olevien tai rutiininomaisten asioiden käsittelyssä, kun ei kaivata syvällistä pohdintaa ja keskustelua. Myös koulutustilanteissa etäyhteydet toimivat, mikäli osallistujilta ei oleteta aktiivista osallistumista, Juholin selittää.

Virtuaalisesti vai kasvokkain?

Virtuaalipalavereiden ongelmana on läsnäolon puute. Tietokoneen ruudulla vuorovaikutus ei ole niin välitöntä kuin kasvotusten. Asiat saadaan toki hoidettua, mutta vuorovaikutuksen tärkeä ulottuvuus, sanaton viestintä, jää puutteelliseksi, ellei jopa puuttumaan kokonaan. Minkä viestin Teams-kokouksessa se antaa muille, jos mykistää mikrofonin ja pimentää kuvan?

– Verkossa pidettäville palavereille on tärkeä luoda pelisäännöt siitä, millaiseen viestintään osallistujat sitoutuvat. Toisia turhauttaa ja jopa loukkaa, jos jotkut ovat periaatteessa mukana mutta käytännössä poissa tai samanaikaisesti jopa toisessa palaverissa, Juholin toteaa.

Hän kehottaa miettimään, kannattaako jokainen projekti viedä automaattisesti teknologisille alustoille vai voisiko vanha tapa, jossa istuttiin saman pöydän ääressä ja tehtiin yksi muistio, toimia paremmin.

Lähikommunikaatiota eli kasvokkain oloa tarvitaan silloin, kun kehitetään uutta – pallotellaan ajatuksia ja vaihdetaan näkemyksiä.

– Lähiviestintä on arvokkain viestinnän muoto, sillä läsnäolo, ilmeet, eleet, tauot ja liikkeet sisältävät paljon informaatiota ja kertovat myös senhetkisestä tunneilmastosta. Kun käsitellään monitahoisia tai ristiriitaisia kysymyksiä, jotka voivat herättää vääriä tulkintoja ja jopa vastustusta, kannattaa aloittaa lähiviestinnällä.

Lähikokouksessa tiiminvetäjän on mahdollista saada suoraa palautetta, kuulla näkemyksiä sekä huolia, vastata kysymyksiin ja pyrkiä selvittämään avoinna olevia kysymyksiä. Tiimiläisten puolestaan on mahdollista kysyä ja ihmetellä, esittää kommentteja ja keskustella yhdessä tässä ja nyt.

– Samalla voidaan osoittaa toinen toisilleen empatiaa ja hyväksyä tunteiden merkitys, vaikka käsitelläänkin rationaalisia työasioita, Juholin lisää.

 

10 x näin kehität työyhteisösi viestintää ja vuorovaikutusta

1. Käyttäydy hyvin ja osoita arvostusta muita kohtaan.
2. Älä loukkaa tai mitätöi muiden mielipiteitä.
3. Ota asioita puheeksi ajoissa ja ota selvää, kehen tai keihin otetaan yhteyttä missäkin asioissa.
4. Hyväksy tai halua ymmärtää erilaisia näkemyksiä, vaikka olisitkin eri mieltä.
5. Kerro havainnoistasi ja huolistasi, joilla on merkitystä työyhteisössä tai omassa työssäsi.
6. Tee ehdotuksia ja tuo ideoita muiden tietoon sekä arvioitavaksi.
7. Pura kielteiset tunteet työyhteisössä työkavereidesi ja esihenkilösi kanssa, eikä esimerkiksi somessa.
8. Esitä palaute ja kritiikki rakentavasti ja ota itsekin vastaan palautetta.
9. Älä dominoi keskustelua ja arvioi kriittisesti myös omia näkemyksiäsi.
10. Vahvista työyhteisön dialogia ja vuorovaikutusosaamistasi kouluttautumalla.

Vinkit antoi viestinnän dosentti Elisa Juholin Helsingin yliopistosta ja Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulusta.