Kaikki tarvittava aina mukana kännykässä

Tiedosta ei ollut puutetta. Se vaan sijaitsi hankalasti intranetin sokkeloissa, paperisena ties missä mapissa tai jonkun pääkopassa. Jos kuljettaja joutui tuuraajaksi ajamaan linja-autoa toisella paikkakunnalla, hän ei aina tiennyt, miten siellä on tapana toimia. Mihin pysäköidään oma auto, mistä saa polttoainetta tai muita linja-auton tarvikkeita, minne auto jätetään yöksi, miten rahat tilitetään työvuoron päätteeksi, mitä korjaamoa käytetään?

– Kuljettajat ovat täysin matkapuhelimen ja sähköpostin varassa, koska varikoilla ei ole paikalla esimiehiä, joilta voi kysyä autoihin liittyviä asioita. Kun tietoa ei ollut tai se ei kulkenut, aiheutui epävarmuutta siitä, tekeekö asioita oikein, kertoo linja-autonkuljettaja Jouni Leppänen, joka toimii myös työsuojeluasiamiehenä Hämeenlinnan ja Turengin varikoilla.

Tampereen päätoimipaikkansa lisäksi Länsilinjoilla on noin 20 varikkoa eri puolilla Suomea. Yhtiö liikennöi paikallisliikennettä muun muassa Hämeenlinnan, Tampereen, Turun, Joensuun ja Jyväskylän seutujen joukkoliikenteessä.

Olemme aina tiedostaneet haasteeksi tiedonkulun hajautetussa organisaatiossa.

Kuljettajien tyytymättömyys huonoon tiedonkulkuun, ohjeistuksiin ja yhteisiin pelisääntöihin tuli ilmi Työterveyslaitoksen tekemässä työhyvinvointiselvityksessä. Vaikka tulokset olivat suurimmalta osin hyviä tai vähintään tyydyttäviä, näillä osa-alueilla sekä arvostuksen, kuulluksi tulemisen ja tasapuolisuuden kokemisessa ilmeni puutteita.

– Tulokset toimivat meille hyvänä herätyksenä, vaikka olemme aina tiedostaneet haasteeksi tiedonkulun hajautetussa organisaatiossa, kertoo henkilöstösuunnittelija Harri Liimatainen.

Intra yksinkertaistettiin älypuhelinkäyttöön

Länsilinjat käynnisti linja-autonkuljettajien työhyvinvointihankkeen, johon tuli tukea Työsuojelurahastolta.
Kuljettajat kutsuttiin mukaan parantamaan toimintatapoja ja tiedonkulkua. Noin 50 heistä osallistui työpajoihin ja useampi vastasi mobiilikyselyihin hankkeen aikana.

– Emme tehneet hankkeessa mitään, mikä olisi vaatinut mittavaa investointia. Isoin investointi on toiminnan kehittämiseen käytetty ja nyt viestintään käytettävä työaikapanostus, sanoo Länsilinjat Oy:n henkilöstösuunnittelija Harri Liimatainen.

Tiedonkulun parantamiseksi intra yksinkertaistettiin ja uudistettiin soveltuvaksi älypuhelinkäyttöön. Sisäiset tiedotteet ovat nyt selkeämpiä ja paremmin otsikoituja. Henkilöstölehti Länskäri herätettiin henkiin ja muutettiin sähköiseksi eLänskäriksi, joka ilmestyy neljä kertaa vuodessa oman henkilökunnan voimin. Julkaisu syventää tiedotteiden taustoja sekä tekee haastatteluissa tutuiksi yrityksessä työskenteleviä ihmisiä.

Ulkopaikkakuntalainen tuuraaja löytää tarvitsemansa tiedot  nopeasti intrasta.

Hajallaan olleet yhteiset toimintaohjeet päivitettiin ja koottiin yhteen intraan. Sieltä löytyy kattavasti tietoa aina työterveyshuollosta rahastuslaitteen käyttöön ja ajoneuvotekniikkaan.

– Intrasta voi lukea nyt myös asemapaikkakohtaiset ohjeet, eli ulkopaikkakuntalainen tuuraaja löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti. Lisäksi portaalin kautta näkee omat työvuorot kahdeksi viikoksi kerrallaan, päivän ajosarjat ja lomat. Uutta on myös se, että kuljettaja voi viestiä korjaamolle päin kirjaamalla auton vikoja suoraan vikaintraan. Kuviakin voi liittää, Jouni Leppänen kertoo.

Huoneentaulun 10 pelisääntöä

Jos asia mättää, tee asialle jotain! Oheinen lausahdus kuuluu niihin kymmeneen pelisääntöön, jotka kuljettajat yhteisesti laativat ja avasivat kollegoilleen videolla.

– Se pätee kuljettajien jokapäiväiseen työhön. Jos huomaa, että auto on likainen, kuljettaja voi itse siistiä sitä. Asioita voi kehittää ja tehdä laadukasta työtä, Leppänen valottaa.

Muutkin pelisäännöt toimivat ikään kuin huoneentauluna: Ammattilainen ennakoi. Kukaan ei ole koskaan valmis. Asiakas ei ole vihollinen – ole läsnä. Huolehdi siisteydestä yhteisen viihtyvyyden puolesta. Muista kiitos! Huolehdi terveydestäsi, niin jaksat työssäsi! Huippuammattilaisuus vaatii riittävästi rohkeutta ja sopivasti nöyryyttä. Turvallisuus on itsesi ja muiden huomioimista. Ole ylpeä ja huomioi myös muut!

Hankkeen menestystekijöitä ovat jatkuva viestintä, sähköisen viestinnän hyödyntäminen sekä aktiiviset työntekijät.

Keväällä 2020 päättynyt hanke paransi kuljettajien työtyytyväisyyttä ja arvostuksen kokemusta. Kysymykseen ”Miten todennäköisesti suosittelisit työnantajaa ystävällesi?” saatiin loppukyselyn NPS-luvuksi 35, kun se alkukyselyssä oli 18.

– Pienillä asioilla saatiin aikaan tuloksia. Menestystekijöitä tässä hankkeessa samoin kuin muualla suomalaisessa työelämässä ovat jatkuva viestintä, sähköisen viestinnän hyödyntäminen sekä aktiivisten vapaaehtoisten työntekijöiden mukaan kutsuminen ja kuunteleminen, sanoo projektissa ulkopuolisena konsulttina toiminut valmentaja Leena Rautiainen Valmennustalo Viritys Oy:stä.

Entä miten Länsilinjat varmistaa hyvän kehityksen ja toimivan viestinnän myös jatkossa?

– Kehitämme koko ajan uusia toimintatapoja ja täydennämme kuljettajien tietopankkeja intrassa. Työstämme sinne esimerkiksi itseopiskelumateriaalia. Meillä on juuri aloittanut lähes sata uutta kuljettajaa, joiden perehdytys etäisyyksien vuoksi olisi paikan päällä valtava ponnistus, Harri Liimatainen vastaa.

Länsilinjat – 5 oppia

1. Sähköiset kanavat parantavat tiedonkulkua hajautetussa organisaatiossa
2. Osallista työntekijät: he ovat oman työnsä asiantuntijoita
3. Saata henkilökunta keskustelemaan keskenään
4. Etsi viestinviejiä rivityöntekijöistä
5. Ota luottamusmies ja työsuojeluvaltuutettu mukaan ydinryhmään.