Yhteisöllisyyttä etäjohtamisen aikaan kuljetusalalla, koulussa ja it-yrityksessä

Nestemäisten tuotteiden kuljetuksiin erikoistuneen Simeon konsernin työntekijöistä valtaosa toimii raskaan kaluston kuljettajina. Yhtiössä hyödynnettiin heidän johtamisestaan saatuja kokemuksia, kun koronakevät loi tarpeen siirtää muukin henkilöstö etätöihin.

Tekemiselle kirjattiin heti alkuun yhteiset pelisäännöt. Samalla sovittiin, miten työajat merkitään järjestelmään. Henkilöstöstä osalle hankittiin etätyötä paremmin tukevat välineet ja liittymät.

– Pelisäännöt lisäävät luottamusta. Varsinkin sellaisissa yrityksissä, joissa etätyötä ei ole aikaisemmin tehty, syntyy helposti epäilyjä. Epäily taas torppaa ennen pitkää kaiken tekemisen, Simeonin henkilöstö- ja kuljetuspäällikkö Mervi Heikkilä pohtii.

– Pelisäännöt lisäävät luottamusta. Varsinkin sellaisissa yrityksissä, joissa etätyötä ei ole aikaisemmin tehty, syntyy helposti epäilyjä.

Etätyöhön siirryttiin vuoroviikoin siten, että puolet henkilöstöstä työskenteli kotoa toisen puolen jäädessä toimistolle. Näin jatkettiin kuukausi. Sen jälkeen toimistolle jäi ainoastaan päivystys.

Simeonissa panostettiin alusta lähtien tiedottamiseen ja työn sosiaalisen puolen ylläpitämiseen. Jumppatauot ja yhteiset etäkahvihetket liitettiin osaksi päiväohjelmaa.

– Ihmisiä ei voi jättää yksinään suoriutumaan. Yhteydenpito on tärkeää. Kyse ei ole kontrolloinnista vaan osoitus siitä, että jokaisen työpanos on tärkeä ja tukea on tarjolla etänäkin, Heikkilä toteaa.

Digiloikan ottaminen ei ollut ikäkysymys vaan enemmän kyse oli henkilöstä ja luonteesta, kertoo Lemin koulukeskuksen rehtori Anne Rousku.

Opetustoimen siirtoja seurattiin suurennuslasilla useiden koulutusasteiden siirtyessä maaliskuussa etäopetukseen. Opettajien osaaminen ja luovuus nostettiin esimerkiksi, jolla Suomi selättää koronavaikeudet.

– Opettajat polkaisivat etäopetuksen käyntiin lähes tyhjästä muutamassa päivässä. Digitaalisia oppimisalustoja oli onneksi valmiiksi tarjolla. Wilma taas mahdollisti sähköisen yhteydenpidon koteihin, kaakkoissuomalaisen Lemin koulukeskuksen rehtori Anne Rousku pohtii.

– Opettajat polkaisivat etäopetuksen käyntiin lähes tyhjästä muutamassa päivässä.

Tietotulva oli alussa valtava, ja rehtorit toimivat sen suodattimina. Toimintaohjeet myös vaihtelivat lähes päivittäin. Juuri kun oli ehtinyt tiedottaa jostakin, tuli uusi viesti, joka kumosi edellisen ja neuvoi toisin. Rouskusta oli silti tärkeää, että vanhemmat saivat ajantasaisen tiedon koulusta eivätkä iltapäivälehdistä.

– Johdolla pitää olla näkemystä, mutta yksin ei kukaan rehtori olisi tilanteessa pärjännyt. Verkostoitumisen sekä kunnan johdon vahvan tuen ansiosta pystyimme tekemään nopeita päätöksiä.

WhatsApp -ryhmän yhteydenpito paljasti, että opettajat olivat 24/7 kiinni töissään ja paitsi rehtorin, myös vanhempien ja oppilaiden tavoitettavissa. Rousku kertoo vetäneensä työajoille tiukkoja rajoja. Yksikään opettaja ei olisi kestänyt alun tahtia koko loppukevään.

– Digiloikan ottaminen ei ollut ikäkysymys vaan enemmän kyse oli henkilöstä ja luonteesta. Nopeisiin ratkaisuihin valmiit pärjäsivät muuttuneessa työtilanteessa muita paremmin iästä riippumatta, Rousku summaa.

Reaktorin HR-johtaja Tiina Salo uskoo, että etenkin poikkeusaikoina kannattaa panostaa päätöksenteon läpinäkyvyyteen ja henkilöstön osallistamiseen.

Teknologiayritys Reaktorissa etätyöskentely oli tuttua jo ennen koronaa.

– Tiedonkulun varmistamiseksi olemme alusta asti pyrkineet tekemään projektit asiakkaan tiloissa. Etätyöaikana osalla projektitiimeistä on jatkuva videoyhteys toisiinsa sekä asiakkaaseen, Reaktorin HR-johtaja Tiina Salo kertoo.

Jatkuvan yhteyden intensiivisyys vaihtelee tapauskohtaisesti. Salo vakuuttaa, että kameran päällä oloon tottuu, eikä sitä töihin keskittyessä edes huomaa.

– Tarkoitus ei ole kytätä. Nyt pystyy kysymään kollegoilta, jos hommat eivät suju. Kysymys on normaalista läsnäolosta työpaikalla, se vain toteutetaan virtuaalisesti.

Reaktor on matalan hierarkian organisaatio. Yrityksessä ei ole perinteisiä esimiehiä, vaan valtaa ja vastuuta annetaan työntekijöille, joilta vastineeksi edellytetään itseohjautuvuutta. Yhtiössä ei ole myöskään ehdottomia ohjesääntöjä, vaan käytäntöjä muokataan tiimeittäin. Me-hengen nostattamiseksi tiimit järjestävät itse yhteisiä kahvihetkiä.

Reaktorissa ei ole perinteisiä esimiehiä, vaan valtaa ja vastuuta annetaan työntekijöille, joilta vastineeksi edellytetään itseohjautuvuutta.

Salo uskoo, että etenkin poikkeusaikoina kannattaa panostaa päätöksenteon läpinäkyvyyteen ja henkilöstön osallistamiseen.

– Parhaimmillaan poikkeustilanteet opettavat meille paljon yhdessä tekemisestä, kommunikaatiosta ja luottamuksesta.