Työtila taipuu moneen tarpeeseen

Kehitysvaiheita on vuosien varrelle koettu. Ensin jokaisella oli oma huone, sitten tulivat avokonttorit ja viimeisimpänä monitilatoimistot. Tilat voivat olla yhteiskäytössä: on tehokasta jakaa neuvottelutiloja toimistorakennuksen eri toimijoiden kesken. Eurojakin säästyy.

Työtilojen suunnittelu ei ole mikään yhdentekevä asia: kolmasosa vuorokaudesta kuluu työpaikalla, jos etätöitä ei lasketa. Työntekijä viettää siis 1 760 tuntia vuodessa tilassa, jonka toivoisi olevan toimiva ja myös miellyttävä.

Työterveyslaitos kertoo verkkosivuillaan työtilojen suunnittelusta Turvallinen työympäristö -aiheen alla. Heidän mukaansa toimiva työtila vaikuttaa merkittävästi ihmisen terveyteen, hyvinvointiin ja työsuoritukseen.

Keskittymisestä yhteisöllisyyteen

On luonnollista, että työn muuttuessa työtilojenkin on koettava muodonmuutos. Samalla muuttuvat myös työn tekemisen tavat.

On jo tavallista, että organisaatioissa on erilaisia tiloja, kuten hiljaisia huoneita, palaveri- ja ryhmätyötiloja, neuvotteluhuoneita ja puhelinkoppimaisia, äänieristettyjä tiloja. Rauhaa löytyy, jos työtehtävä vaatii keskittymistä, perehtymistä, muistamista ja ajattelua. Jos taas agendalla on luovaa ideointia, yhteisöllinen tila toimii paremmin.

Käyttäjälähtöisyys on ajan trendi. Henkilökunta pitäisi ottaa aina mukaan, jos tilankäyttöä suunnitellaan uusiksi.

Työtehtävälle sopiva paikka

Työterveyslaitoksen tutkijat Virpi Ruohomäki, Marjaana Lahtinen ja Kari Reijula ovat määritelleet hyvinvointia edistävän työtilan ulottuvuudet.

Toiminnallinen ulottuvuus tukee työprosessin sujuvuutta. Sosiaalinen ulottuvuus edistää vuorovaikutusta, yhteistyötä ja oppimista. Psykologinen ulottuvuus kunnioittaa yksityisyyttä ja henkilökohtaista tilan tarvetta sekä vahvistaa hallinnan tunnetta.

Jos on asiaa, harkitse, miten keskeytät kollegan työnteon.

Terveellisyys ja turvallisuus puolestaan tarkoittavat hyvää sisäilmaa ja esteettömyyttä, ja lisäksi valaistukseen, akustiikkaan ja ergonomiaan on panostettava. Estetiikasta tai visuaalisuudesta puhutaan harvoin, mutta kyllä taiteella, väreillä ja kalusteilla on merkitystä viihtyvyyden kannalta.

Monitilatoimisto yltää parhaiten eri ulottuvuuksiin. Tilat ovat usein muunneltavissa, ja ne on suunniteltu erilaisille työtehtäville ja työn vaatimuksille. Työntekijä vain valitsee itselleen ja tehtävälleen sopivan paikan.

Aivotyö toimivaksi

Työterveyslaitos on kehittänyt Aivotyö toimivaksi -menetelmän, jota on pilotoitu sosiaali- ja terveydenhuollossa Satakunnassa sekä Diacor terveyspalvelut Oy:ssä. Menetelmän avulla parannetaan työn kognitiivista ergonomiaa ja vähennetään kuormitusta. Yksi viesteistä on: jos on asiaa, harkitse, miten keskeytät kollegan työnteon.

Hoitajat ja lääkärit kärsivät jatkuvista keskeytyksistä. Esimerkiksi satakuntalaissairaalassa lääkkeitä jakavat hoitajat käyttävät huomioliiviä kertomaan siitä, ettei heitä saa häiritä.

Kun työpaikat digitalisoituvat, tiedonkäsittely ja uuden oppiminen vaativat erilaista taitoa ja kykyä kuin aiemmin. Alasta riippumatta erilaiset häiriöt ja keskeytykset täplittävät työarkea. Tietoakin tulvii joka puolelta. Ihmisen kognitiiviset kyvyt ovat kuitenkin rajalliset.

Samaa menetelmää hyödynnetään Työsuojelurahaston rahoittamassa SujuKe-hankkeessa, jossa myös tutkitaan kognitiivisen ergonomian vaikutuksia työolosuhteisiin ja työhyvinvointiin sekä työn sujuvuuteen ja tuottavuuteen. Mukana olevissa organisaatioissa tehdään toimisto- ja tietotyötä.

Johtavan tutkijan Virpi Kalakosken mukaan kognitiivisen ergonomian avulla työ suunnitellaan niin, että inhimillisen tiedonkäsittelyn kyky ja rajoitukset otetaan huomioon.

Pelisäännöt selkeiksi

Monitilatoimistossakin työrauha ja keskittyminen ovat helposti aika ajoin koetuksella. Aivot kuormittuvat.

Tila ja toiminta -ajatus määrittelee paljon. Saman projektin parissa ahertavien on hyvä työskennellä lähekkäin. Jos taas joku tekee puhelintyötä, hän toimii tilassa, jossa ei häiritse muita.

Aivotyö toimivaksi -menetelmän asiantuntijat toteavat, että häiriöitä voi vähentää akustiikkaratkaisuin tai näköestein. Keskeytyksiäkin voi hallita: otetaan käyttöön sovitut merkit, joilla keskeyttäminen kielletään. Joskus yksinkertainen ratkaisu, kuten kuulokkeet päässä tai punainen lippu pöydän reunalla, toimii parhaiten.

Kaikenlaisissa tilaongelmissa on hyvä luoda pelisäännöt, jotka kannattaa käydä yhdessä läpi ja myös aika ajoin päivittää.