Työpaikka

26.04.2022

Olet meille lämpimästi tervetullut – näillä sanoilla alkaa onnistunut perehdytys

Perehdytys on tärkeä osa työsuhdetta erityisesti siksi, että sen aikana kylvetään sitoutumisen ja motivaation siemenet. Näin etenee onnistunut perehdytys.

Uusi työntekijä saapuu työpaikalle perhosia vatsassaan. Ilmassa on mukavaa jännitystä ja odotusta tulevasta. Kysymyksiäkin pyörii mielessä: Millainenkohan työpaikka tämä on? Millaisia työkavereita täällä on? Miten minut otetaan vastaan? Vastaako työn sisältö lupauksia? Miten suoriudun?

Edellisellä viikolla uusi työntekijä on saanut työpaikaltaan etukäteen tietopaketin, jota voisi kutsua ensimmäisen viikon lukujärjestykseksi. Siinä on kerrottu alkupäivien ohjelma ja ensimmäisen päivän askelmerkit, kuten minne pitää mennä, mihin aikaan ja kuka noutaa. Tietopaketissa on myös yhteystiedot esihenkilölle ja henkilöstöosastolle lisäkysymysten varalta.

Ensivaikutelma on tärkeää.

Muutama päivä ennen ensimmäistä työpäivää uusi työntekijä onkin vielä tarkistanut esihenkilöltään pari käytännön asiaa, kuten onko työpaikalla pukukoodi ja voisiko etukäteen valmistautua esimerkiksi tutustumalla johonkin materiaaliin.

Ensivaikutelma on tärkeää, ajattelee työntekijä, ja miettii, saako hän annettua itsestään hyvän kuvan. Koska kaikki on uutta, itsevarmuus on näin alussa jopa hieman koetuksella. Järki tietysti sanoo, että hänet haluttiin tähän työhön. Uuden edessä ihminen kuitenkin on yleensä enemmän tunteita ja vähemmän rationaalista ajattelua.

Uusi työntekijä erottaa työhaastattelusta tutut kasvot – hän on tavannut uuden esihenkilönsä jo työhaastattelussa: ”Tervetuloa lämpimästi! Näytän sinulle paikkoja. Käydään hakemassa sinulle kulkukortti, sähköpostitunnukset ja kahvit. Onpa tosi hienoa saada sinut meidän tiimiimme!”

Esihenkilö vie uuden työntekijän työtiloihin ja esittelee tämän uusille työkavereille. Uudelle työntekijälle on nimetty omasta tiimistä kaveri, joka esihenkilön rinnalla auttaa etenkin käytännön asioissa.

Kun alkutervehdykset on vaihdettu ja työkavereiden kanssa esittäydytty, esihenkilö osoittaa uudelle työntekijälle työpisteen ja henkilökohtaisen työtietokoneen. Sähköpostiin on tullut tervetuliaisviesti, jossa kerrotaan lisää työpaikasta ja yrityksestä sekä tarpeelliset linkit ja yhteystiedot. Yrityksen sisäiseen intranettiin on kirjattu tarkat ohjeet uuden työn aloittajalle, ja niihin uusi työntekijä alkaa perehtyä.

Tästä se alkaa – ja hyvältä vaikuttaa!

Mieli on rento ja reipas: tästä se alkaa – ja hyvältä vaikuttaa! Seuraavan viikon aikana käytäisiin ihan rauhassa läpi työtehtävät, toteuttamistavat ja tavoitteet. Ensimmäinen tiimipalaverikin on heti huomenna.

Perehdyttäjän näkökulma: ole läsnä

Esihenkilö tietää, että työntekijän sitouttaminen alkaa heti ensi kohtaamisesta. On oikeastaan lähes yhdentekevää, miten paljon tietopaketteja ja informaatiota työntekijälle jaetaan, jos ihmisten välinen kohtaaminen jää kalseaksi.

Olennainen kohta perehdytyksessä on se, miten hyvin uudelle työntekijälle saadaan viestittyä, että ”olet meille lämpimästi tervetullut ja olemme sinua jo kovasti odottaneet” – kukapa kykenisi satsaamaan sataprosenttisesti työpaikkaan, joka ei tunnu olevan edes kiinnostunut työntekijästään. Jos jokin asia työn tekemisestä jää alussa kertomatta, sen voi korjata myöhemminkin, mutta miten korjata sen, että ihmiselle tulee ensimmäisinä viikkoina tunne, ettei häntä arvosteta.

 

Periaatteessa perehdytys etenee aina samalla tavalla: Tule tutuksi organisaation ja työkulttuurin kanssa. Tutustu työkavereihisi ja tiimiisi. Tutustu työvälineisiisi ja työnkuvaasi.

Esihenkilö tietää, että uuden työntekijän perehdytys on hänen vastuullaan. Tällä työpaikalla hänellä on kuitenkin apunaan käsikirja, jossa kerrataan onnistuneen perehdytyksen vaiheet.

Koko tiimi osallistuu perehdytykseen.

Esihenkilön vastuulla on ottaa työntekijä vastaan, viedä hänet hakemaan työvälineet ja tarvittavat luvat sekä tunnukset ja tutustuttaa tiimiin. Hänen kontollaan ovat myös työtehtävien läpikäyminen ja tavoitteiden asettaminen. Esihenkilö on tavannut tämän uuden aloittajan rekrytointiprosessin aikana ja päässyt vaikuttamaan valintaan.

Perehdytys ei kuitenkaan ole tässä talossa yhden henkilön vastuulla, vaan koko tiimi osallistuu. Lisäksi HR-osastolta lähetetään uudelle työntekijälle perustietoja työsuhteesta ja työpaikasta. Tänään tullut työntekijä osallistuu noin kuukauden päästä taloon tulleiden uusien työntekijöiden infotilaisuuteen, jossa kerrotaan tarkemmin organisaation strategiasta ja liiketoiminnasta.

Uudelle työntekijälle on nimetty tiimin sisältä myös oma yhteyshenkilö, kaveri, joka opastaa käytännön asiat, kuten printterin käytön, kahvinkeittimen sijainnin sekä henkilöstöruokalan käytännöt. Heti ensimmäisenä päivänä koko tiimi vie uuden työntekijän yhdessä lounaalle, jossa jutellaan ja tutustutaan lisää. Se on aina tapana.

Esihenkilön aito läsnäolo on tärkeää uudelle työntekijälle.

Esihenkilön tärkeä tehtävä on pitää ensimmäisten päivien ajan jatkuva yhteys uuteen työntekijään. Se tapahtuu kysymällä säännöllisesti esimerkiksi, että ”miten menee”, ”tiedätkö, miten pääset eteenpäin” ja ”voinko auttaa”. Hän on huomannut, että paras tapa pysyä tilanteen tasalla on istahtaa kahvitilaan kupposen äärelle juttelemaan. Aito läsnäolo on tärkeää, sillä ihminen sanoo yllättävän helposti, että ”ihan hyvin menee”, vaikka olisikin aivan pihalla.

Esihenkilön aito läsnäolo on tärkeää uudelle työntekijälle, mutta on se tärkeää yrityksellekin. Jos ihminen jää heti alkupäivistä yksin työnsä kanssa, hän saattaa alkaa soveltaa entisien työpaikkojensa toimintatapoja, eikä opi uuden työpaikkansa työkulttuuria. Sitä paitsi ilman kunnollista perehdytystä uuden työntekijän sitoutuminen voi jäädä puolitiehen.

Perehdytys alkaa jo työpaikkailmoituksesta

Itse asiassa perehdytys on alkanut jo työpaikkailmoituksesta, joka on herättänyt uuden työntekijän kiinnostuksen. Kuva uudesta työstä on täydentynyt työhaastatteluiden aikana. Viimeisellä työpaikkahaastattelukierroksella tapaamisessa oli myös esihenkilö ja kaksi tiimin jäsentä, mikä tuntui kivalta – etenkin, kun yhteinen kemia tuntui löytyvän saman tien.

Myös esihenkilö ja tiimin edustajat olivat käyneet hakijaehdokkaat läpi ja todenneet, että juuri tämä henkilö olisi sopiva tähän tiimiin. Hänellä oli selvästi sellainen oikeanlainen ja innostava asenne työhön, ihmisiin ja mahdollisiin haasteisiin.

Uusi työntekijä ennätti kysyä haastattelussa monia seikkoja työstä ja työpaikasta. Siinä tilanteessa hänelle tuli aika vahvasti sellainen tunne, että tähän porukkaan olisi mukava kuulua ja tässä työssä olisin tosi hyvä – minulla olisi annettavaa.

Silloin työn haasteet eivät tule yllätyksenä.

Työhaastatteluissa uudelta työntekijältä kysyttiin useaan otteeseen, mitä hän odottaa työltään. Sillä tavalla haluttiin varmistaa, että odotukset vastaisivat mahdollisimman hyvin todellista työnkuvaa. Myös työnhakijan mielikuva organisaatiosta kiinnosti haastattelussa: oliko yritys onnistunut antamaan oikean kuvan itsestään?

Kun viikot ja kuukaudet uudessa työssä kuluivat, uusi työntekijä sai ilokseen huomata, että hän oli saanut työpaikkailmoituksessa ja -haastattelussa luotettavan kuvan työstä ja sen vaatimuksista. Työn haasteetkaan eivät tulleet yllätyksenä.

Työuran pituinen matka

Uuden työntekijän perehdytyksen intensiivinen vaihe, eli ensimmäinen viikko, on takana. Työntekijä on ehtinyt tutustua esihenkilöönsä, tiimiinsä, työpaikkaansa ja omiin työtehtäviinsä sekä vastuualueisiinsa. Hän on jo hieman kotiutunut ja talon tavat alkavat tuntua omilta.

HR kerää palautetta siitä, miten perehdytysjakso onnistui.

Uudelle työntekijälle on muodostunut kuva siitä, mitä häneltä odotetaan ja millaisia työtehtäviä on edessä. Hän on jo aloitellut erään projektin parissa, koska itse tekemällä oppii parhaiten. Työ innostaa ja sujuukin. Tavoitteet on käyty läpi esihenkilön kanssa ja sekin on sovittu, miten niiden toteutumista seurataan. Kahdenkeskiset juttutuokiot ovat edelleen tärkeitä, vaikka niitä ei pidetä enää päivittäin tai edes viikoittain. Tiimipalavereissa pureudutaan töihin tarkemmin.

Tässä uuden työntekijän työpaikassa halutaan kehittää perehdytystä. Se tarkoittaa, että HR kerää palautetta siitä, miten perehdytysjakso onnistui. Palautetta kerätään sekä ensimmäisten viikkojen ajalta että myös muutaman kuukauden jälkeen – ja palautteen avulla perehdytysprosessia pystytään kehittämään aina vain paremmaksi.

Yrityksen toimintatapoihin, arvoihin ja työkulttuuriin oppimiseen menee joka tapauksessa paljon enemmän aikaa kuin yksi viikko. Tietyllä tavalla perehdytyksen voi mieltää jopa koko työuran pituiseksi matkaksi.

Työelämässä voisi ajatella kulkevan kaksi moodia: oravanpyörämoodi, jossa suoritetaan, ja reflektiomoodi, jossa pysähdytään ja mietitään asioita. Sitä varten pidetään kehityskeskusteluja ja seurataan tavoitteiden täyttymistä. Myös työntekijän viihtymistä on esihenkilön muistettava seurata – hyvä, jos pomon ovi olisi aina auki.

 

Juttua varten haastateltiin organisaatio­psykologi ja työyhteisövalmentaja Jaakko Sahimaata sekä rekrytointipäällikkö Nora Klemelää PricewaterhouseCoopers Oy:stä.

 

Lue lisää onnistuneesta perehdytyksestä:

Walesilainen etäperehdytyksessä Vantaalla

Suurten jännitteiden äärelle konkarin rinnalla

Kahdessa päivässä muuttomieheksi

 

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.