Hur koncentrerar man sig i ett aktivitetsbaserat kontor?

Det känns skönt att från vinterns snöyra komma in i FPA:s nya aktivitetsbaserade kontor. Utrymmet är inte särskilt stort och entrén är liten och kompakt. Till hemtrevligheten bidrar också att alla går i tofflor eller strumplästen.

Färgskalan är lugn, i entrén och caféet piggas den grå mattan ändå upp av ett uns gult. Mari Kauranen som är chef för enheten för internationella frågor ber oss ta plats vid kaffebordet innan hon börjar berätta.

– I personalens utrymmen är färgen på mattorna rofylld så att mänskornas kläder och saker får fungera som färgklickar.

De internationella frågorna handläggs av sammanlagt 48 personer, ibland dyker det också upp någon sakkunnigläkare som sköter sitt pappersarbete där eller distansarbetare från andra enheter. De skojigt labyrintiska utrymmena är indelade i moduler av vilka de två största har plats för tolv personer. Dessutom finns det ett utrymme med plats för sex personer, ett rum för tre personer samt rum för en eller två personer. Arbetstagarna har fått komma med sina önskemål om hur utrymmena fördelas och om var de själv vill sitta.

– Vilken plats du väljer beror på de uppgifter du ska utföra, säger Kauranen.

Om arbetet kräver koncentration eller om du vill ringa ett samtal i lugn och ro kan du gå till något av de s k ”tysta rummen”  för en person. Också där finns ett ordentligt elskrivbord och en stol.

Skärmar som möjliggör koncentration

Förhållandena på arbetsplatsen ska stöda dem som har uppgifter som kräver koncentration och ge möjlighet att jobba ostört. I de största rummen står arbetsborden i rader, två bord bredvid varann. Varje bord omgärdas av skärmar som är klädda med ett mjukt, isolerande material som dämpar ljudet och förhindrar möjligheten att se sig omkring.

I det öppna call-centret där 12 personer sysslar med telefontjänst har skärmarna fästs vid elskrivborden och följer med då man höjer eller sänker bordet.  I övriga utrymmen är skärmarna stationära.

– Skärmarna isolerar ljudet men minskar trivseln. För att kunna titta ut måste jag luta mig bort från mitt bord. Det är viktigt att ibland kunna fästa blicken på något som ligger längre bort, säger Tilda Lindgren, som jobbar som kundtjänstsakkunnig.

Anssi Roivainen flyttade från eget arbetsrum till det gemensamma utrymmet och har några förbättringsförslag gällande arbetsmiljön. Ändå trivs han bra och vill inte återgå till de gamla utrymmena.

Brusreducerande hörlurar är inte lösningen på allt

Alla som vill har fått brusreducerande hörlurar som minskar ljudet från omgivningen.

– Vanligt tal hörs ändå genom hörlurarna om du inte väljer att koppla på naturljud eller musik förklarar Tilda Lindgren.

Hon kan bättre fördjupa sig i sitt arbete om hon får lyssna på musik, men ibland känns det ändå bra att ta av sig hörlurarna.

De åtta förmånshandläggarna delar ett utrymme, en av dem är Anssi Roivainen, som har lång erfarenhet av branschen.  Tidigare hade han ett eget arbetsrum och han säger att det tagit tid att anpassa sig till kontorslandskapet. Hörlurarna har han inte ännu vant sig vid trots tappra försök.

– Med lurarna på öronen känner man sig som om luften inte skulle löpa ordentligt. Lyckligtvis har mina kolleger gått med på att jag har radion på låg volym på mitt bord.

Forskningen har visat att ljudet från mänskor som pratar i arbetsmiljön minskar trivseln, exponerar för stress, ökar felprocenten och känslan av belastning. Roivainen håller med om detta.

– Man kan inte utföra tankearbete om man samtidigt ska lyssna till andras telefonsamtal.  Korta samtal stör inte men de längre utläggningarna gör det nog. Att dra sig tillbaka till ett av de tysta rummen mitt under samtalet är besvärligt, och i förväg vet man ju inte hur långt samtalet blir. Ibland irriterar t o m knattret från fingrarna på datorernas tangenter. Då det annars är tyst hörs ljudet tydligt. Ljudlösa tangenter skulle vara ett välkommet tillskott.

Mari Kauranen, som är chef för FPA:s enhet för internationell kundservice anser att de nyrenoverade utrymmena är trivsamma och lugna och ergonomin är i skick.

Att bli avbruten belastar hjärnan

Bevisligen ökas belastningen av meddelanden och annat som dyker upp på skärmen och avbryter koncentrationen.

– Tankarna och koncentrationen störs då det ploppar upp allt möjligt på skärmen medan man har mycket att göra, bekräftar Tilda Lindgren.

Hon har ställt in sitt pausgymnastikprogram så att det påminner henne om att med en timmes intervall sträcka på sig. Det stör ibland men trots det vill hon ha kvar påminnelsefunktionen eftersom hjärnan också behöver sina pauser.

I kontoret finns det fyra små rum med plats för  en person. De här rummen är inte vikta för någon särskild arbetstagare. Två av rummen kan man reservera i förväg och två kan användas om ingen annan just då råkar vara där.

– För att göra rummen luftigare skulle det sitta fint med en glasvägg säger Kauranen. Sen kunde det kanske finnas ett draperi som den som vill vara i fred kunde dra för glasväggen.

Läkarna ville inte ha några glasväggar i sina tvåpersonersrum.

På kontoret finns inga pausrum eller utrymmen för den som söker avskildhet. Det finns inga saccosäckar eller ställen där personalen kan umgås och slappa med undantag för en stram soffa. i det öppna kafferummet finns ett långt matbord och svarta köksmaskiner. Kontoret saknar också ett separerat stort gemensamt utrymme. Sådana behövs inte, anser Kauranen eftersom alla möten sköts via Skype.

På kontoret finns det inga utrymmen där man kan slappa men trion Anssi Roivainen, Mari Kauranen och Tilda Lindgren har gott om plats på soffan.

Den fysiska ergonomin stöder orken

De tre intervjuoffren är nöjda med sina elskrivbord som kan regleras i höjdläge så att de ibland kan jobba stående. Skrivbordsstolarna kan justeras på många sätt och det finns också s k sadelstolar.

Två gånger dagligen hålls ledd pausgymnastik i caféet och man får också stretcha på eget initiativ, några har t o m en egen gymboll eller ett balansbräde. Vid alla arbetsplatser finns ett program som visar hur man ska stretcha.

Kauranen säger att man infört ”fina tvångsåtgärder” för att personalen ska röra på sig.

– Var och en får litet tilläggsmotion då det bara finns skrivare på två ställen. Det finns inte heller papperskorgar vid varje arbetsbord, så man får använda papperskorgarna i de gemensamma utrymmena.

Alla uppskattar att kontoret är nytt, prydligt, fräscht och trivsamt. Materialen som använts är dammavstötande, ventilationen fungerar bra och den heltäckande mattan dammsugs två gånger i veckan.

Tilda Lindgren är glad åt att kunna få stöd av sitt team i det gemensamma utrymmet. Som nyanställd är det lättare att be om råd av en kollega då man inte behöver knacka på dörren.

Det bästa är gemenskapen

Kauranen säger att man överlag är nöjd med renoveringen. Sedan utrymmena blev klara blev många positivt överraskade.

– Visst stör bakgrundsljudet på en del håll men den som känner sig störd har i regel kunnat  byta plats eller så har man sett över de gemensamma spelreglerna. Änsålänge används de tysta rummen inte så mycket. Då man lärt sig att använda dem kommer de nya utrymmena att fungera ännu bättre.

– Det finns en del som tycker att det blivit lättare att disponera sin tid då man har en kollega bredvid sig. Det blir liksom lättare att be om råd. Och möjligheten att hjälpa eller be om hjälp uppskattas allmänt. Alla tycker att vi har en atmosfär där man kan få hjälp och inte lämnas åt sitt öde med sina problem.

Roivainen och Lindgren instämmer.

– Vi har ett riktigt bra gäng. Ibland snackar vi och det upplevs inte som störande. Det går lätt att utbyta åsikter och få stöd av någon kollega. Det finns en oskriven regel som säger att vi ska diskutera problemen över teamgränserna. Det gör att vi alla kan alla lära sig något nytt, säger Roivainen.

De nya lokalerna bjuder på många glädjeämnen, trivsel, kaffeautomater, tysta rum, rikligt med lunchplatser, möjlighet att lämna arbetsplatsen på lunchrasten, det centrala läget i centrum och kortare resor till jobbet. På sommaren kan den som vill ta sig till jobbet med en stadscykel.

Nu när man varit här borde man nog ha varit bland de första som kom hit, skrattar han.

Läs mer: Anu Haapakangas: Subjective Reactions to Noise in Open-Plan –Offices and the Effects of Noise on Cognitive Performancde – Problems and Solutions. Doktorsavhandling, Åbo universitet 2017. Monitilatoimistojen sisäympäristö, käytettävyys ja tilankäyttäjien innovointi. Arbetshälsoinstitutets forskningsrön 2014-2016.