Digityöntekijät tulevat mullistamaan työnteon”, ”Digityöntekijästä tulee yksi urasi parhaista rekrytoinneista!” Digital Workforce -yhtiön nettisivujen lupaukset kalskahtavat mahtipontisilta, mutta niillä vaikuttaa olevan tukeva pohja. Yhtiö tarjoaa digitaalisia työntekijöitä hoitamaan tietotyön toistuvia ja sääntöihin perustuvia tehtäviä. Siis niitä töitä, jotka ihmisten mielestä ovat tylsiä.

– Automatisoimme tietotyön rutiineja digityöntekijöillä ja vapautamme ihmisten aikaa tuottavampiin ja tärkeämpiin tehtäviin, Mika Vainio-Mattila sanoo. Hän on yksi vuonna 2015 aloittaneen yrityksen perustajista.

Digitaalisella työntekijällä tarkoitetaan ohjelmaa, joka jäljittelee ihmisen tapaa käyttää tietokonetta toistoa sisältävissä työtehtävissä. Vainio-Mattila luettelee digityöntekijän etuja: se on väsymätön, ei tee virheitä, ei tylsisty tehtävässään.

Digital Workforce lähti liikkeelle terveydenhoitoalasta. Alalla on yleisesti huomattu, että usein lääkäreiden ja hoitajien työajasta aivan liian suuri osa kuluu muussa kuin varsinaisessa hoitotyössä. Syynä on erilaisten tietojen naputtelu erilaisiin tietojärjestelmiin, jotka eivät välttämättä edes keskustele keskenään. Pahimmillaan samat tiedot pitää kirjata moneen eri paikkaan.

– Jotain pitää saada muutettua, jos yli puolet hoitohenkilökunnan työpäivästä menee tietokoneen ääressä eikä ihmisten parissa. Tällaisessa tilanteessa digitaaliset työntekijät ovat iso apu työn järjestämisessä, ratkaisukonsultti Niko Lehtonen tiivistää.

Mika Vainio-Mattila.

Niko Lehtonen.

Tarkkuutta ja tietoturvaa

Vastaavanlaisia ongelmia on muillakin aloilla, kuten pankkitoiminnassa ja vakuutusyhtiöissä, joissa tarkkuutta vaativia rutiinitehtäviä on paljon. Vainio-Mattilan mukaan perinteinen malli eli miljoonien eurojen sijoittaminen tietojärjestelmäprojekteihin ei tuo ratkaisua tai jos tuo, niin vasta vuosien päästä.

Tarkkuuden ja väsymättömyyden lisäksi digitaalisen työntekijän etu esimerkiksi hoitoalalla on se, että digityöntekijä on potilas- ja tietoturvallinen. Digityöntekijä ei unohda potilaan hoitoon liittyviä asioita eikä sitä kiinnosta, kenen tietoja se käsittelee. Lisäksi kaikesta digityöntekijän tekemisestä jää hyvin tarkka dokumentaatio, mikä on etu asioita mahdollisesti jälkikäteen selvitettäessä.

Digityöntekijöitä on erilaisia virtuaalisesta assistentista ohjelmistorobotin kautta tekoälyä hyödyntävään kognitiiviseen tukijärjestelmään. Ne sopivat erilaisiin tarpeisiin ja tehtäviin.

– Meitä voi hieman yksinkertaistaen verrata henkilöstövuokrausyritykseen, Mika Vainio-Mattila sanoo.

”Monessa asiakasyrityksessämme digitaalisille työntekijöille on annettu nimet. Se tekee niistä inhimillisempiä.”

Väsymättömän ja virheitä tekemättömän digitaalisen työntekijän tuleminen mukaan työyhteisöön herättää sekä innostusta että pelkoja. Tietotyön tylsistä rutiineista vapautuminen koetaan yleensä myönteiseksi asiaksi.

Työyhteisöltä vaaditaan uutta asennetta

Digitaalisen työntekijän mukaan tuleminen vaikuttaa työyhteisöön monella tapaa. Uudenlainen työntekijä herättää ihmisissä paitsi innostusta ja uteliaisuutta myös pelkoja. Myönteiseksi koetaan yleensä paljon aikaa vievistä ja tylsistä rutiinitehtävistä vapautuminen ja sitä kautta oman työpanoksen suuntautuminen mielekkäämpiin tehtäviin.

Mekaanisten rutiinien poistuessa ihmisten kykyjä voidaan käyttää tehtäviin, joihin ne parhaiten sopivat. Se taas saattaa tuoda paineita työntekijöille, koska työnkuvan muuttuminen tarkoittaa uuden opiskelua ja usein myös vaativampia työtehtäviä. Digityöntekijä hoitaa helpot tapaukset ja perusrutiinit, poikkeukset ja vaikeat tapaukset jäävät ihmisten ratkaistaviksi. Ja kun osa ihmisen omasta vanhasta työstä häviää, koko oman työn tulevaisuus saattaa tuntua epävarmalta.

Ihmisten voi aluksi olla vaikea luottaa siihen, että digityöntekijä todella hoitaa sille annetut tehtävät moitteetta. Digityöntekijään luottamisen oppiminen on erilainen prosessi kuin ihmiseen luottamisen opettelu, koska digityöntekijä ei istu tuolilla konttorissa eikä digityöntekijän kanssa voi jutella tauolla kahvikupin ääressä.

Digityöntekijän tuleminen mukaan tiimiin vaatii kaikilta uutta asennoitumista ja esimiehiltä hyvää johtamista. Digityöntekijä on perehdytettävä tehtäviinsä ja jatkossa myös niiden mahdollisiin muutoksiin aivan kuten ihmiset.

– Monessa asiakasyrityksessämme digitaalisille työntekijöille on annettu nimet. Se tekee niistä inhimillisempiä, Niko Lehtonen kertoo.

Mika Vainio-Mattilan mukaan inhimillistäminen on sen vuoksi järkevää, että se korostaa digitaalisen työntekijän johtamisen tapaa.

– Digityöntekijän johtaminen on lähempänä tavallisen työntekijän johtamista kuin ohjelmistoprojektia, Vainio-Mattila sanoo.

– Kehitämme parhaillaan ratkaisuja, joiden kautta työpaikan ihmiset näkevät, mitä digityöntekijät tekevät ja miten niiden työ edistyy. Se tuo asian ymmärrettävämmäksi kaikille työyhteisön jäsenille.

Digital Workforce on kasvanut nopeasti, mikä on nostanut työhyvinvointikysymykset pinnalle. Asiantuntijatyössä luotetaan ihmisten omatoimisuuteen.

Työaika nousi valokeilaan

Työn muuttuminen koskee myös Digital Workforcea. Digityöntekijöihin liittyvä teknologia on uutta ja kehittyy koko ajan nopeaa vauhtia, joten yrityksen työntekijöiden arki on jatkuvaa oppimista ja kehittämistä. Työ on asiantuntijatyötä, jossa yksilöllä on paljon vapautta ja jossa häneltä myös odotetaan paljon.

– Ei minulle kukaan tule koskaan sanomaan, mitä minun pitää tehdä. Meillä luotetaan siihen, että työntekijät osaavat toimia itsenäisesti ja tiiminsä kanssa, ratkaisukonsultti Helge Jalonen kuvaa arkeaan.

Helge Jalonen.

Helsingissä ja Tukholmassa toimiva vajaan 50 työntekijän yritys on kasvanut vauhdikkaasti, ja henkilöstömäärän nopea lisääntyminen on nostanut työhyvinvointikysymykset pinnalle. Vainio-Mattilan mukaan yrityksessä on luotu kaikille selviä perusrakenteita, jotta työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan, ja avoimuutta ja kaikista asioista puhumisen matalaa kynnystä painotetaan.

– Työn jatkuva muutos ja kehittäminen tekee työhyvinvointiasioista siinä mielessä vaikeita, että tilanne muuttuu koko ajan, Vainio-Mattila sanoo.

– Pyrimme toimimaan mahdollisimman epäbyrokraattisesti, mutta tiettyjä perusrakenteita pitää olla. Viime syksynä teimme työsuojeluasioihin viralliset rakenteet ja aloimme käydä asioita tietoisesti läpi.

Vainio-Mattila, Lehtonen ja Jalonen ovat yhtä mieltä siitä, että henkilöstön työn hallinnan tunne on olennaisen tärkeää hyvinvoinnin kannalta. Työaika liittyy siihen kiinteästi. Vainio-Mattila kertoo, että työaikoja alettiin seurata viime keväänä, koska työn luonteen vuoksi työajat ovat epäsäännöllisiä ja päivät saattavat venyä.

– Nyt meillä on keinot tunnistaa tilanne, jos työajat alkavat venyä liikaa ja vääristä syistä.