Anonym rekrytering hjälper dig att hitta den mest lämpade arbetstagaren

Anonym rekrytering minskar konsekvenserna av omedvetna och medvetna fördomar vid arbetssökning. I en anonym arbetsansökan visas nämligen inte den sökandes personuppgifter som namn, ålder, adress eller namnet på läroinrättningen. I den visas bara vad den sökande kan.

Rekryteraren ser i det första steget av arbetsansökningen endast ett anonymt CV eller en text som den sökande skrivit om sin arbetslivserfarenhet och kompetens, men vet inte vilken person som ligger bakom ansökan.

– Rekryteraren får koncentrera sig på de frågor som är relevanta för arbetet och de egna åsikterna kan inte påverka vem som kallas till en intervju, säger Päivi Palosaari-Aubry, chef för rekryterings- och introduktionsprocessen på Metsä Group.

Sedan företaget införde anonym rekrytering har andelen kvinnor bland de anställda ökat med 16 procent – anonym rekrytering har alltså ökat mångfalden i arbetsgemenskapen.

Inom Metsä Group infördes anonym arbetssökning som en del av ett bredare jämställdhetsprogram år 2021 och är idag företagets huvudsakliga rekryteringsmetod.

– Vi har en stark strävan efter jämställdhet i rekryteringen och anonym rekrytering är ett verktyg för att förverkliga detta, säger Palosaari-Aubry.

Skogsindustrin är traditionellt sett ganska mansdominerad och även inom Metsä Group är över 70 procent av arbetstagarna män. Sedan företaget införde anonym rekrytering har andelen kvinnor bland de anställda ökat med 16 procent – anonym rekrytering har alltså ökat mångfalden i arbetsgemenskapen.

Hanna Saura, utvecklingschef för förändringsledning, anställdes till Metsä Group genom anonym rekrytering. Hon anser att det är ett rättvist och meningsfullt sätt att söka arbete och att det också ökar företagets trovärdighet och dragningskraft i den sökandes ögon.

– Anonymiteten sänker till och med tröskeln för att söka arbete, eftersom det egna namnet inte anges om man inte får en kallelse till en intervju. Anonymitet kan också skydda i mindre yrkeskretsar eller på en ort där alla känner varandra, säger Saura.

Väljer du en bekant kandidat eller den bästa kandidaten?

Även rekryteringar till Arkitekturmuseet och Designmuseet sker i regel genom anonyma arbetssökningar, eftersom museet vill främja likabehandling av de sökande och personalens mångfald.

– Vårt museum är en plats öppen för människor och här är alla varmt välkomna oavsett ålder, kön och etnisk bakgrund. Även vår personal bör vara mångfaldig för att kunna betjäna våra kunder bättre, motiverar Tuija Janakka, chef för personal- och organisationsutveckling.

Museet rekryterar kundtjänstpersonal, yrkespersoner inom utställnings- och evenemangsproduktion, projektarbetare, förvaltnings- och utvecklingsexperter eller experter inom konservering och audiovisuella produktioner. Målet är naturligtvis att hitta den lämpligaste kandidaten för tjänsten.

Rekryterarens åsikter och attityder påverkar dock uppfattningen om den sökande redan före mötet.

Rekryterarens åsikter och attityder påverkar dock uppfattningen om den sökande redan före mötet. Det är också naturligt att se en person som sig själv som standard och att för arbetsuppgiften vilja välja personer som känns bekanta, även om en helt annan person skulle passa mycket bättre för uppgiften.

– De flesta tycker att de sökande som känns bekanta verkar vara de bästa. En rekryterare kan omedvetet gynna en arbetssökande om hen har gemensamma egenskaper med rekryteraren, även om de inte hör samman med förmågan att utföra arbetet, preciserar Janakka.

På Arkitekturmuseet och Designmuseet kallas de personer som valts ut på grundval av anonyma ansökningar till en Teams-intervju och då får rekryteraren se den sökandes personuppgifter. Efter korta onlineintervjuer kallas de som kommit till slutrakan till en egentlig arbetsintervju.

Det är också viktigt för rekryteraren att påminna sig själv om sådant man inte får ställa frågor om.

Hur förverkligas jämlikheten i intervjuerna när anonymitetsskyddet försvinner?

– Snedvridningar som uppstår på grund av egna attityder kan undvikas genom utbildning och medvetenhet samt genom att hela tiden lyfta fram organisationens jämställdhetsmål. Vid intervjuer bedöms kandidatens lämplighet alltid av mer än en person för att jämlikheten ska förverkligas så bra som möjligt, berättar Janakka.

Museets rekryterare har tillgång till ett tydligt frågebatteri, enligt vilket intervjuerna framskrider. Det är också viktigt för rekryteraren att påminna sig själv om sådant man inte får ställa frågor om.

– Lagen förbjuder frågor om familjebakgrund eller familjesituation. Frågor som inte har med arbetet att göra ska uteslutas. Den sökande får självklart berätta vad han eller hon vill, säger Janakka.

Även Metsä Groups Palosaari-Aubry understryker att anonym rekrytering inte i sig är lyckligförklarande, utan att jämställdhet måste vara en del av företagets verksamhetskultur och även i intervjun måste man komma ihåg att iaktta dess principer. Det är också av yttersta vikt att företagets högsta ledning engagerar sig i jämställdhetsarbetet.

– I rekryteringsplanen har vi registrerat de viktigaste sakerna som krävs för uppgiften och som man ska fråga om under intervjun. Att vara medveten om målet gällande jämställdhet är viktigt genom hela processen, konstaterar Palosaari-Aubry.

De mest kvalificerade kallas säkert till en intervju

Intervjun är också ett intressant steg för arbetsgivaren i rekryteringen när man får reda på vilka de mest kvalificerade kandidaterna utifrån ansökningarna i verkligheten är. Det kan hända att arbetsgivarens representant har gissat helt fel om kön eller ålder.

– Det är alltid spännande att se vem det är som döljer sig bakom koden, och de egna fördomarna kan överraska, berättar Maija Nivala, förvaltnings- och personaldirektör i Janakkala kommun, som har använt anonymitet i alla rekryteringar sedan förra hösten.

Enligt Nivala är anonymiteten till stor nytta för arbetsgivaren, även om identiteten avslöjas i intervjufasen.

– Vi kan vara säkra på att vi fick in de mest potentiella kandidaterna till en intervju, betonar Nivala.

De arbetssökande har dock tackat för möjligheten till likabehandling i ansökningsfasen.

Anonym rekrytering är fortfarande en så ny praxis i Janakkala att man inte vet hur den påverkar mångfalden i arbetsgemenskapen. De arbetssökande har dock tackat för möjligheten till likabehandling i ansökningsfasen.

– Vi har många gånger fått höra att vår arbetsintervju är den första på länge som en lite äldre kvinna har kallats till, berättar Nivala.

I Janakkala kommun söker man bland annat arbetstagare till ungdomsarbetet, biblioteket, expertuppgifter, förvaltning och ekonomi, fastighetsskötseln samt chefs- och ledningsuppgifter. Det görs över hundra rekryteringar per år, men när de genomförs via Kuntarekry-systemet innebär de inte egentligen extra arbete.

– Så länge personalen lär sig detta i praktiken och engagerar sig i det här rekryteringssättet återstår bara frågan: varför inte rekrytera anonymt, säger Maija Nivala.

Hon tror att en anonym arbetssökning omedvetet styr rekryterarens tankar till att även om man kan dra slutsatser om ålder eller bakgrund utifrån till exempel arbetshistorik, så gör det ingen skillnad. Anonym rekrytering på en kommunal arbetsplats förbättrar också säkerheten för den rekryterande parten.

– Särskilt inom den offentliga sektorn är det enligt lag obligatoriskt att välja den mest kvalificerade och urvalet får inte baseras på diskriminerande attityder. Genom att använda anonym rekrytering kan vi säkerställa konsekvens och visa att vi gör rätt, säger Nivala.

Automatiserat system effektiviserar anonym rekrytering

Anonym rekrytering är ännu inte så vanligt inom företagssektorn och även rutinerna varierar mellan olika organisationer.

Arkitekturmuseet och Designmuseet arbetar helt manuellt: Den sökande skickar sin ansökan med CV till kontaktpersonen för rekrytering, som döljer all information som hänvisar till personen. Hen numrerar de sökande och lämnar kontaktuppgifterna för sig själv i en Excel-tabell.

Personer som deltar i rekryteringen får tillgång till ansökningarna först när de har anonymiserats.

– Den person som tar emot ansökningarna deltar inte i urvalet i något skede. När ansökningstiden har löpt ut fattar rekryteraren beslut om vilka som ska kallas till intervju, varefter rekryteraren får tillgång till alla uppgifter om de som ska intervjuas, dvs. anonymiteten upphör, förklarar Janakka.

Frågorna i ansökningsformuläret ska utformas för att vägleda den sökande att lyfta fram sin kompetens så att anonymiteten bevaras.

Museet har cirka tio rekryteringar per år. Janakka medger att det är väldigt arbetsdrygt att hantera 150 ansökningar med bilagor på det här sättet. Därför letar museet just nu efter ett lämpligt automatiserat rekryteringssystem som stödjer anonymitet.

Inom Metsä Group gjordes förra året 750 rekryteringar, varav cirka 80 procent genomfördes anonymt. Det vore inte möjligt utan ett automatiserat system.

Palosaari-Aubry understryker att frågorna i ansökningsformuläret ska utformas för att vägleda den sökande att lyfta fram sin kompetens så att anonymiteten bevaras. Därefter är anonym rekrytering enligt henne inte mer krångligt än något annat sätt.

– Vi använder personalsystemet Workday, där man kan dölja vissa uppgifter och även bifogade filer automatiskt så att de inte syns förrän i intervjufasen, förklarar Palosaari-Aubry.

När du skriver en ansökan är det bra att förstå att dina personliga egenskaper inte längre är en fördel eller en nackdel, utan kompetensen avgör om du får komma till en intervju.

Hon uppmuntrar åtminstone till att prova anonym rekrytering och tipsar om att se över och korrigera processen efterhand som erfarenheten ökar.

– Erfarenheten har bland annat visat att det inte lönar sig att utse en rekryterande chef till att ge ytterligare information, eftersom man kommer ihåg samtalen och detta skadar anonymiteten, säger Palosaari-Aubry.

Hur var den anonyma rekryteringsprocessen ur den sökandes perspektiv?

– Det skiljer sig inte från andra rekryteringssätt förutom att man ställde lite olika frågor i ansökningsformuläret där man fokuserade på egen erfarenhet och kompetens, berättar Hanna Saura och tillägger:

– När du skriver en ansökan är det bra att förstå att dina personliga egenskaper inte längre är en fördel eller en nackdel, utan kompetensen avgör om du får komma till en intervju.