Miten uusi työkulttuuri vapauttaa työntekijän?

Ennen koronaa työelämässä muhi muutos, joka vietiin koronarajoitusten aikana rytinällä läpi. Digitalisoituminen oli antanut monella alalla jo vuosia sitten mahdollisuudet etätyöskentelyyn, mutta esihenkilöt ja johtajat epäröivät: tulevatko työt tehtyä, jos ihmiset jäävät kotiin? No kyllähän ne tulivat ja vähintään yhtä hyvin kuin ennen.

Huomattiin, että etätyöskentely vapauttaa työntekijöiden aikaa ja voimavaroja. Kotona olikin tehokkaampi työskennellä kuin avokonttorissa, joita alkoi olla työpaikoilla yhä enemmän.

Olisi tärkeä ottaa huomioon työntekijöiden yksilölliset tarpeet ja tilanteet, jotka auttavat yhteensovittamaan työtä ja vapaa-aikaa.

Etäilyssä vaivasi aluksi sosiaalisten kontaktien puute, mutta sitten etätyön aika- ja keskittymishyödyt alkoivat painaa vaakakupissa enemmän. Omassa kodissa tai vaikka mökillä työskentely on alkanut maistua monen mielestä niin hyvältä, että nyt työpaikoilla pähkäillään, miten etätyöhön mieltynyt henkilöstö saadaan palaamaan työpaikoille.

Joka tapauksessa työnteon kulttuuri on muuttunut parin koronavuoden aikana niin paljon, että läsnäolosääntöjen sanelemisen sijaan tarvitaan johdon ja henkilöstön välille avointa keskustelua hybridityön eduista ja haitoista.

– Olisi tärkeä ottaa huomioon työntekijöiden yksilölliset tarpeet ja tilanteet, jotka auttavat yhteensovittamaan työtä ja vapaa-aikaa. Jos ihmisiä yritetään pakottaa tulemaan joka päivä konttorille, osa heistä todennäköisesti vaihtaa työpaikkaa, sanoo Katriina Grönqvist Great Place to Workista.

Uusia aloja etätyöhön

Työtehtävät vaikuttavat toki siihen, voiko työtä ylipäänsä tehdä etänä. Esimerkiksi it-alan organisaatioissa on jo ennen koronaa paiskittu hommia etänä ja hybridinä.

– Terveydenhuollossa esimerkiksi tasapainoillaan tällä hetkellä paljon etätöiden ja läsnätöiden välillä sekä mietitään järkeviä rajanvetoja. Siellä joudutaan miettimään myös, millaiset valmiudet asiakkailla on toimia verkossa ja miten tietoturva hoidetaan, kertoo työelämää pitkään tutkinut Anu Järvensivu Työterveyslaitokselta.

Työtehtävien perkaamista etä- ja läsnätyöhön voi tehdä monella alalla, jossa on totuttu pelkkään läsnätyöhön.

Hän lisää, että esimerkiksi valvomotyö sisältää sellaisia tehtäviä, joita voisi läsnätyön sijaan tehdä paljon enemmän etänä siihen pisteeseen asti, kunnes on tarpeen mennä paikalle tekemään huoltotoimia. Samanlaista työtehtävien perkaamista etä- ja läsnätyöhön voi tehdä monella alalla, jossa on totuttu pelkkään läsnätyöhön, sillä tekniikan kehittyessä yhä useamman työn voi hoitaa etänä.

– Hieman villinä korttina voisi mainita kuljetusalan ja liikenteen. Mitä enemmän tulee itsestään kulkevia eli etäohjattavia kulkuneuvoja maanteille, raiteille ja jopa ilmaan, sitä enemmän näissäkin ammateissa etätyöt voisivat olla mahdollisia, Järvensivu sanoo.

Työkavereita siellä täällä

Hybridityössä etä- ja läsnätyöt sekoittuvat sopivaksi yhdistelmäksi, jossa työntekijä pääsee hyödyntämään kotona rauhallisia aamuja ja häiriötöntä työympäristöä sekä työpaikalla yhteisön voimaa ja vuorovaikutuksen tarjoamaa inspiraatiota. Se vapauttaa valitsemaan otollisimman paikan ja hetken.

– Miksi esimerkiksi toimipisteeseen pitäisi tulla olemaan läsnä vain siksi, että ottaa etäyhteyden jonnekin muualle? Ei siinä ole juuri järkeä, että asiantuntijat istuvat monitilatoimistossa luurit korvilla etäpalavereissa. Sellaisissa tapauksissa kannattaisi jäädä kotiin etätöihin, jos haluaa, Järvensivu pohtii.

Myös työajat voivat muuttua, jos työtä tehdään enemmän omassa rytmissä.

Läsnätyöhön voisi siis saapua tarpeen mukaan ja pohtia, onko toimistolla niitä, joiden kanssa tehdään yhdessä töitä ja esimerkiksi edistetään jotain tiettyä projektia. Uuden suunnitteleminen ja kaikenlainen ideointi on erityisen hedelmällistä, kun vietetään aikaa samassa tilassa.

Myös työajat voivat muuttua, jos työtä tehdään enemmän omassa rytmissä. Etä- tai hybridityötä tekevien kannattaa kuitenkin työnsä rytmittämisessä ottaa huomioon nekin kollegat, jotka joutuvat esimerkiksi työtehtäviensä takia olemaan työpaikalla. Sekin on nykyään todellisuutta, että työpaikalle saapuvat saattavat pettyä, kun toimistolla ei juuri sinä päivänä olekaan työkavereita.

– Vaikka itse voisi olla etänä kotona joka päivä, kannattaa harkita, pitäisikö läsnätyötä tekevien kollegoiden takia kuitenkin käydä enemmän työpaikalla. Ainakin siitä tulisi keskustella, Järvensivu toteaa.

Työyhteisön käsite laajenee

Hybridityön seurauksena myös työyhteisöjen kokoonpanot muokkaantuvat, sillä ihmiset kuuluvat yhä enemmän useisiin ja eri perustein muodostuneisiin työyhteisöihin ja verkostoituvat vilkkaasti yli yritysrajojen.

– Sidosryhmäläiset, kuten asiakkaat, mielletään yhä laajemmin työkavereiksi. Toisaalta työntekijä voi kokea kuuluvansa samaan työyhteisöön niiden kanssa, jotka ovat samalla työpaikalla mutta eri työtehtävissä, Järvensivu selittää.

Työsuhteet ovat lyhentyneet, mutta työurat ovat pidentyneet.

Työyhteisöpalettia sekoittaa tulevaisuudessa voimakkaasti lisääntyvä monimuotoinen ansiotyö, joka käytännössä tarkoittaa kaikkea muuta kuin sitä, että ollaan samalla työnantajalla koko työura.

Työsuhteet ovat lyhentyneet, mutta työurat ovat pidentyneet: nuoret vaihtavat vilkkaasti työpaikkaa ja toisessa päässä eläkeläiset saattavat jatkaa itsenäisinä yrittäjiä varsinaisen palkkatyön jälkeen. Ihmisellä voi olla monta ansainnan lähdettä, vuokratyö on lisääntynyt ja yhä useampi palkkatyöläinen pyörittää oman toimen ohessa jonkin toisen alan pienyritystä.

– Monimuotoiset työnteon tavat ja urat varmasti lisääntyvät. Suomessa on totuttu, että on joko palkkatyötä tai yrittäjyyttä, mutta tulevaisuudessa nämä sekoittuvat. Silloin joudutaan miettimään, kenen vastuulla milloinkin toimitaan, kenen aikaa käytetään ja kuka korvaa mitäkin, Järvensivu toteaa.

Työpaikka nyt: omaa rauhaa & sosiaalista tilaa

Hybridityö on jo alkanut muuttaa työpaikkojen tiloja. Niiden suunnitteluun tarvitaan uudenlaista ajattelua ja yhteistä näkemystä koko työyhteisön kesken. Etätyöläinen ei välttämättä edes kaipaa henkilökohtaista työpistettä, koska työpaikalle tullaan nimenomaan tapamaan muita.

– Käydessäni Tampereen toimipisteessämme istuin koko päivän kahvihuoneessa tekemässä töitä läppärillä, koska miksi menisin työpaikalle, jos en olisi kohdattavissa ja saavutettavissa, Järvensivu kertoo esimerkin.

Jos ihmisiä haluttaisiin houkutella takaisin työpaikalle, työtilat tulisi suunnitella tarjoamaan jotain sellaista, jota kotona ei ole.

Työtilojen järjestelyssä tulee kuitenkin olla herkkyyttä monenlaisille elämäntilanteille, sillä on niitäkin, jotka haluavat käydä läsnätöissä. Työpaikalla tarvitaan sosiaalisten kohtaamispaikkojen lisäksi rauhallisia työtiloja, sillä kaikilla ei ole kotona mahdollisuuksia tehdä töitä rauhassa. Usein esimerkiksi ne, joilla on pieniä lapsia kotona, tarvitsevat työpaikan rauhallisen tilan.

Jos ihmisiä haluttaisiin houkutella takaisin työpaikalle, työtilat tulisi suunnitella tarjoamaan jotain sellaista, jota kotona ei ole. Miltä kuulostaisi biljardipöytä kahvihuoneessa, hierova nojatuoli taukotilassa, yhteinen kuntosali tai trendikäs kahvila? Tiloja voi myös jakaa toisen yrityksen kanssa.

– Konttorihotellissa yrityksellä on omia työhuoneita mutta muiden kanssa jaetut kokous-, ruoka- ja taukotilat. Siellä ihmiset kohtaavat ja voi syntyä lisää vetovoimaa työpaikalle ja jotain ihan uutta osaamisverkostoa yli yritysrajojen, Grönqvist maalailee.

Luottamus luotsaa läpi muutoksen

Kun työntekijät saavat entistä enemmän vapautta päättää itse työskentelynsä raameista, työnantajan täytyy pystyä vaihtamaan määräily kuuntelemiseen ja luottamiseen.

– Luottamus on työyhteisössä tärkein voimavara. Parhailla työpaikoilla on kaiken tekemisen pohjalla vahva luottamus – luottamus johtajiin ja luottamus työntekijöihin, Grönqvist kertoo.

Hyvä esihenkilö johtaa omalla persoonallaan ja esimerkillään.

Hyvä esihenkilö esittää kysymyksiä ja kuuntelee vastauksia. Hyvä esihenkilö myös johtaa omalla persoonallaan ja esimerkillään. Jos esimerkiksi työpaikalla kannustetaan etätöihin, ehkä johtajallekin sallitaan etätyöpäiviä. Tai jos henkilökohtaisia työtiloja vähennetään, ehkä esihenkilönkin olisi hyvä työskennellä välillä yhteisessä tilassa alaisiaan tavaten.

Grönqvist korostaa, että johtajan tai esihenkilön tärkein tehtävä on aidosti nostaa työntekijä tarpeineen keskiöön.

– Kovin bisnespäätös on välittää työntekijöistä ja pitää heistä huolta. Silloin he haluavat antaa parhaansa yrityksen eteen.

Työntekijästä huolehtiminen hybridityössä

Hybridityössä esihenkilön tulee entistä systemaattisemmin pitää yhteyttä tiimiinsä, jota ei päivittäin tapaa kasvotusten. Sähköiset kyselyt auttavat seurannassa mutta eivät yksin riitä.

Jaksaminen ja työtehtävien sujuminen kannattaa varmistaa viikoittain kahdenkeskisissä keskusteluissa.

Työntekijöille voi tehdä kyselyitä, joiden aiheena on esihenkilötyöskentely ja joihin voi vastata anonyymisti.

Myös esihenkilön tulee saada omasta työstään palautetta, ja häntäkin pitää auttaa kehittymään. Työpaikan tehtävä on tarjota esihenkilölle paljon tukea ja kouluttautumismahdollisuuksia, sillä hänen osansa on juuri nyt erityisen vaativa ja tärkeä.

– Työntekijöille voi esimerkiksi tehdä kyselyitä, joiden aiheena on esihenkilötyöskentely ja joihin voi vastata anonyymisti. Palautetta voi pyytää tiedustelemalla vaikka, että ”missä olen onnistunut ja missä on parannettavaa”, Grönqvist ehdottaa.

Jos työntekijän vastauksissa jokin asia hälyttää, siihen kannattaa tarttua.