Vaisala lever i digitiden

I dag har jag fem möten som jag deltar i via webben, säger produktchef Tomi Liljemark.

– Också dagens sjätte möte skulle jag kunna delta i via webben, men eftersom mötet hålls här i närheten föredrar jag ändå att traska över dit.

Liljemark arbetar med frågor som gäller vägvädret och hans arbetsdag är ett bra exempel på hur det fungerar hos Vaisala. Företagets organisation är spridd över nästan hela världen och på grund av de långa avstånden har de nya kommunikationsredskapen en nyckelroll i arbetet och ledarskapet.

Av Vaisalas ca 1 600 anställda jobbar 900 i Vanda, 450 i olika enheter i USA och resten i mindre enheter på annat håll i världen. Sammanlagt har företaget mer än 30 verksamhetsställen fördelat på 16 länder. Vaisalas mätinstrument och –tjänster används i mer än 150 länder. Personalens genomsnittliga ålder är 42 år.

På grund av tidsskillnaden mellan länderna och världsdelarna har vi olika dagsrytm, vilket påverkar sättet att jobba. Liljemarks arbetsdag börjar på morgonen i Vanda och kan sluta i kontoret ganska tidigt, varefter han håller en paus fram till eftermiddagsmötena som han sköter hemifrån. Liljemarks chef finns i Colorado USA och teammedlemmarna i Storbritannien. En stor del av jobbet går ut på att kommunicera med kollegerna utomlands.

– Tack vare den nya teknologin behöver man inte längre fundera över om hela teamet ska vara stationerat i Vanda eller Colorado. Arbetsgruppen kan ändå fungera och allt löper som det ska, säger Liljemark.

Tomi Liljemark jobbar med tjänster som gäller vägvädret.

Kontakt via nätet men också face to face

Tomi Liljemark och arbetarskyddschef Mira Saksi som globalt ansvarar för utvecklandet av Vaisalas arbetarskydd säger att den största förändringen under de senaste åren var då man tog i bruk Microsofts Lync-program. Via programmet kan man hålla kontakt med vem som helst i hela organisationen och ser genast om den man vill ha kontakt med är ledig, talar i telefon eller sitter på möte. På så sätt undviker man att störa någon som är upptagen. Utöver Lync använder Vaisala bl a traditionell epost, intranät och Salesforces Chatter, som är ett slags Facebook för företag. Antalet telefonsamtal har minskat radikalt.

Snabbkommunikationsprogrammen lär oss jobba effektivare. Tidigare skrev man långa epost-meddelanden till alla berörda parter och kommunikationen kunde ta slut i och med det. Numera då frågorna handhas tillsammans ser man till att frågan blir omskött förklarar Liljemark

Man kan inte sköta all kommunikation digitalt och det skulle inte heller vara meningsfullt. Saksi och Liljemark betonar vikten av personliga möten.

– I mitt team har jag två arbetstagare som är stationerade på den amerikanska östkusten. Min målsättning är att träffa dem personligen minst några gånger per år, gärna oftare, säger Saksi.

– Lync passar bra för korta diskussioner, men t ex medarbetarsamtalen måste nog skötas face to face, fortsätter hon.

– Liljemark säger sig ha noterat att det är lättare att kommunicera via digitala kanaler om man träffats ens en enda gång. Relationen förändras då man träffats och namnet på pappret eller på bildskärmen får liksom ett ansikte och en personlighet.

Mira Saksi i en telefonbox från 2000-talet som ger möjlighettill eget lugn i kontorslandskapet.

Sköt om dina kontakter

Svårigheterna med en geografiskt splittrad organisation är att det saknas förutsättningar för de på alla arbetsplatser så typiska kafferumsdiskussionerna. Då de dagliga småpratet saknas finns det risk för att man tappar greppet om teammedlemmarnas vardag och arbete.

Liljemark och Saksi har löst problemet genom att varje vecka reservera en timme för att tala med sina kolleger i andra länder. Då talar vi om ditt och datt så att kontakten till den andras liv och leverne också utanför jobbet bibehålls.

– Den globala organisationen och kommunikationsteknologin medför utmaningar för uppföljningen av arbetstiden, säger Saksi.

– Då man med hjälp av teknologin kan jobba också hemma krävs det att arbetstagarna har självdisciplin så att de kan lösgöra sig från jobbet också då arbetet är intressant. Att slå vakt om sin fritid är en fråga om välbefinnande och arbetarskydd.

Saksi använder Lync också för fortbildning av Vaisalas personal i hela världen. Dessutom håller hon via Lync varje månad möten med företagets arbetarskyddspersonal. Genom att använda nätet kan man minska antalet resdagar och man når folk på olika håll samtidigt. Men det är svårt att följa med fortbildning och utvärdera via nätet. Fortbildningens interaktivitet säkerställer att man verkligen deltar aktivt i fortbildningen.

– Den nya teknologin har inte gjort jobbet stressigare men arbetsdagen spjälks lätt upp om det hela tiden droppar in nya meddelanden eller folk försöker få kontakt. Jag brukar stänga av programmen då jag i lugn och ro vill koncentrera mig på någon uppgift, säger Saksi.

– På arbetsplatserna kan de digitala hjälpmedlen göra att man inte rör på sig så mycket som förr. Man bryr sig inte längre om att gå över till kollegan som sitter i andra ändan av byggnaden utan väljer i stället att ställa sin fråga med ett meddelande.

Till Vaisalas högteknologiska produkter hör bl a ett aggregat som mäter temperaturen, lufttrycket och -fuktigheten och som används t ex för att säkerställa kvaliteten inom processindustrin.

Högteknologiska produkter

För att bli en effektiv kommunikationskanal krävs i regel att utrustningen fungerar och att personalen kan använda programvaran. Fortbildning ger beredskap att använda programmen på ett säkert sätt. I företag som Vaisalas är datasäkerheten väsentlig och därför har t ex alla laptops som bärs ut ur huset en krypterad hårdskiva.

Högteknologin är en väsentlig del av Vaisalas produkter. Företaget tillverkar mätinstrument och -system med vars hjälp man kan följa upp väderförhållandena och föret samt förhållandena i de olika industrianläggningarna. Vaisalas produkter och tjänster ger kunderna möjlighet att bättre förstå sin miljö vilket återspeglas direkt på arbetssäkerheten och produktiviteten. Typiska tillämpningar är systemen som utvecklats för uppföljning av vägvädret och vägunderhållet.

Vaisala deltar i ett projekt som pågår till 2016 och vars mål är att minska halkolyckorna vintertid genom att informera dem som i jobbet rör sig utomhus om kommande halt före. Projektet förverkligas i samarbete med meteorologiska institutet, Arbetshälsoinstitutet och Posten. För projektet levererar Vaisala två mätinstrument med vilka man kan följa med halkan på lättrafiklederna.

Tilläggsinformation

Työmatkatapaturmien vähentäminen kelivaroitusmallia kehittämällä, www.tsr.fi> sök på nr 113066