Ungdomar vill trivas och få respons på jobbet

Tea Kaikkonen och Anna Mali är första årets sommarpraktikanter på Fortums bokföringsenhet. 21-åriga Kaikkonen studerar skatterätt vid Tammerfors universitet och inleder på hösten sitt tredje studieår. Mali är 24 år och studerar för fjärde året redovisning vid Aalto-universitetet.

Båda har flera års erfarenhet av arbetslivet från tidigare sommarjobb och har jobbat en sommar inom sin egen bransch. Nu har de båda jobbat en månad i huset och är nöjda med att ha fått jobb i ett stort företag.

För mig har det blivit mycket nytt och mycket inskolning, säger Kaikkonen.

Ett stort internationellt företag använder många program som man inte lär sig i en handvändning. Universitetsstudierna ger inte heller beredskap för alla tänkbara program och system.

– Det behövs ännu mer inskolning, eftersom det tar litet tid att lära sig använda t ex ett nytt redovisningsprogam, säger Mali.

Grundlig inskolning

För närvarande får ungdomarna inskolning i sina uppgifter och husets rutiner av flera sakkunniga.

– Vi har fått egna ansvarsområden och för varje delområde finns det en person som har hand om inskolningen och som är expert på just sitt område, säger Kaikkonen.

Varje dag får vi några timmars inskolning för respektive område, resten av tiden lär vi oss på egen hand eller börjar bekanta oss med något annat delområde.  Alla praktikanter deltog dessutom i den s k sommarpraktikantdagen där de fick lära sig basfakta om företaget och i mindre grupper fördjupa sig i olika frågor.

– Det var en fin dag då man lärde känna de andra sommarjobbarna. Firman är så stor att man antagligen annars inte hade fått träffa dem, säger Mali.

Att jobba i ett multifunktionellt kontor

Fortums nya kontor vid Kägelviken i Esbo är ett modernt multifunktionellt kontor. Husets sju våningar har en sammanlagd våningsyta om 14 500 m². Här finns öppna ytor för projekt- och kreativt arbete men också områden som man kan dra sig tillbaka till då man vill jobba koncentrerat i lugn och ro.  Alla arbetstagare anvisas ett eget våningsplan, men i övrigt får man varje dag välja var man sitter. Smartboarden på väggen visar var personalen för stunden rör sig eller jobbar. Flexibla arbetstider och möjligheten att jobba på distans hör till husets standardrutiner.

Vid varje arbetsställe finns det ett elektriskt höj- och sänkbart skrivbord, en stol, datoruppkoppling och två stora datorskärmar. Arbetstagarna sitter inte nödvändigtvis tillsammans teamvis eller ens i närheten av sin chef utan finns utspridda på olika håll i byggnaden. Det finns till och med sådana som väljer att jobbar i caféet. Ungdomarna kan hålla kontakt med de andra sommarjobbarna via 365-office, skype, e-post, telefon eller det sociala nätverket Yammer.

De nyanställda har inte någon särskild mentor, men de vet vem de kan fråga och vem som vid behov kan hjälpa dem. Efter sommaren kommer man ändå att se över dessa rutiner.

Inskolningen anpassas till den nya arbetskulturen

Team Coordinator Riitta Penttinen är 36 år och har jobbat sju år på Fortums ekonomienhet. Hon är teamledarens högra hand och deltar i inskolningen av nyanställda. Riitta deltar i ett projekt som ska utveckla inskolningsprocessen.

– Fört närvarande fungerar alltid de som har den bästa möjliga kunskapen, uppfattningen och erfarenheten av respektive delområde som inskolare. Nu är tanken att varje nyanställd ska få en egen mentor som den nyanställda alltid kan vända sig till och be om hjälp av, säger Penttinen.

– Eftersom teammedlemmarna kan jobba på olika håll i huset tar det sin tid innan man som nyanställd lärt känna allesamman. Vi tror att det kanske blir enklare om den nyanställda får sitta nära någon som kan svara på eventuella enkla frågor och som kan hjälpa till med vardagsrutinerna, t ex hur man hittar till personalmatsalen.

Penttinen säger att detta tidigare var praxis i firman. Men då teamen på den tiden satt samlade och hade fasta arbetsställen tyckte man att det inte behövdes särskilda mentorer. Teamen var sammansvetsade och personalomsättningen låg.

– När både utrymmena och rutinerna nu är nya är det dags att finslipa inskolningsrutinerna.

Anastasia Otsonen (32) är huvudbokförare och huvudförtroendeman. Hon tycker att det finns orsak att utveckla inskolningsrutinerna, men säger att det också finns mycket som talar för nuvarande praxis.

– Vad gör man om rutinerna och personkemin mellan inskolare och nyanställd inte stämmer och det bara finns en inskolare? Därför är det motiverat att det finns flera inskolare så att den nyanställda får en bredare bild av företaget och av vad kollegerna sysslar med. Nu ser vi fram emot en ny praxis där inskolarna är fler och där varje nyanställd dessutom får en egen mentor.

Anastasia Ostonen 32, har jobbat fem år som huvudbokförare och huvudförtroendeman hos Fortum. I bagaget har hon en dubbelexamen, dvs hon är både student och merkonom. Då hon studerade företagsekonomi vid Laurea vann hon första priset i en tävling och fick möjlighet att under ett år studera vid Cambridge.

En satsning på inskolningen ger mycket nytta

Hos Fortum omfattar inskolningen för sommarjobbare och de nyanställda annat än inskolningen som ges åt nyanställda som redan har arbetserfarenhet.

– Vi reserverar mer tid för inskolningen av unga, säger Riitta Penttinen. Det tar tid att tillsammans gå igenom alla system, program och rutiner. Inget får tas som självklart utan man ska ta det säkra för det osäkra och lära ut alla detaljer och förklara varför något ska göras på ett visst sätt. Det finns så många system och progrann att man inte kan lära ut dem i skolan tillräckligt väl.

Penttinen säger att det också är viktigt att personalen förstår sig på mer omfattande processer. Då man på djupet förklarar de bakomliggande orsakerna får arbetstagaren en chans att förstå detaljerna som bildar den större helheten. Det underlättar inlärningen och det framtida arbetet.

– Om den nyanställda har arbetserfarenhet från tidigare jobb kan man räkna med att personen också har vissa kunskaper. Styrkan hos de unga är deras förmåga att snabbt ta till sig nya saker. Dagens unga är inte blyga, men det är kanske också en fråga om personlighet. Det finns de som tillsammans funderar över någon fråga och som inte drar sig för att fråga om de känner sig osäkra. De har ett bra grepp på jobbet, resonerar Penttinen.

Anastasia Ostonen säger att de nyanställda också fått höra om Fortums kommunikationsmetoder och code of conduct.

Det är viktigt att känna sitt ansvar och sina rättigheter, framhåller hon.

– På den punkten är det stor skillnad mellan nyanställda och de gamla rävarna. Den som hängt med länge i arbetslivet känner till sitt arbetsavtal och sitt kollektivavtal och förstår skillnaderna mellan olika arbetsplatskulturer. Som ny på arbetsmarknaden känner man inte nödvändigtvis till sina rättigheter eller vad dessa rättigheter bygger på. Därför måste man informera om den bakomliggande lagstiftningen och om branschernas kollektivavtal.

– Både ungdomarna och de rutinerade nyanställda ger arbetsgemenskapen ny dynamik och energi som t ex kan gälla hur vissa rutiner kunde förnyas. På den här punkten kan ungdomarnas input vara mycket positiv, säger Ostonen.

Tea Kaikkonens och Anna Malis intresse för handelsbranschen beror på att studierna ger så många möjligheter.

Hur säkerställer man orken?

Under sommarlovet jobbar de och på vintern studerar de flitigt. Kaikkonen säger att den goda atmosfären på arbetsplatsen och den fina arbetsgemenskapen gör det lättare att ändå orka.

– Det är viktigt att skilja mellan arbete och fritid. Visst är det ibland tungt att orka plugga men vid universitetet kan man ändå lägga upp sina studier så att det inte blir för många kurser på en gång. Nästan dagligen tar jag en tur via gymmet och det är en god motvikt till arbetet och studierna. Men det gäller naturligtvis att ha rätt attityd: på jobbet måste det också finnas tid för gemensamma fikapauser där man kan snacka om allt mellan himmel och jord.

Mali går också ofta till gymmet och spelar dessutom basket.

– I fjol tog jag nog på mig för mycket. Jag jobbade deltid, fixade undan flera tenter och tränade dessutom för fullt. Jag märkte att det blev för mycket. Jag klarade det ändå, eftersom jag visste att situationen bara var temporär.

Också Anastasia Ostonen vet hur det känns när arbetsbördan blir för stor.

– Som yngre klarade jag inte av att säga nej och det ledde till att jag hela tiden fick nya uppgifter. Jag funderade över om det var jag som var trög, hade svårt att lära mig eller om jag annars bara hade svårt att komma tillrätta. Det tar tid att lära sig var de egna gränserna går.

Hjälp vid utmattningssymptom

Fortums anställda får stöd av sina chefer och har tillgång till utvidgad företagshälsovård. Dessutom hjälper naturligtvis arbetarskyddsfullmäktige och förtroendemannen om det blir problem på jobbet eller man börjar känna sig utbränd.

– Företagsläkaren finns i huset varje dag och själv gör jag mitt yttersta för att tröskeln för att kontakta förtroendemannen ska vara så låg som möjlig. Jag vill vara med i det dagliga arbetet och inte bara stöda kollegerna då det krisat till någonstans, förklarar Ostonen.

– Om det börjar viskas i korridorerna om något som gäller arbetsförhållandena ser jag det som min uppgift att som förtroendeman finnas på plats så att vi kan ta oss an problemet i tid. Först försöker vi hitta en lösning genom förhandlingar. Vid behov för jag sedan ärendet vidare till arbetarskyddskommissionen.

Ostonen förargar sig över att man på arbetsplatserna alltför sällan vänder sig till förtroendemannen. Mänskorna försöker tappert komma tillrätta på egen hand fastän det finns hjälp att få.

– Jag får en chans att hjälpa först i det skede då situationen blivit övermäktig. Förtroende-mannen är ändå en stark aktör då det gäller att utveckla arbetshälsan. Fastän jag inte är förtroendeman på heltid får jag ändå använda så mycket arbetstid som behövs för att sköta den uppgiften.

– Vi samarbetar aktivt med arbetarskyddet för att främja arbetshälsan och vi har många möjligheter att påverka den. Vi kan ta hjälp av arbetspsykologen och får också mycket information av facket. För att jag ska kunna förhandla med experter i krävande uppgifter måste jag känna till lagstiftningen, kollektivavtalet och vid behov ha möjlighet att konsultera sakkunniga. Att omsorgsfullt förbereda sig är en förutsättning för att förhandlingarna ska lyckas.

– Allt kan vi ändå inte upptäcka. Från arbetsgivarens sida är vi redo att göra mycket men ansvaret vilar ändå på den enskilde arbetstagaren. Om hen inte för fram sina problem så hjälper det inte att vi har våra känselspröten ute, vi vet inte alltid hur det står till med den enskilda arbetstagaren.

Då det gäller att stöda den enskilda arbetstagaren erbjuder firman ett gym, motionsgrupper, motions- och kultursedlar. Dessutom gör man varje år upp en strategi för arbetshälsa och välbefinnande.

– Arbetsgivaren förstår nog att jobbet blir bättre skött om personalen är motiverad och mål bra både fysiskt och psykiskt, sammanfattar Ostonen.