DNA satsar på mänskorna

– Vi vill bli kända som en toppen arbetsplats, sammanfattar DNA:s personaldirektör Marko Rissanen.

Och detta är inte teori eller tomt prat för gallerierna, utan en av bolagets fyra strategiska målsättningar. DNA har utvecklat sin företagskultur systematiskt och långsiktigt i flera år.

Att man lyckats i sina strävanden visar också att DNA placerade sig på andra plats i Great Place to Work jämförelsen i kategorin stora företag.

Innerst inne är frågan hur var och en klarar av att få arbete och fritid att gå ihop.

– Hos oss får arbetstagarna påverka. Vi har försökt skapa ett humant ledarskap som på riktigt bryr sig om den enskilda individen.

Detta är DNA:s mjuka värderingar.

– Med hårda värderingar avses att de uppställda målen ska uppnås, betonar Rissanen.

Tillsammans strävar vi mot gemensamma mål

– Att det är fritt fram att välja hur man jobbar förutsätter att var och en har klart för sig vilka målen är. Då står inte de mjuka och hårda värdena i strid med varann.

För att helheten ska fungera måste hela personalen, förmännen, mellancheferna och ledningen samarbeta.

– Samarbetet ska vara öppet, fortgående och interaktivt. Då man öppet kan tala om problemen vågar man också i tid ta upp förändringar så att de inte kommer som en överraskning för personalen.

Hos DNA strävar man till att engagera hela personalen i förändringar och förnyelser. Så gjorde man också då det nya huvudkontoret planerades. Placeringen valdes utgående från arbetstagarnas möjligheter att ta sig till jobbet. Till Kottby kan man ta sig med tåg, buss, cykel eller egen bil och det finns också tillräckligt parkeringsplatser.

I DNA:s hus finns 600 arbetsställen och där jobbar ca 850 personer.  Inte ens den högsta ledningen har ändå egna arbetsbord.

– Vi skapade olika områden och utrymmen för olika arbetssituationer och uppgifter – och för olika slags arbetstagare. Samma koncept har tillämpats på alla våra 17 verksamhetsställen runt om i Finland.

Målsättningen är att jobbet ska vara okomplicerat  

Ungefär hälften av DNA:s personal omfattas av det som kallas okomplicerat arbete. De kan själv välja var de jobbar och behöver inte ens komma överens om det med sin närmaste förman.

– Modellen bygger på principen frihet under ansvar. Det kräver att arbetstagarna också har starka självledaregenskaper och kan hålla sig inom rimliga gränser.

Till förmannens viktigaste uppgifter hör att övervaka att alla håller sig inom det som är rimligt. Hur utförs arbetet, hurudana resultat uppnår man och hur orkar personalen.

Kollegernas roll är viktig för samhörigheten men också med tanke på arbetets kvalitet och arbetsmängden. Om någon upptäcker oroväckande signaler ingriper man i situationen.

Det finns fyra teser som personaldirektör Marko Rissanen tror på: frihet – att frigöra arbetet så att arbetstagaren på riktigt själv kan fatta sina beslut – en god arbetsmiljö, intressanta uppgifter och utveckling av ledarskapet.

– Då grunden är stabil är det lätt att utföra nya uppgifter.

DNA har också ökat flexibiliteten för dem som inte utför s k okomplicerat arbetet. Möjligheten att jobba på distans ges också dem som sysslar med kundtjänst.

– Distansarbete passar i själva verket utmärkt för just kundtjänstuppgifter. Under resans gång har vi själv lärt oss att många inrotade tankemönster numer hör hemma på soptippen. Vi vill upprätthålla en experimentell kultur där vi ifrågasätter gamla rutiner och modigt testar nya idéer.

Frihet, ansvar, förtroende

Marko Rissanen betonar att distansarbetet inte är ett självändamål. Det väsentliga är att man själv får välja.

– I många organisationer är man rädd att mänskorna försvinner då de jobbar på distans. Men om förutsättningarna är i skick vill merparten ändå jobba i gemensamma utrymmen. Rätt snart stabiliserades distansarbetet på nivån ca två dagar per vecka. Men visst varierar uppgifterna och det finns också dåliga exempel men det viktigaste är att ha målet klart framför sig. Jag upplever att detta är en fråga om ledarskap.

Marko Rissanen ger ett eget exempel på attityden till arbetet.

– Mitt team är kanske alltför självgående. Ett utmärkt exempel på attityden till att jobba tillsammans är ändå ett möte där en av deltagarna sade att hen inte riktigt kommer tillrätta med alla sina uppgifter. Innan jag hunnit säga något alls hade två kolleger frågat vad de kunde hjälpa till med.

Frihet, ansvar, förtroende och flexibla rutiner över hela linjen, sammanfattar personaldirektören förutsättningarna för att lyckas.

– Man måste hålla i minnet att arbetet bara är en del av livet. Det ska vara balans mellan arbete och fritid. Om du jobbar 15 timmar per dag blir förvandlas du till en utförare. Då är du inte längre innovativ, kreativ och effektiv – du bara presterar.

En familjevänlig arbetsplats

DNA deltar sedan 2015 i Väestöliittos program för familjevänliga arbetsplatser och utsågs som första börsnoterade bolaget i Finland till Familjevänlig arbetsplats.  Som en del av  projektet grunnade en av de våra över hur man kunde beakta äldre arbetstagare bättre och föreslog att vi skulle införa ”barnbarnsledigt”.

Alla DNA-anställda som får barnbarn har numera rätt till en vecka betald ledighet.

– Här var vi verkliga föregångare, men jag var ändå förvånad över hur mycket uppmärksamhet detta fick. Det viktigaste är ändå hur hela vårt gäng uppskattar detta.

Försäljningsassistent Tarja Nyländen är mormor och fick sitt femte barnbarn i höstas. Då man hos DNA lanserade barnbarnsledigt tipsade hon på skoj sin dotter om detta. Hon visste att dotterns snart tvååriga första barn i något skede skulle få en lillasyster eller –bror. Svaret kom omgående: sen på hösten.

–Dotterns familj har haft stor hjälp av mig, jag tog mina mormorsuppgifter på allvar.

Kollegerna förhöll sig verkligt uppmuntrande. Vi kom överens om hur jobbet skulle skötas fastän babyn valde att komma litet för tidigt.

– Jag sköter mycket av mitt arbete för hand hemifrån. Försäljningsteamet är utspritt över hela landet och vi håller kontakt via skype.

I fråga om distansarbete medger den effektiva försäljningsassistenten att hon är en total kappvändare.

– Förr sade jag alltid att jag vill jobba på kontoret och inte blanda ihop arbete och fritid.

Då sonen började studera inredde Tarja hans rum till arbetsrum åt sig själv och är nöjd med att nu kunna jobba hemifrån.

En smältdegel för all slags kompetens

– Hos DNA finns det en massa uppgifter av olika slag. Det gäller att hela tiden fundera ut metoder och sätt att nå ut till olika potentiella arbetstagare. Vi har minst 150 olika yrkesbeteckningar. Samma metoder fungerar inte för alla och världen förändras ständigt, säger Marko Rissanen.

Hos DNA sysselsätter bara kundservicen ca 500 personer så det gäller hela tiden att hitta kompetent personal i hela landet. För rekryteringen är det väsentligt att bygga upp en god och intressant bild av företaget som arbetsgivare.

– Ständigt och i allt högre grad väljer arbetstagarna arbetsgivare och inte tvärtom. Det märks redan tydligt.

I Finland finns det helt enkelt inte så många kompetenta personer att de skulle räcka till för alla uppgifter. Det här gäller särskilt för digitaliseringsrealterade arbetsplatser. Konkurrensen om specialisterna sker nu redan över branschgränserna.

– Det samma gäller för IT, marknadsföring och många andra uppgifter. Konkurrensen om de duktiga arbetstagare är hård och man måste hitta de rätta rekryteringskanalerna.

Vilka rekryteringskanaler DNA väljer varierar från fall till fall. Bolaget utnyttjar bland annat sina egna nätverk,  sociala medier och rekryteringsbolag. Dessutom samarbetar man med läroanstalterna och gör kampanjer. En viktig kanal är de anställdas egna kontakter och intressentgrupper. I ett bolag av DNA:s storlek sker det också en hel del interna jobbyten.

– I min organisation finns ett tvåmanna rekryteringsteam och dessutom samarbetar vi med flera parter.

För direktrekrytering väljer vi alltid en samarbetspart och rekryteringen av försäljnings- och kundtjänspersonalen sker också i samarbete.

Årligen görs mer än etthundra rekryteringar till mycket varierande uppgifter. DNA:s rekryterings-process är noga definierad och vid behov kan man avancera snabbt.

– Under min karriär har jag märkt att särskilt vissa proffs försvinner till andra uppgifter om du inte är tillräckligt snabb.

Hos DNA funderar man över och utvecklar olika traineemodeller och ger personalen möjlighet att växa med sin uppgift.

– Många jobb inom operatorbusinessen måste man lära sig i praktiken. Ett tema är att arbetsgivaren inte söker arbetstagare utan att det är teamet som söker en jobbkompis. Men det här fungerar inte nödvändigtvis i alla situationer.

Rissanen anser att det är viktigt att varje sökande får ett svar.

– Vi talar ju om mänskor som har visat intresse för oss och fastän de inte valts till just den nu aktuella uppgiften kan ju situationen förändras.

Jämlikhet och sunt förnuft

Hos DNA försöker man gå in för jämlikhet över hela linjen och bolaget är bland annat medlem av företagsansvarsnätverket FIBS.

– Jämlikheten har hos oss förankrats så djupt hos ledningen och i hela kulturen att den borde förverkligas av sig själv. Great Place to Work –undersökningen visar också att vår styrka var jämställdhet, könsneutralitet och nolltolerans i fråga om osakligt beteende och bemötande. Det godkänns inte och man ingriper omedelbart.

Rissanen förundrar sig över trenden att företagen inte vill anställa äldre personer.

– Det är ju dom som lämnat småbarnsåren bakom sig, som har kompetens och erfarenhet och ofta är starkt motiverade. Det här är något vi också måste fästa mer uppmärksamhet vid.

Förändringarna i världen anser personaldirektören vara den största utmaningen i hans arbete.

– Men det är också det mest premierande. Det känns fint att få jobba i ett företag som vill vara en utmärkt arbetsplats. Ju bättre personalen mår desto mer ger de mig.

Rissanen anser det självklart att också själv måste utvecklas.

– Just nu har jag en extern coach som sparrar mig på tre områden av vilka ett är att trygga de egna orken.

Identitetens väktare

Alla DNA-kunder, arbetstagare och konsulter har en egen identitet som det gäller att bevara och slå vakt om. Systemexperten Micke Rantanen sköter frågor som gäller identitet och tillgång till uppgifter.

– Jag jobbar i kärnteamet som består av en förman och tre personer. Mitt jobb är att administrera och främja samarbetet med våra samarbetspartners

Rantanen säger att han är mycket äregirig.

– Jag får göra sådant där jag kan utveckla mig själv. Jag har en bra chef som stöder mig.

Det är inte brist på förändringar och utmaningar i branschen, men passivt arbete intresserar inte heller Rantanen.

– Jag är en öppen mänska och tror på att man ska kunna tala också om sådant som är besvärligt.

Rantanen deltar också i DNA Café –verksamheten som leds av en samarbetspart. Inom ramen för konceptet utses en stödperson för teamen som ska sparras. Rantanen är en av dessa sparringpartners.

– Team som av någon anledning haft svagt resultat kan delta i DNA Café –verksamheten. Det kan vara svårt att rätta till den egna verksamheten, eftersom den innersta orsaken till problemen kanske hamnat i skymundan.

DNA Cafés verksamhet bygger på att man ställer de rätta frågorna.

– Jag säger inte hur teamet borde fungera eller vad de gör fel. Däremot stöder jag dem och försöker ställa frågor som hjälper dem att själv få grepp om vad som går fel.

Ett förbund mellan kreativitet och teknik

Planerare Anni Lemettinen kom till DNA för ett drygt år sedan. Hon jobbar i online –utvecklingsteamet med att göra designuppgifter för nättjänsten.

– Rekryteraren kontaktade mig via Linkedin. Jag blev intresserad och har varit supernöjd med mitt val.

Lemettinen har tidigare gjort utvecklingsarbete på den tekniska sidan. Nu får hon ge utlopp för sin kreativa sida.

– Vårt team har nio medlemmar. Vi utvecklar tjänster på basis av den kundrespons vi får. Vi planerar, undersöker och intervjuar. Det är intressant att få hoppa in i kundens stövlar och att se på världen från deras perspektiv.

Lemettinens team försöker hitta bästa möjliga lösning på kundens problem i ett så tidigt skede som möjligt.

– Då vi börjar vet vi inte vad det ska bli. Den centrala frågan är att hitta en behändig lösning för kunden, en lösning som beaktar också de bakomliggande systemen. Det finns stor efterfrågan på våra tjänster, eftersom det hela tiden blir allt viktigare att också beakta kundens åsikter och erfarenheter.

Lemettinen är förvånad över hur positivt och förtroendefullt relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare är hos DNA.

Proffs på kundservice

I nästan sju år har Kalle Jokinen varit servicerådgivare i DNA:s kundtjänst som är avsedd för konsumenter.

– Jag sökte sommarjobb, allt löpte bra och jag gillade jobbet och nu har jag hängt kvar här ganska länge.

Telefontjänsten som tar emot felanmälningar, ger råd och handledning i alla möjliga frågor. Principen är att vad än som kommer emot så ska det skötas. Utvecklingsförslagen förmedlas snabbt vidare till rätt person.

– Arbetet känns fortsättningsvis meningsfullt för vad som helst kan hända. Vi utreder situationer, kommer överens om betalningstider, utreder räkningar, funderar vad som skulle vara en lämplig telefon för kunden.

Det bästa med kundservicen är då man känner att man lyckats och kunden på riktigt är nöjd. Mer utmanande är problemen som inte kan åtgärdas. Ibland blir vi bara tvungna att rekommendera en annan operatör, t ex på grund av täckningen på ett enskilt område inte räcker till.

– Jag har alltid varit intresserad av geotekniska problem så det är inte så konstigt att jag landade här.

Det är lätt att jobba för DNA, tycker Jokinen.

– Jag kan jobba hemifrån, andan är bra så vanligtvis lyckas det om man vill byta arbetsskift med en kollega. Vanligtvis får man det så som önskat sig.

Kalle Jokinen har också deltagit i utvecklingsarbetet.

– Här i huset får man vara med om allt möjligt om man bara vill. Jag var t ex med i gruppen som planerade premieringsmodellen för2018. I mindre grupper kläckte vi idéer för en premieringsmodell och skickade ut dem för kommentarer. Sedan fattade ledningen beslut på basis av våra förslag. Nog får man sin röst hörd alltid.