Röd flagg och beröm

Mjukvarubolaget Geniem sysselsätter 54 mjukvaruproffs av vilka de flesta är män. Rekryteringstakten har varit snabb eftersom personalstyrkan för några år sedan var bara 23.

I firmans kulturteam diskuterar HR-chefen Essi Wäck, projektchefen Jani Mäkelä och web-utvecklaren Visa Hakkarainen arbetshälsa. I fjol bildade man särskilda kundrelationsteam och satsade särskilt på att undanröja hinder för arbetsglädjen. De små grupperna skapar kontinuitet i arbetet, vilket behövs eftersom projekten hela tiden varierar.

– Vi lärde känna varandra och våra styrkor och svagheter bättre. Då man på fritiden t ex går ut och äta tillsammans lär man känna sina teammedlemmar och det bildas en kompisrelation. På så sätt blir det också lättare att visa förståelse och tolerans i jobbet om man får höra att någon har det kämpigt på hemmafronten, förklarar Mäkelä.

Samtidigt blir man bättre på att känna igen olika varningssignaler. Man vet hur man ska fråga var skon klämmer eller om kollegan behöver hjälp.

Om jag märker att någon inte längre kan skilja mellan arbete och fritid uppmanar jag hen att inte ta med sig laptoppen hem över veckoslutet, säger Wäck.

Med alla kanaler öppna    

Den starka Slack -kulturen har ofta visat sin styrka. Den molnbaserade snabbmeddelande-appen har en särskild kanal som används för allmän information. På kanalen har man också  diskuterat personalens ork. För spel, musik, filmer, after work och sport finns också egna forum och Geniem har till och med en egen kanal för dem som vill diskutera vardagsproblemen man möter i en småbarnsfamilj.

På det här sättet händer det att man också diskuterar med sådana kolleger som man annars inte har så mycket gemensamt med, förklarar Essi Wäck.

Då en kollega berättade om sin utbrändhet och depression tog också andra mod till sig. Numera är det lätt att hitta kamratstöd. Jani Mäkelä tycker att man måste kunna tala öppet med varann. Ingen ska behöva skämmas över eventuella mentala problem.

Inom bolaget använder man aktivt en metod vars spelregler alla känner till.

– Om man märker att en kollega eller ett projekt av en eller annan orsak seglar i motvind måste man visa röd flagg. Alla är skyldiga att göra en anmälning, förklarar Wäck.

Man får också själv vifta med den röda flaggan. Det gjorde Hakkarainen en gång då det kändes som om han på allvar kört fast och inte visste hur han skulle komma vidare.

– Då fick jag hjälp av några kolleger och tillsammans rodde vi projektet i hamn. Ibland finns det en väldigt enkel lösning fastän man inte själv ser den. Då räcker det att någon annan ser på problemet med ”friska” ögon. I stället för att man själv i tysthet kämpar med problemet i en vecka kan man tillsammans hitta ett sätt att lösa problemet i ett nafs.

Om man ser röd flagg på något bordshörn går vi igenom arbetsuppgifterna grundligt. Vi diskuterar, omorganiserar och prioriterar. Detta är viktigt, säger Wäck, för att inte problemet ska inverka negativt på kunden och övriga arbetstagare.

Företagshälsovården är också inkopplad.

– Företagsläkaren och –hälsovårdaren vet hur viktigt det är med förebyggande verksamhet.

I den heltäckande företagshälsovården ingår arbetshandledning, psykolog- och psyko-terapeuttjänster och t o m möjlighet till parterapi. Det finns en massa former av hjälp att få.

Just nu kartlägger man vilka de viktigaste faktorerna som påverkar personalens motivation är.

– Detta är en ny infallsvinkel. Nu kan vi få uppriktig respons om hur personalen på riktigt orkar och vilka frågor som är viktiga för dem, säger Visa Hakkarainen.

Det lönar sig att vara förutseende

Mehiläinens referensmaterial som är uppdelat enligt bransch visar att de vanligaste orsakerna till att arbetstagare inom IT-branschen blir sjukskrivna är olika psykiska symtom och –sjukdomar.

Den som utför hektiskt hjärnarbete under tidspress måste komma ihåg att ge hjärnan tid att återhämta sig. Vardagsstressen behöver en motvikt. Hos Geniem använder alla en dag i månaden för något annat än sina normala arbetsuppgifter Arbetsgivaren ger också personalen tillfälle att få prova olika motionsformer.

Essi Wäck efterlyser en positivare vinkling på diskussionen om mental hälsa. Hon säger att man måste fokusera mer på det förebyggande arbetet.

– Man borde satsa mer på att hitta metoder med vilka man kan upprätthålla en god mental hälsa i stället för att koncentrera sig på problemen som redan finns.

Att slå vakt om den mentala hälsan är också ett trumfkort då företaget rekryterar. Wäck tror ändå att varje IT -arbetsplats är bra på detta, eftersom konkurrensen om kunnig arbetskraft är hård.

– På senare tid har man i andra branscher börjat ta modell av hur man i IT –branschen tar han d om sin persona.

Lyssna och var lyhörd

Hur utbildar och instruerar Geniem sin personal i fråga om främjande av psykhälsan?

– Vi satsar mycket på sparring, coachning och föreläsningar som tar upp empatiska arbetsrutiner, arbetshantering, motivationsfaktorer, prioritering och självstyrning. Arbetstagarna får själv välja tema, svarar Wäck.

Hakkarainen och Mäkelä är nöjda med föreläsningarna. Det känns bra att det ibland kommer någon extern sakkunnig som kan berätta vad man kan och vad som lönar sig att göra.

Vi är lyhörda för personalens önskemål.

– Om någon som varit sjukskriven länge återgår till arbetet fastän krafterna inte ännu riktigt räcker till för hektiskt projektarbete försöker vi hitta några lättare uppgifter, säger Wäck.

En gång per år reser hela personalen utomlands på en vecka.

– På resan lär vi oss mer om våra redskap, dvs jobbar aktivt med intern utveckling. Det viktigaste är, säger Mäkelä, att vi är tillsammans en hel vecka.

Täcker nyttan kostnaderna för resan?

– Absolut, försäkrar Essi Wäck.

Efter varje resa har samhörigheten blivit bättre och utlandsveckan är särskilt viktigt för de nyanställda.

Olikheten är en styrka

Men hur skapar man ett lyckligt jobb? Wäck radar upp en mängd faktorer som ligger till grund för arbetslyckan hos Geniems anställda:

– Förtroende: arbetstagarna har förtroende för ledningen, ledningen litar på arbets-tagarna och arbetstagarna litar på varandra. Öppen kommunikation. Ärlighet: vi talar om problemen med deras rätta namn. Samarbete. Humor. Balans mellan arbete och fritid. Utmaningar som på rätt sätt sporrar arbetstagarna. Vi slår vakt om individens särart och uppskattar att vi inte alla är kopior av varandra.

Arbetsgivaren förhåller sig positivt till att personalen jobbar på distans och arbetstiden kan enkelt anpassas. Om inte projektets tidsram sätter hinder i vägen kan nattugglor eller morgonmänskor välja att jobba då det passar dem bäst. Det är också möjligt att smidigt övergå till deltidsarbete utan särskilda motiveringar.

Tack går alltid hem

Alla rutiner passar inte in på alla arbetsplatser, men det finns ett knep som fungerar överallt.

Essi Wäck anser att vi finländare borde lära oss att oftare ge positiv respons. Man lever länge på ett ”tack”. Geniems ledningsgrupp sänder varje vecka ett tackkort hem till någon anställd.

– Det är en liten men betydelsefull gest. Ett oväntat postkort som dimper ner genom brevinkastet brukar upplevas som något positivt, säger Visa Hakkarainen.

Naturligtvis finns det en egen Slack –kanal för beröm och tack.

– Då stannar berömmet inte vid bara ett tack och en klapp på axeln, utan framgången blir känd för alla, säger Jani Mäkelä.

Det är lätt att muntligt ge en ros åt den som förtjänat det. För det ändamålet reserveras tid under utlandsveckan och vid firmans julfest.

– Var och en får i tur och ordning stiga upp och tacka teamet eller en enskild kollega. Många har gjort det flera gånger. Detta har varit oförglömliga stunder, säger Wäck.