”Kulttuuri- ja tilanneherkkyys ovat tärkeitä työyhteisötaitoja”

Työyhteisöhaasteet ovat aika yleismaailmallisia. Usein ne liittyvät tavalla tai toisella tiedon kulkuun ja toistemme kohtaamiseen. Kyse on yleensä siitä, miten viestimme, ja miten viestit otetaan vastaan. Joissain kulttuureissa suomalainen suorapuheisuus voidaan kokea liiankin jyrkkänä.

Esimerkiksi aasialaisissa kulttuureissa kasvojen säilyttäminen on usein tärkeää. Kritiikkiä ei pidä antaa julkisesti muiden edessä.

– Kulttuuri- ja tilanneherkkyys ovat tärkeitä työyhteisötaitoja. Viime kädessä työhyvinvointi rakentuu kuitenkin kaikkialla samanlaisista elementeistä. Kaikki haluavat tulla kohdelluksi tasavertaisesti, kokea että heitä kuunnellaan ja tuntea, että heitä arvostetaan työyhteisön jäseninä.

Henkilöstön ohjeistaminen alati muuttuvissa olosuhteissa on myös vaatinut paljon.

Koronapandemia on Lindholmin mukaan kuormittanut ministeriön ja sen edustustojen henkilöstöä. Joissakin maissa koronarajoitukset ovat olleet erittäin tiukkoja ja pitkäkestoisia.

– Koronaan liittyvät terveysturvallisuustoimet ovat parin vuoden ajan vieneet leijonan osan työajastani. Minun tehtäväni on ollut tukea ennen muuta organisaatiomme esihenkilöitä. Henkilöstön ohjeistaminen alati muuttuvissa olosuhteissa on myös vaatinut paljon.

Pandemian aiheuttamat rajoitus- ja sulkutoimet ovat vaihdelleet paljon maasta toiseen. Ulkonaliikkumiskiellot, eristäminen ja palvelujen sulkeminen olivat joissain maissa arkea korona-aikaan.

– Joillekin työntekijöillemme tämä on merkinnyt elämistä pitkiäkin aikoja oman kotinsa vankina. Yksi tapa helpottaa työntekijöidemme paineita on ollut säännöllinen yhteydenpito.

Viime vuosina on satsattu työhyvinvoinnin kehittämiseen, ja tulokset ovat alkaneet näkyä.

Ulkoministeriössä on korona-aikana otettu käyttöön ennaltaehkäisevä mielen hyvinvoinnin palvelukokonaisuus: Mielen chat ja sparri -palvelu. Mielen chatissa etäpalvelun sairaanhoitajat tekevät lyhyen tilannekartoituksen ja varaavat ajan Mielen sparriin, jossa tukea tarjoaa psykologi tai psykoterapeutti.

Palvelun käyttötarve voi liittyä esimerkiksi ahdistuneisuuteen, uupumukseen, työpaineisiin tai henkilökohtaisen elämän haasteisiin. Mielen sparri on luottamuksellista palvelua, josta ei synny hoitosuhdetta. Työnantaja ei saa tietää, kuka palvelua on käyttänyt.

– Palvelua on käytetty aktiivisesti viime ja tänä vuonna. Se on saanut myönteistä palautetta matalan yhteydenottokynnyksensä vuoksi.

Ulkoministeriössä on viime vuosina satsattu työhyvinvoinnin kehittämiseen, ja tulokset ovat alkaneet näkyä. Lindholmin yksikköön on rekrytoitu hyvinvoinnin erityisasiantuntija. Ministeriössä on myös otettu käyttöön häirinnän nollatoleranssin verkkokurssi, joka on laadittu yhteistyössä Työterveyslaitoksen kanssa.

– Kurssin suorittamista suositellaan koko henkilöstölle. Esihenkilöille on lisäksi tarjolla varhaisen tuen ja puheeksi ottamisen valmennuksia.

Työn haastavin puoli on jatkuva riittämättömyyden tunne.

Palkitsevuus työssä tulee Lindholmin mukaan pienistä onnistumisista.

– Se on sitä, kun pystyy auttamaan ratkaisujen löytymistä arkisiin, vaikkapa työilmapiiriin tai työtehtävien järjestämiseen liittyviin, asioihin. Tärkeää on, että voimme yksikkönä yhdessä olla ylpeitä siitä, mitä saamme aikaiseksi.

Henkilöstöhallinto on Lindholmin mukaan paikka, jossa on ainainen kiire ja jossa työtehtävät kasautuvat.

– Työni haastavin puoli on jatkuva riittämättömyyden tunne. Kaikkeen ei aina pysty paneutumaan tarpeeksi syvällisesti eikä kaikkiin pyyntöihin ehdi reagoida riittävän nopeasti.

Lindholmin mukaan työssä ja elämässä yleensäkin pitää riittää se, että tekee parhaansa.

– Tehtävien listaaminen ja asioiden priorisointi ovat tärkeitä työkaluja työnteon hallinnassa. Kun listallaan pääsee eteenpäin työpäivän aikana ja saa muutaman rastin ruutuun, voi omaan panokseensa olla tyytyväinen, vaikka hommia jäisikin seuraavalle päivälle.

Hyvänä asiana ulkoministeriön uralla Lindholm pitää jatkuvaa työssä oppimista ja mahdollisuutta kehittyä.

– Ihmiset tulevat ja menevät koko ajan. Se tuo omat haasteensa, mutta takaa samalla, että ei ikinä jämähdä.

 

Christianin tyypillinen työpäivä

Klo 09.00 Palaveri henkilöstön kehittämistiimin vetäjän kanssa. Käymme läpi syksyn johtamiskoulutuksen sisältöä ja aikataulua.

Klo 11.00 Palaveri hallintopäällikön ja henkilöstöjohtajan kanssa henkilöstösuunnittelukysymyksistä.

Klo 12.00 Salaattilounas henkilöstöravintolassa yhdessä työkavereiden kanssa.

Klo 13.00 Valmiustoimi­kunnan kokous kriisi- ja valmius­asioiden tiimoilta.

Klo 14.00 Yksikön sisäinen suunnittelupalaveri hybridityön toteuttamisesta. Palaverissa pohditaan, miten saadaan suurin hyöty irti yhteisistä läsnätyöpäivistä.

Klo 15.00 Esihenkilökahvit, joka on vapaamuotoinen keskustelu- ja vertaistukitilaisuus esihenkilöille. Tilaisuudessa esihenkilöt vaihtavat kokemuksia johtamisesta.

Klo 16.30 Puran päivän meilejä ja vastailen niihin. Kollegoilta ministeriöstä ja maailmalta tulee paljon viestejä ja kysymyksiä, joihin ei ehdi työpäivän aikana vastaamaan.