En ny arbetskultur befriar arbetstagaren

Före coronatiden småputtrade arbetslivet av förändring, som genomfördes med dunder och brak i samband med coronarestriktionerna. Digitaliseringen hade gjort distansarbete möjligt inom många sektorer redan för flera år innan, men cheferna och ledarna var tveksamma: skulle arbetet bli gjort om folk stannade hemma? Ja, det blev det, och minst lika bra som tidigare.

Det konstaterades att distansarbete frigör tid och resurser för de anställda. Det var effektivare att arbeta hemma än på ett öppet kontor, som hade blivit allt vanligare på arbetsplatserna.

Det är viktigt att ta hänsyn till arbetstagarnas individuella behov och situationer för att underlätta balansen mellan arbete och fritid.

Bristen på sociala kontakter var ett problem till en början, men sedan började fördelarna med distansarbete i form av tid och koncentration att väga över nackdelarna. Det har blivit så populärt att arbeta i sitt eget hem eller till och med i stugan att man för tillfället funderar på hur man ska locka personal som gillar att arbeta på distans att komma tillbaka till arbetsplatsen.

I varje fall har arbetskulturen förändrats så mycket under de senaste coronaåren att det behövs en öppen diskussion mellan ledningen och personalen om för- och nackdelar med hybridarbete, snarare än att diktera regler för närvaro.

– Det är viktigt att ta hänsyn till arbetstagarnas individuella behov och situationer för att underlätta balansen mellan arbete och fritid. Om man försöker tvinga folk att komma till kontoret varje dag är det troligt att en del av dem kommer att byta jobb, säger Katriina Grönqvist på Great Place to Work.

Nya branscher börjar med distansarbete

Naturligtvis inverkar arbetets innehåll på om det överhuvudtaget är möjligt att arbeta på distans. Till exempel IT-organisationer distans- och hybridarbetade redan före coronatiden.

– Inom hälso- och sjukvårdsbranschen till exempel balanserar man för närvarande en hel del mellan distansarbete och arbete på arbetsplatsen, och funderar på vettiga gränser. Man måste också ta i beaktande kundernas möjligheter att sköta sina saker på nätet och hur informationssäkerheten sköts, säger Anu Järvensivu från Arbetshälsoinstitutet, som har studerat arbetslivet under lång tid.

En liknande uppdelning mellan distansarbete och arbete på plats kan göras inom många branscher.

Hon tillägger att till exempel kontrollrumsarbete innehåller uppgifter som kunde utföras på distans i stället för att befinna sig på plats, fram till den punkt där det är nödvändigt att ge vård på plats. En liknande uppdelning mellan distansarbete och arbete på plats kan göras inom många branscher som är vana vid att endast arbeta på plats, eftersom allt mer arbete kan utföras på distans i takt med att tekniken utvecklas.

– Ett litet jokerkort skulle kunna vara transportbranschen och trafiken. Ju mer självkörande eller fjärrstyrda fordon som introduceras på vägar, järnvägar och till och med i luften, desto mer distansarbete kan bli möjligt även inom dessa yrken”, säger Järvensivu.

Kollegor både här och där

Hybridarbete är en blandning av distansarbete och arbete på plats, så att den anställde kan dra nytta av de lugna morgnarna och den ostörda arbetsmiljön hemma och av kraften i gemenskapen och inspirationen från interaktionen på arbetsplatsen. Det ger frihet att välja den lämpligaste platsen och tidpunkten.

– Varför behöver du till exempel komma till arbetsplatsen bara för att kunna koppla upp dig på distans någon annanstans? Det är inte särskilt meningsfullt för experter att sitta på ett aktivitetsbaserat kontor med hörlurar på vid distansmöten. I sådana fall är det klokt att stanna hemma och arbeta på distans om man vill”, säger Järvensivu.

Arbetstiderna kan också ändras om man arbetar mer i egen takt.

Man kunde alltså dyka upp på ett möte vid behov och se om det finns personer på kontoret som man samarbetar med, till exempel för att främja ett visst projekt. Planering av nya saker och all slags idéproduktion är särskilt givande när man befinner sig i samma rum.

Arbetstiderna kan också ändras om man arbetar mer i egen takt. Det lönar sig dock för distans- och hybridarbetare att ta hänsyn till kollegor som till exempel måste vara på arbetsplatsen av arbetsrelaterade skäl. Det är också en realitet nuförtiden att människor som kommer till jobbet kan bli besvikna när det inte finns några kollegor på kontoret just den dagen.

– Även om du kunde vara hemma varje dag bör du fundera på om du borde vara på jobbet oftare för dina kollegors skull som arbetar på arbetsplatsen. Det borde åtminstone diskuteras, säger Järvensivu.

Begreppet arbetsgemenskap utvidgas

Till följd av hybridarbete förändras också arbetsgemenskapernas sammansättning, eftersom människor i allt högre grad tillhör flera olika arbetsgemenskaper som formas av olika utgångspunkter och har ett omfattande nätverk över företagsgränserna.

– Intressenter, liksom kunder, uppfattas alltmer som kollegor. Å andra sidan kan de anställda känna att de tillhör samma arbetsgemenskap som personer som arbetar på samma arbetsplats men har olika jobb, förklarar Järvensivu.

Arbetsförhållandena har blivit kortare, men karriärerna har förlängts.

I framtiden kommer arbetsgemenskapspaletten blandas om av den snabbt ökande mångfalden av förvärvsarbete, som i praktiken innebär allt annat än att man är anställd hos samma arbetsgivare under hela sin karriär.

Arbetsförhållandena har blivit kortare, men karriärerna har förlängts: unga människor byter jobb i snabb takt, medan pensionärer i andra ändan av spektrumet kan fortsätta att vara egenföretagare efter sitt ordinarie lönearbete. Människor kan ha många inkomstkällor, hyrd arbetskraft har blivit vanligare och allt fler anställda driver ett litet företag inom en annan bransch vid sidan av sitt eget arbete.

– Olika arbetsmönster och karriärer kommer säkert att öka. I Finland är vi vana vid att ha antingen lönearbete eller eget företag, men i framtiden kommer dessa att blandas. Då måste vi fundera på vem som ansvarar för vad, vems tid som används och vem som betalar för vad, säger Järvensivu.

Arbetsplatsen nu: integritet & socialt utrymme

Hybridarbete har redan börjat förändra utrymmena på arbetsplatserna. Planeringsarbetet kräver nytt tänkande och en gemensam vision för hela arbetsgemenskapen. En distansarbetare kanske inte ens behöver en egen arbetspunkt, eftersom människor kommer till arbetsplatsen framför allt för att träffa andra.

– När jag besökte vårt kontor i Tammerfors satt jag i kafferummet hela dagen och arbetade på min bärbara dator, för varför skulle jag gå till jobbet om jag inte var tillgänglig, säger Järvensivu.

Om man ville locka människor tillbaka till arbetsplatsen borde arbetsplatserna utformas så att de erbjuder något som inte finns därhemma.

Arbetsplatserna måste dock vara uppmärksamma på olika livssituationer, eftersom det finns människor som föredrar att arbeta på arbetsplatsen. Förutom sociala mötesplatser behövs det också lugna arbetsutrymmen, eftersom alla inte har möjlighet att arbeta i lugn och ro hemma. Ofta behöver till exempel de som har små barn hemma ett lugnt utrymme på arbetsplatsen.

Om man ville locka människor tillbaka till arbetsplatsen borde arbetsplatserna utformas så att de erbjuder något som inte finns därhemma. Vad sägs om ett biljardbord i fikarummet, en massagestol i pausrummet, ett gemensamt gym eller ett trendigt café? Man kan också dela lokaler med ett annat företag.

– I ett kontorshotell har företaget sina egna arbetsrum men delade mötes-, mat- och pausutrymmen med andra. Det är en plats där människor möts och där man kan skapa större attraktionskraft på arbetsplatsen och något som liknar ett helt nytt nätverk av expertis över företagsgränserna, säger Grönqvist.

Förtroende styr genom förändring

När de anställda får mer frihet att bestämma över ramen för sitt arbete måste arbetsgivaren kunna övergå från att vara kontrollerande till att lyssna och lita på dem.

– Förtroende är den viktigaste tillgången i en arbetsgemenskap. På de bästa arbetsplatserna utgår allt vi gör från ett starkt förtroende – förtroende för cheferna och förtroende för de anställda, säger Grönqvist.

En bra chef leder även med sin egen person och sitt eget exempel.

En bra chef ställer frågor och lyssnar på svaren. En bra chef leder även med sin egen person och sitt eget exempel. Om man till exempel uppmuntrar personalen till distansarbete, kanske borde även chefen tillåtas distansdagar. Eller om man minskar på egna arbetsutrymmen, kanske även chefen borde ibland jobba på ett gemensamt utrymme och träffa sina underordnade.

Grönqvist betonar att den viktigaste uppgiften för en chef eller en arbetsledare är att verkligen sätta den anställdes behov i centrum.

– Det tuffaste affärsbeslutet är att bry sig och ta hand om sina anställda. Då vill de ge sitt bästa för företaget.

Att ta hand om den anställde i ett hybridarbete

När det gäller hybridarbete måste chefen hålla mer systematisk kontakt med sitt team, som han eller hon inte träffar ansikte mot ansikte varje dag. Elektroniska frågeformulär underlättar uppföljningen, men räcker inte i sig. Ett veckomöte på tu man hand är ett bra sätt att följa upp den anställdes ork och framsteg i arbetsuppgifterna.

Chefen ska också få feedback på sitt eget arbete och stöd för att utveckla sig. Det är arbetsplatsens uppgift att ge mycket stöd och utbildningsmöjligheter till chefen, eftersom hans eller hennes roll är särskilt krävande och viktig just nu.

Man kan till exempel skicka ut frågeformulär till de anställda om chefsarbete, som de kan svara anonymt på.

– Man kan till exempel skicka ut frågeformulär till de anställda om chefsarbete, som de kan svara anonymt på. Man kan be om feedback, till exempel genom att fråga “vad har jag lyckats med och vad behöver jag förbättra”, föreslår Grönqvist.

Om något i den anställdes svar skapar oro är det värt att ingripa.