Du är varmt välkommen till oss

Den nya arbetstagaren kommer till arbetsplatsen med fjärilar i magen. Det finns en trevlig spänning och förväntan i luften. Det finns förstås också en del frågor: Undrar hurdan den här arbetsplatsen är? Hurdana är arbetskamraterna? Hur tas jag emot? Motsvarar arbetets innehåll löftena? Hur kommer jag att prestera?

Föregående vecka har den nya arbetstagaren fått ett informationspaket från arbetsplatsen på förhand, ett slags schema för den första veckan. Det innehåller de första dagarnas program och instruktioner för de första dagarna, till exempel vart man ska gå, när och vem som hämtar en. Informationspaketet innehåller också chefens och personalavdelningens kontaktuppgifter, om det skulle finnas några frågor.

Det första intrycket är viktigt.

Några dagar före den första arbetsdagen har den nya arbetstagaren kontrollerat några praktiska saker hos sin chef, till exempel om det finns en klädkod på arbetsplatsen och om arbetstagaren kan förbereda sig genom att bekanta sig med något material.

Det första intrycket är viktigt, tänker arbetstagaren och funderar på om hen kan ge en bra bild av sig själv. Eftersom allting är nytt, ställs självsäkerheten på prov i början. Förnuftet säger förstås att företaget ville ha arbetstagaren för detta arbete. När en människa står inför något nytt är det dock oftast känslorna som dominerar, inte rationellt tänkande.

Den nya arbetstagaren ser ett bekant ansikte från arbetsintervjun – hen har träffat sin nya chef redan vid arbetsintervjun: ”Varmt välkommen! Jag ska visa dig runt. Nu hämtar vi ett passerkort, ordnar e-postkonto och kaffe åt dig. Det känns jättefint att få dig med i vårt team!”

Chefen tar med den nya arbetstagaren till arbetslokalerna och presenterar de nya kollegorna. En kamrat med uppgift att vid sidan av chefen hjälpa till med praktiska frågor har utsetts för arbetstagaren i det egna teamet.

När de har hälsat på varandra och presenterat arbetskamraterna, visar chefen arbetsplatsen och ger en personlig arbetsdator till arbetstagaren. Det har kommit ett välkomstmeddelande via e-post med mer information om arbetsplatsen samt nödvändiga länkar och kontaktuppgifter. På företagets intranät finns noggranna anvisningar för dem som börjar arbeta, och den nya arbetstagaren börjar bekanta sig med dem.

Nu börjar det – och det verkar bra!

Arbetstagaren känner sig avslappad och energisk: nu börjar det – och det verkar bra! Under den följande veckan går man i lugn och ro igenom arbetsuppgifterna, hur de utförs och målen. Det första teammötet ska hållas följande dag.

Introduktörens perspektiv: var närvarande

Chefen vet att arbetstagarens engagemang börjar med det första mötet. Det är egentligen irrelevant hur många infopaket som ges till arbetstagaren om mötet mellan människor är kyligt.

En väsentlig del av introduktionen är hur väl man kan kommunicera till arbetstagaren att ”du är varmt välkommen till oss och vi har väntat på dig” – vem av oss skulle kunna satsa till hundra procent på en arbetsplats som inte ens verkar vara intresserad av arbetstagaren? Om man glömmer bort att berätta något om arbetet i början så kan detta åtgärdas senare, men hur kan man åtgärda att en människa under de första veckorna får känslan av att hon inte uppskattas?

I princip framskrider introduktionen alltid på samma sätt: Bekanta dig med organisationen och arbetskulturen. Lär känna dina arbetskamrater och ditt team. Bekanta dig med arbetsredskapen och befattningsbeskrivningen.

Chefen är medveten om sitt ansvar för en ny arbetstagares introduktion. På den här arbetsplatsen kan chefen dock ta hjälp av en handbok om stegen i en lyckad introduktion.

Chefen har träffat den nya arbetstagaren under rekryteringsprocessen och kunnat påverka valet.

Chefen ansvarar för att ta emot den nya arbetstagaren, ta arbetstagaren för att hämta arbetsredskap samt behövliga tillstånd och koder samt för att träffa teamet. Chefen ska också gå igenom arbetsuppgifterna och ställa upp mål. Chefen har träffat den nya arbetstagaren under rekryteringsprocessen och kunnat påverka valet.

I detta företag är det dock inte bara en person som ansvarar för introduktionen, utan hela teamet deltar. Dessutom skickar HR-avdelningen basinformation om anställningsförhållandet och arbetsplatsen till nya arbetstagare. Arbetstagaren som börjat i dag deltar i ett informationsmöte för nya anställda om cirka en månad. Där ges mer information om organisationens strategi och affärsverksamhet.

En egen kontaktperson har också utsetts för arbetstagaren i teamet. Det är en kompis som handleder i praktiska frågor, som att använda skrivaren, var kaffebryggaren finns och hur personalrestaurangen fungerar. Första dagen tar hela teamet med den nya arbetstagaren på lunch, där man pratar och lär känna varandra mer. Det brukar man göra.

En genuin närvaro är viktig.

En viktig uppgift för chefen är att under de första dagarna hålla ständig kontakt med den nya arbetstagaren. Det sker genom att regelbundet fråga till exempel ”hur går det”, ”vet du hur du kommer vidare” och ”kan jag hjälpa”. Chefen har märkt att det bästa sättet att hålla sig uppdaterad är att sätta sig ner över en kopp kaffe och talas vid. En genuin närvaro är viktig, eftersom människor överraskande ofta säger att ”det går bra”, även om de inte har en aning om vad som händer.

Chefens genuina närvaro är viktig för en ny arbetstagare, men också för företaget. Om en människa lämnas ensam med sitt arbete genast i början, är det lätt hänt att hon börjar tillämpa metoder från sitt föregående arbete och inte lär sig den nya arbetsplatsens arbetskultur. Dessutom kan det hända att en ny arbetstagares engagemang kommer av sig utan en ordentlig introduktion.

Introduktionen börjar redan i platsannonsen

I själva verket har introduktionen börjat redan i platsannonsen som väckt den nya arbetstagarens intresse. Bilden av det nya arbetet har kompletterats under arbetsintervjuerna. Under den sista intervjuomgången deltog även chefen och två teammedlemmar, vilket kändes trevligt – särskilt eftersom de genast verkade hitta en gemensam ton.

Även chefen och representanterna för teamet hade gått igenom jobbkandidaterna och konstaterat att just denna person skulle passa in bra i teamet. Personen hade helt klart rätt, inspirerande attityd till arbetet, människor och eventuella utmaningar.

Den nya arbetstagaren hann ställa en mängd olika frågor om arbetet och arbetsplatsen under intervjun. I den situationen fick arbetstagaren en stark känsla av att det vore trevligt att höra till det här gänget och “jag skulle vara jätteduktig på arbetet – jag skulle ha något att ge”.

Utmaningarna i arbetet kom inte heller som en överraskning.

Under intervjuerna blev den nya arbetstagaren flera gånger tillfrågad om förväntningarna på arbetet. På så sätt ville man försäkra sig om att förväntningarna så bra som möjligt motsvarade de verkliga arbetsuppgifterna. Även sökandens uppfattning om organisationen var intressant under intervjun: har företaget lyckats ge en rättvisande bild av sig själv?

När veckorna och månaderna passerade i det nya arbetet, kunde arbetstagaren till sin glädje märka att jobbannonsen och intervjun hade rätt bild av arbetet och dess krav. Utmaningarna i arbetet kom inte heller som en överraskning.

En karriärslång resa

Det intensiva skedet i introduktionen av en ny anställd, den första veckan, är förbi. Arbetstagaren har hunnit bekanta sig med sin chef, sitt team, sin arbetsplats och sina arbetsuppgifter samt ansvarsområden. Arbetstagaren har redan blivit lite hemmastadd och företagets rutiner börjar kännas bekanta.

Det betyder att HR samlar in feedback på hur introduktionsperioden lyckades.

Den nya arbetstagaren har bildat sig en uppfattning om vilka förväntningar som ställs och vilka slags arbetsuppgifter som väntar. Arbetstagaren har redan börjat med ett projekt, eftersom man lär sig bäst genom att göra. Arbetet är inspirerande och löper bra. Målen har gåtts igenom med chefen och man har kommit överens om hur de följs upp. Pratstunderna på tu man hand är fortfarande viktiga, även om de inte längre förekommer varje dag eller ens varje vecka. På teammötena behandlas arbetet noggrannare.

På den här arbetsplatsen vill man utveckla introduktionen. Det betyder att HR samlar in feedback på hur introduktionsperioden lyckades. Man börjar samla in feedback både de första veckorna och efter några månader – och med hjälp av feedbacken kan man utveckla introduktionsprocessen så att den blir allt bättre.

I vilket fall som helst tar det mycket längre än bara en vecka att lära sig företagets verksamhetssätt, värderingar och arbetskultur. På sätt och vis kan introduktionen uppfattas som en karriärslång resa.

Arbetslivet kan tänkas ha två lägen: ekorrhjulsläget, där man utför saker, och reflektionsläget, där man stannar upp och tänker efter. Därför håller man utvecklingssamtal och följer upp hur målen nås. Chefen ska också komma ihåg att följa upp hur arbetstagaren trivs – det vore bra om chefens dörr alltid är öppen.

 

För artikeln intervjuades organisationspsykolog och arbetsgemenskapscoach Jaakko Sahimaa samt rekryteringschef Nora Klemelä på PricewaterhouseCoopers Ab.

 

Läs mera:

Walesare på distansintroduktion i Vanda

Under stora spänningar tillsammans med en veteran

Flyttkarl på två dagar