Anonyymi rekrytointi auttaa löytämään sopivimman työntekijän

Anonyymi rekrytointi vähentää tiedostamattomien ja tiedostettujen ennakkoluulojen vaikutusta työnhaussa. Anonyymissä työhakemuksessa ei nimittäin näy hakijan henkilötietoja, kuten nimeä, ikää, osoitetta tai oppilaitoksen nimeä. Siitä selviää vain, mitä hakija osaa.

Rekrytoija näkee työnhaun ensimmäisessä vaiheessa ainoastaan anonyymin ansioluettelon tai hakijan kirjoittaman tekstin työkokemuksestaan ja kyvyistään, mutta ei tiedä, millainen henkilö hakemuksen takana on.

– Rekrytoija saa keskittyä työn kannalta olennaisiin asioihin, eivätkä omat mielikuvat pääse vaikuttamaan siihen, keitä kutsutaan haastatteluun, kertoo Metsä Groupin rekrytointi- ja perehdytysprosessista vastaava päällikkö Päivi Palosaari-Aubry.

Sen jälkeen, kun yhtiössä otettiin käyttöön anonyymi rekrytointi, naisten osuus palkatuista henkilöistä on noussut 16 prosenttia – anonyymi rekrytointi on siis lisännyt monimuotoisuutta työyhteisössä.

Metsä Groupissa anonyymi työnhaku otettiin käyttöön osana laajempaa yhdenvertaisuusohjelmaa vuonna 2021, ja nykyään se on yhtiön pääasiallinen rekrytointitapa.

– Meillä on vahva pyrkimys rekrytoinnin yhdenvertaisuuteen, ja anonyymi rekrytointi on yksi työkalu sen toteutumisessa, Palosaari-Aubry sanoo.

Metsäala on perinteisesti melko miehinen, ja Metsä Groupissakin yli 70 prosenttia työntekijöistä on miehiä. Sen jälkeen, kun yhtiössä otettiin käyttöön anonyymi rekrytointi, naisten osuus palkatuista henkilöistä on noussut 16 prosenttia – anonyymi rekrytointi on siis lisännyt monimuotoisuutta työyhteisössä.

Muutosjohtamisen kehityspäällikkö Hanna Saura palkattiin Metsä Groupiin anonyymin rekrytoinnin kautta. Se on hänen mielestään reilu ja mielekäs tapa työnhaussa ja myös lisää yrityksen uskottavuutta sekä houkuttelevuutta työnhakijan silmissä.

– Anonymiteetti jopa madaltaa ihmisten kynnystä hakea työtä, koska oma nimi ei tule ilmi, jos kutsu työhaastatteluun jää saamatta. Anonymiteetti saattaa myös suojata pienissä ammattipiireissä tai paikkakunnalla, jossa kaikki tuntevat toisensa, Saura pohtii.

Valitako tutun oloinen hakija vai paras ehdokas?

Myös Arkkitehtuurimuseon ja Designmuseon rekrytoinnit tehdään pääsääntöisesti anonyymin työnhaun kautta, koska museo haluaa edistää hakijoiden tasa-arvoista kohtelua ja henkilöstön monimuotoisuutta.

– Museomme on ihmisille avoin paikka, ja tänne ovat lämpimästi tervetulleita kaikki ikään, sukupuoleen ja etniseen taustaan katsomatta. Myös henkilöstömme pitäisi olla monimuotoinen, jotta voimme palvella asiakkaitamme paremmin, perustelee henkilöstön ja organisaation kehittämispäällikkö Tuija Janakka.

Museo rekrytoi asiakaspalvelijoita, näyttely- ja tapahtumatuotannon ammattilaisia, projektityöntekijöitä, hallinto- ja kehitysosaajia tai konservoinnin ja audiovisuaalisten tuotantojen osaajia. Tavoitteena on luonnollisesti löytää tehtävään sopivin ehdokas.

Rekrytoijan mielikuvat ja asenteet vaikuttavat käsitykseen hakijasta jo ennen tapaamista.

Rekrytoijan mielikuvat ja asenteet kuitenkin vaikuttavat käsitykseen hakijasta jo ennen tapaamista. On myös luonnollista pitää itsensä kaltaista ihmistä normina ja haluta valita töihin tutun oloisia henkilöitä, vaikka tehtävään sopisikin paljon paremmin aivan muunlainen tyyppi.

– Useimman mielestä tutulta tuntuvat hakijat vaikuttavat parhailta. Rekrytoija saattaa tiedostamatta suosia työnhakijaa, jos tällä on rekrytoijan kanssa yhteisiä piirteitä, vaikka ne eivät liity kykyyn suoriutua työstä, Janakka tarkentaa.

Arkkitehtuurimuseossa ja Designmuseossa kutsutaan anonyymien hakemusten perusteella valitut henkilöt Teams-haastatteluun, ja silloin rekrytoija saa nähdä hakijan henkilötiedot. Lyhyiden online-haastatteluiden perusteella loppusuoralle päässeet kutsutaan varsinaiseen työhaastatteluun.

Rekrytoijan on myös tärkeä muistuttaa itseään niistä asioista, joita ei saa kysyä.

Miten tasa-arvoisuus haastatteluissa toteutuu, kun anonymiteetin suoja katoaa?

– Omista asenteista syntyviä vinoumia voidaan välttää kouluttamalla ja tiedostamalla sekä ylipäänsä pitämällä koko ajan esillä organisaation yhdenvertaisuustavoitteita. Haastatteluissa hakijan sopivuutta arvioi aina useampi kuin yksi ihminen, jotta tasapuolisuus toteutuisi mahdollisimman hyvin, Janakka kertoo.

Museon rekrytoijilla on käytössään selkeä kysymyspatteristo, jonka mukaan haastatteluissa edetään. Rekrytoijan on myös tärkeä muistuttaa itseään niistä asioista, joita ei saa kysyä.

– Laki kieltää kysymystä perhetaustasta tai perhetilanteesta. Ylipäänsä pois pitää jättää sellaiset kysymykset, jotka ei liity työntekemiseen. Hakija saa toki kertoa itse, mitä haluaa, Janakka mainitsee.

Myös Metsä Groupin Palosaari-Aubry korostaa, että anonyymi rekrytointi ei yksin tee autuaaksi, vaan yhdenvertaisuuden täytyy kuulua yrityksen toimintakulttuuriin ja myös haastattelussa täytyy muistaa toteuttaa sen periaatteita. On myös ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen ylin johto on sitoutunut yhdenvertaisuustyöhön.

– Meillä on kirjattu rekrytointisuunnitelmaan tärkeimmät asiat, joita tehtävä vaatii ja joita tulee haastattelussa kysyä. Yhdenvertaisuustavoitteen tiedostaminen läpi koko prosessin on tärkeää, Palosaari-Aubry toteaa.

Varmasti pätevimmät kutsutaan haastatteluun

Haastattelu on myös työnantajalle kiinnostava vaihe rekrytoinnissa, kun paljastuu, keitä hakemuksien perusteella pätevimmät hakijat todellisuudessa ovat. Voi olla, että työnantajan edustaja on veikannut sukupuolen tai iän täysin väärin.

– On aina jännittävä nähdä, kuka sieltä koodin takaa paljastuu, ja omat ennakkokäsitykset voivat yllättää, kertoo hallinto- ja henkilöstöjohtaja Maija Nivala Janakkalan kunnasta, jossa on käytetty anonymiteettiä kaikissa rekrytoinneissa viime syksystä lähtien.

Nivalan mukaan anonymiteetistä on työnantajalle paljon hyötyä, vaikka haastatteluvaiheessa henkilöys paljastuukin.

– Voimme olla varmoja, että saimme haastatteluun kaikista potentiaalisimmat hakijat, Nivala painottaa.

Työnhakijat ovat kiittäneet mahdollisuudesta yhdenvertaiseen kohteluun hakemusvaiheessa.

Anonyymi rekrytointi on Janakkalassa vielä niin uusi käytäntö, että sen vaikutuksesta työyhteisön monimuotoisuuteen ei ole tietoa. Työnhakijat ovat kuitenkin kiittäneet mahdollisuudesta yhdenvertaiseen kohteluun hakemusvaiheessa.

– Olemme kuulleet monesti, kuinka meidän työhaastattelumme on aikoihin ensimmäinen, johon hieman iäkkäämpi nainen on pyydetty, Nivala kuvailee.

Janakkalan kunnassa työntekijöitä haetaan esimerkiksi nuorisotyöhön, kirjastoon, asiantuntijatehtäviin, hallintoon ja talouteen, kiinteistönhoitoon sekä esihenkilö- ja johtotehtäviin. Vuodessa tehdään yli sata rekrytointia, mutta Kuntarekry-järjestelmän kautta toteutettuna ne eivät aiheuta ihmeemmin lisätyötä.

– Kunhan henkilöstö oppii käytännön ja sitoutuu tähän rekrytointitapaan, jäljelle jää vain kysymys: miksi emme rekrytoisi anonyymisti, Maija Nivala sanoo.

Hän uskoo, että anonyymi työhaku ohjaa rekrytoijan ajatuksia alitajuisesti siihen, että vaikka iän tai taustan voisikin päätellä esimerkiksi työhistoriasta, sille ei anneta merkitystä. Kuntatyöpaikassa anonyymi rekrytointi myös parantaa rekrytoivan tahon turvaa.

– Erityisesti julkisella puolella laki velvoittaa valitsemaan pätevimmän, eikä valinta saa perustua syrjiviin asenteisiin. Anonyymia rekrytointia käyttämällä voimme varmistaa yhdenmukaisuuden ja osoittaa toimivamme oikein, Nivala sanoo.

Automatisoitu järjestelmä sujuvoittaa anonyymiä rekrytointia

Anonyymi rekrytointitapa ei ole vielä kovin yleistä yrityspuolella, ja myös käytännöt vaihtelevat organisaation mukaan.

Arkkitehtuurimuseossa ja Designmuseossa toimitaan täysin manuaalisti: Hakija lähettää työpaikkahakemuksen ansioluetteloineen rekrytoinnin kontaktihenkilölle, joka peittää niistä kaiken henkilöön viittavan tiedon. Hän numeroi hakijat ja jättää yhteystiedot itselleen Excel-taulukkoon.

Rekrytointiin osallistuvat henkilöt saavat hakemukset käyttöönsä vasta, kun ne on anonymisoitu.

– Hakemukset vastaanottanut henkilö ei osallistu valintaan missään vaiheessa. Hakuajan päätyttyä rekrytoiva henkilö tekee päätöksen haastatteluun kutsuttavista, minkä jälkeen rekrytoija saa haastateltavien kaikki tiedot näkyviin, eli anonymiteetti päättyy, Janakka kuvaile.

Hakulomakkeen kysymykset tulee suunnitella ohjaamaan hakijaa tuomaan osaamistaan esiin niin, että anonymiteetti säilyy.

Museossa tehdään noin kymmenen rekrytointia vuodessa. Janakka myöntää, että tällä tavalla toteutettuna 150 hakemuksen pyörittäminen liitteineen on todella työlästä. Siksi museossa etsitäänkin parhaillaan sopivaa automatisoitua rekrytointijärjestelmää, joka tukee anonymiteettiä.

Metsä Groupissa tehtiin viime vuonna 750 rekrytointia, joista noin 80 prosenttia toteutettiin anonyymisti. Se ei olisi mahdollista ilman automatisoitua järjestelmää.

Palosaari-Aubry painottaa, että hakulomakkeen kysymykset tulee suunnitella ohjaamaan hakijaa tuomaan osaamistaan esiin niin, että anonymiteetti säilyy. Sen jälkeen anonyymi rekrytointi ei ole hänen mukaansa sen vaivalloisempi kuin muukaan tapa.

– Käytämme Workday-henkilöstöjärjestelmää, jossa tietyt tiedot on mahdollista peittää ja liitetiedostotkin voi piilottaa automaattisesti niin, että ne tulevat tietoon vasta haastatteluvaiheessa, Palosaari-Aubry kuvailee.

Hakemusta kirjoittaessa kannattaa ymmärtää, että omat ominaisuudet eivät ole enää etu tai haitta, vaan osaaminen ratkaisee haastatteluun pääsyn.

Hän kannustaa ainakin kokeilemaan anonyymia rekrytointia ja vinkkaa, että prosessia kannattaa tarkastella ja korjata kokemuksen karttuessa.

– Kokemus on osoittanut muun muassa sen, ettei lisätietojen antajaksi kannata nimetä rekrytoivaa esihenkilöä, koska puhelut jäävät mieleen ja haittaavat anonymiteettiä, Palosaari-Aubry neuvoo.

Entä millainen anonyymi rekrytointiprosessi oli työnhakijan näkökulmasta?

– Se ei eroa muista rekrytointitavoista muuten, kuin että hakulomakkeessa kysyttiin hieman erilaisia kysymyksiä, joissa painottui omakokemus ja osaaminen, Hanna Saura kertoo ja lisää:

– Hakemusta kirjoittaessa kannattaa ymmärtää, että omat ominaisuudet eivät ole enää etu tai haitta, vaan osaaminen ratkaisee haastatteluun pääsyn.