Monitila lisäsi yhteisöllisyyttä ja palautti työrauhan

Espoon Leppävaarassa toimiva lääkealan yritys Novo Nordisk muutti 2,5 vuotta sitten viereisestä korttelista uusiin tiloihin, perinteisestä avokonttorista monitilatoimistoon. Tila pieneni 300 neliöllä, mutta tuntuu edellistä tilavammalta 40 työntekijälle.

Muutostiimissä toimineet markkinointi- ja viestintäjohtaja Karoliina Vuopala, tapahtuma- ja viestintäpäällikkö Eeva Erkkilä sekä koulutuspäällikkö ja työsuojeluvaltuutettu Anna-Maija Poijärvi esittelevät nykyisiä toimitiloja tyytyväisinä ja ylpeinä.

– Entiset toimitilamme olivat epäkäytännölliset. Jokaisella oli oma työpiste ja kokoustilat olivat erikseen, mutta ne eivät olleet inspiroivia. Käytäväkeskustelut olivat yleisiä ja keskittymistä häiritseviä. Tila oli jaettu rakennuksen kahteen päätyyn, joissa istuttiin osastoittain. Toiselle puolelle kollegaa tapaamaan mennessä piti käyttää avainta, Karoliina Vuopala kertoo.

Nyt tilanne on toisinpäin. Työskentelytilat ovat yhteiset, mutta niissä pidetään kännykät hiljaisella ja keskustellaan vain hissukseen. Tiimityöskentelytilat ja avoimet tilat ovat vapaata keskustelualuetta, puhelinkopeissa voi puhua täysin rauhassa. Hiljaisessa huoneessa eli kirjastossa kännykkä on kokonaan kiinni.

Rakennuttajayritys NCC:n arkkitehdit suunnittelivat uuteen tilaan onnistuneen pohjaratkaisun. Sisustuksen siniset ja vihreät värit ovat perua tanskalaiselta emoyhtiöltä, kuin myös pirteä ja jännä design toimivissa huonekaluissa.

Yhtenäisessä työtilassa on myös yksittäisiä työpisteitä yhdelle, kahdelle ja neljälle. Niissä on näkösuojana korkeat pehmustetut seinät äänieristyksen lisäämiseksi.

– Valaistukseen ja riittävään määrään pistorasioita kiinnitettiin paljon huomiota, Anna-Maija Poijärvi sanoo.

Työkulttuurin muutos

Novo Nordiskilla ymmärrettiin, että kyseessä olisi melko iso työkulttuurinkin muutos, joten suunnittelu tehtiin huolella.

– Teimme heti alkuun kyselyn koko henkilökunnalle siitä, minkälaisia huolia tai toiveita ihmisillä oli. Kävimme vastaukset tarkkaan läpi ja pyrimme huomioimaan ne mahdollisimman hyvin, Eeva Erkkilä sanoo.

Suurin toivomus liittyi työrauhaan, jota vanhassa avokonttorissa ei ollut tarpeeksi.

– Meillä ei ollut aiemmin kokemusta tai sovittua käytäntöä avokonttorissa työskentelyyn. Tällä kertaa kirjasimme säännöt, jonka kaikki sitten juhlallisesti allekirjoittivat, Poijärvi huomauttaa.

Reilun parin vuoden jälkeen sääntöjä ei enää tarvita. Monitilatoimistossa on opittu toimimaan, ja uudet työntekijät omaksuvat työtavan helposti.

Toimitilassa on kaksi äänieristettyä puhelinkoppia. Jonoa ei ole muodostunut.

– Henkilöstöstä iso osa on aina matkoilla. Edellisessä paikassa oli paljon tyhjiä pöytiä. Usein tuli mieleen, että monitila voisi oikeasti toimia meillä, koska ei ole suurta tarvetta nimetyille työpisteille. Edes toimitusjohtajalla ei ole omaa pöytää, Vuopala myhäilee.

Hän muistuttaa, että vaikka monitilatoimisto alkaa nykyisin olla trendi, se ei sovi kaikille.

– Toki meilläkin on toimenkuvia, kuten esimerkiksi henkilöosastolla, joissa omalle työpisteelle ja jopa näkösuojalle on selkeä tarve. Myös kuluttajilta Novoinfoon tuleville puheluille on oma äänieristetty huoneensa.

Tiimityötiloissa ja keskittymistiloissa sekä puhelinkopeissa on pehmustetut seinät ääntä eristämään.

Paperin radikaali väheneminen

– Yksi muutos, jota tavoittelimme, oli sekoittuminen erilaisia töitä tekevien kesken, jotta yhdessä tekeminen ja toinen toistemme työn ymmärtäminen kasvaisi. Tämä onkin lisännyt yhteisöllisyyttä ja kiinnostusta toistemme työhön. On hyvä istua välillä eri ihmisten kanssa vierekkäin ja nähdä, mitä toisen työ voi olla, naiset kertovat.

Erilaisista mieltymyksistä ja mielipiteistä huolimatta koko henkilökunta on ollut pääsääntöisesti tyytyväinen muutokseen.

– Yksi tyypillinen huoli ennen muuttamista oli, että ”mihinkäs minä mappini ja paperini laitan”, mutta kukaan ei ole kertaakaan valittanut tästä asiasta, Poijärvi nauraa.

Tulostettujen arkkien määrä väheni ensimmäisen vuoden aikana radikaalisti, peräti 100 000:lla.

– Osasimme odottaa sitä, mutta mittakaava oli kyllä melkoinen yllätys. On ikään kuin pakko käsitellä asioita sähköisesti. Tämä on kyllä selkeä ekologinen ja taloudellinen etu, Vuopala sanoo.

Toki tärkeille papereille on rekisteröidyt arkistot, sillä sitä vaatii niin laki kuin yrityksen omat sisäiset ohjeetkin.

Kirjastoa käytetään vähän, koska työpisteissä on tarpeeksi rauhallista.