De virtuella arbetstagarna kommer att förändra arbetet i grunden”, ”Digiarbetaren blir den bästa rekryteringen du någonsin gjort!”

Löftena på Digi Workforces webbplats låter pompösa men verkar ändå vara väl förankrade. Bolaget erbjuder digitala arbetstagare som kan ta sig an repetitiva uppgifter som följer vissa grundregler i kunskapsarbetet. Alltså sådana uppgifter som vi mänskor brukar tycka att är trista.

– Med hjälp av digiarbetarna kan vi automatisera rutinerna och frigöra mänskornas tid för produktivare och viktigare uppgifter, säger Mika Vainio-Mattila som år 2015 var med om att grunda företaget.

Med digitala arbetstagare avses program som efterapar mänskornas sätt att använda en dator för repetitiva uppgifter. Vainio-Mattila räknar upp den virtuella arbetstagarens fördelar: han är outtröttlig, gör inga fel och ledsnar aldrig på sina uppgifter.

Digital Workforce började sin verksamhet i sjukvårdsbranschen där man allmänt upptäckt att en stor del av läkarnas och sköterskornas arbetstid användes till annat än den egentliga vården. En oproportionellt stor del av tiden gick åt till att knacka in olika uppgifter i dataprogram som inte ens kunde kommunicera med varandra. I värsta fall var man tvungen att mata in samma uppgifter i flera olika system.

– Om vårdpersonalen verkligen tillbringar mer än halva sin arbetstid vid datorn i stället för att ta hand om patienterna, måste någonting göras. Det är i detta sammanhang som de virtuella arbetstagarna kommer in i bilden. Den virtuella arbetstagaren kan vara till stor hjälp då man organiserar och lägger upp arbetet, säger lösningskonsulten Niko Lehtonen.

Mika Vainio-Mattila.

Niko Lehtonen.

Precision och datasäkerhet

Liknande problem förekommer också i andra branscher, t ex i bankingverksamheten och försäkrings-bolagen där det finns mycket rutinarbete som ändå kräver noggrannhet. Vainio-Mattila hävdar att den traditionella modellen, dvs att man investerar miljoner euro i datasystemprojekt, inte löser problemen eller om det gör det så tar processen många år.

Utöver precision och outtröttlighet har digiarbetstagarna också den fördelen, att de i t ex  vårdbranschen är säkra och garanterar patient- och datasekretessen.

Digiarbetaren glömmer inte bort något som gäller patientens vård men han helt ointresserad av vems uppgifter det är som han behandlar. Dessutom efterlämnar han en tydlig dokumentation av allt han gör, vilket är en fördel om man eventuellt i ett senare skede blir tvungen att behandla ärendet på nytt.

Det finns olika slags virtuella arbetstagare, allt från virtuella assistenter till kognitiva stödsystem som utnyttjar programrobotar som använder sig av artificiell intelligens. De passar för olika behov och uppgifter.

– Litet förenklat kan man jämföra oss med ett bemanningsföretag, säger Mika Vainio-Mattila.

”I många av våra kundföretag har de digitala jobbarna fått egna namn för att de ska kännas mer mänskliga”

De digitala arbetstagarna är outtröttliga och gör inga misstag. Deras frammarsch på arbetsplatserna väcker både entusiasm och oro.  Att bli kvitt de trista rutinerna upplevs ändå i regel som något positivt.

Arbetsgemenskaperna måste förnya sin attityd

Då de digitala arbetarna kommer in i bilden påverkas arbetsgemenskapen på flera olika sätt. Den nya arbetstagaren väcker inte bara entusiasm utan också nyfikenhet och rädsla. Vanligtvis tycker man att det är positivt att man bli av med tidskrävande och trista rutinuppgifter så att man i stället kan använda sin energi på trevligare uppgifter.

Då de mekaniska rutinerna försvinner kan den mänskliga arbetskraften utnyttjas för sådana uppgifter som de är bäst lämpade för. Det kan naturligtvis också sätta press på arbetstagarna, eftersom den förändrade arbetsbilden innebär att man ställer krav på att de anställda ska lära sig nytt och ofta också överta mer krävande arbetsuppgifter. Digiarbetaren sköter de enkla frågorna och grundrutinerna medan mänskorna tar sig an undantagen och de krävande fallen. Och då en del av arbetstagarnas gamla uppgifter försvinner kan det kännas som ett hot mot den egna fritiden.

I början kan det vara svårt att lita på att den virtuella arbetstagaren verkligen sköter sina uppgifter korrekt. Att lära sig lita på honom fungerar inte på samma sätt som att lära sig lita på en mänska, eftersom digijobbaren inte sitter på en stol på kontoret och man inte kan prata med honom över en kopp kaffe.

Då den virtuella arbetstagaren blir medlem av teamet måste alla anpassa sig och förmannens ledarstil sätts på prov. Den virtuella arbetstagaren måste sättas in i sina uppgifter och i fortsättningen också i eventuella förändringar, precis på samma sätt som mänskorna.

– Många av våra kunder har faktiskt gett sina digiarbetare ett namn för att göra dem mänskligare, säger Niko Lehtonen.

Mika Vainio-Mattila säger att humaniseringen är motiverad, eftersom den betonar att också de virtuella arbetstagararen måste ledas.

– Att leda en digiarbetare påminner mer om att leda en vanlig arbetstagare än om att styra ett programprojekt, säger Vainio-Mattila.

– Vi utvecklar som bäst lösningar som får folk att se vad en virtuell arbetstagare gör och hur arbetet framskrider. Det gör konceptet mer begripligt för alla kolleger i arbetsgemenskapen.

Digital Workforce har vuxit snabbt, vilket aktualiserat frågan om arbetshälsan. Sakkunnigarbetet bygger på att man kan lita på att mänskorna är självgående.

Fokus på arbetstiden

Förändringen av arbetet gäller också Digital Workforce. Teknologin som hör ihop med digi-arbetstagarna är ny och utvecklas hela tiden i snabb takt, och således består företagspersonalens vardag av ett ständigt lärande och utveckling. Arbete och sakkunnigarbete där individen har stor frihet och där förväntningarna på honom också är stora.

– Aldrig säger någon till mig vad jag ska göra. Vi litar på att arbetstagarna kommer tillrätta på egen hand och med sina team, säger konsulten Helge Jalonen.

Helge Jalonen.

Företaget som verkar i både Helsingfors och Stockholm har knappt 50 anställda och har vuxit snabbt. Den snabba personalökningen har aktualiserat frågan om arbetshälsan. Enligt Vaninio-Mattila har man inom företaget skapat tydliga strukturer för att personalen ska veta vad man förväntar sig av dem och satsat på öppenhet – tröskeln för att ta upp en fråga till diskussion ska vara låg.

– Att arbetet kontinuerligt förändras påverkar också arbetshälsan i och med att situationen på arbetsplatsen ständigt förändras,  säger Vainio-Mattila.

– Vi försöker vara obyråkratiska, men det måste ändå finnas vissa grundstrukturer. Förra hösten skapade vi officiella strukturer för arbetarskyddet och började medvetet jobba med dessa frågor.

Vainio-Mattila, Lehtonen och Jalonen är överens om att det med tanke på arbetshälsan är mycket viktigt att de anställda känner att de har kontroll över sitt arbete och i det sammanhanget är arbetstiden en faktor. Vainio-Mattila berättar att man började följa upp arbetstiden förra våren, eftersom arbetstiden på grund av jobbets karaktär ibland kan vara oregelbunden och dagarna ibland kan bli långa.

– Nu har vi metoder för att identifiera situationen om personalen av fel orsak känner sig tvungen att töja på arbetstiden.