Työhön opastus ei ole vain yhden henkilön vaan koko yhteisön asia, sanoo Työturvallisuuskeskus TTK:n asiantuntija Jukka Mäkeläinen.

– Nykyään aika on kortilla kaikilla. Olisi hyvä kertoa työpaikalla ennakkoon, että taloon on tulossa uusi työntekijä. Näin muut osaisivat suhtautua tulokkaaseen omien kiireidensä keskellä. Monet perehdyttämisen ongelmat olisivat ratkottavissa hyvin inhimillisin ja yksinkertaisin toimenpitein.

Perehdyttämisen uudet haasteet ovat teemana myös huhtikuun lopulla järjestettävässä kansainvälisessä työturvallisuuspäivässä. Kansainvälisen työjärjestön, ILOn, koordinoimaa maailmanlaajuisesti järjestettävää päivää vietetään nyt jo 20. kerran. Päivän tavoitteena on nimenomaan kiinnittää huomiota työturvallisuuden ja -terveyden uusiin suuntauksiin. TTK on yksi eri puolilla Suomea pidettävien alueellisten tilaisuuksien järjestäjistä.

– Perehdytyksen ja työnopastuksen avulla parannetaan toiminnan laatua ja henkilöstön osaamista, tuetaan työssä jaksamista ja vähennetään poissaoloja ja työtapaturmia. Epätyypilliset työsuhteet yleistyvät. Työsuhteiden muotojen muuttuessa myös työnopastuksen prosesseja tulisi kehittää, Mäkeläinen sanoo.

Hän muistuttaa, että ulkoistamistrendi sisältää nykyään jo kaikki työn tekemisen muodot. Jopa varastointi- ja logistiikkapalvelut saatetaan ostaa ulkopuoliselta palvelutuottajalta. Samoin ulkomaisen työvoiman käytön lisääntyminen on lisääntynyt viimeisen 10 vuoden aikana suorastaan räjähdysmäisesti. Muuttuneeseen tilanteeseen on herättävä.

Uusia työntekijöitä perehdyttävät esimiesten lisäksi kokeneet ja ammattitaitoiset työntekijät.

Perehdytys kohderyhmän mukaan

Työntekijöiden perehdytys on jokaisen työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Sen avulla helpotetaan uusien työntekijöiden sopeutumista työpaikkaan ja työyhteisöön sekä luodaan edellytykset turvalliseen ja laadukkaaseen työskentelyyn.

Mäkeläinen korostaa, että myös lyhytkestoisissa työsuhteissa tarvitaan riittävä perehdytys.

– Tieto ja osaaminen ovat organisaation merkittävintä pääomaa, ja perehdyttäminen on yksi keskeisimmistä henkilöstön kehittämisen välineistä. On kuitenkin muistettava, että kaikki osaaminen ei ole saatavissa rekrytoinnilla.

Ongelmana on, että työpaikkojen hiljainen tieto ei siirry, jos henkilöstön vaihtuvuus on suuri, tai sitä muuten leimaa tilapäisyyden tuntu. Halu ottaa vastaan tietoa ja jakaa sitä on erilainen vakituisella ja määräaikaisella henkilöstöllä.

– Pariksi kuukaudeksi palkattua työntekijää ei välttämättä kiinnosta kuulla monen tunnin perusteluja yrityksen arvoista, visioista ja missioista. Vastaavasti vakituinen saattaa olla innokkaampi jakamaan tietämystään, jos odotettavissa on yhteisiä työvuosia tulokkaan kanssa kuin jos odotettavissa on vain parin kuukauden tuttavuus.

Työhön opastaminen pitäisi miettiä eri tilanteissa eri tavalla. Tarvitaan myös pelkistettyjä menetelmiä, joissa perehdytään vain keskeiseen. Oleellinen saattaa hukkua paljouteen, jos opastettava ei koe tietoja tarpeellisiksi.

– Opastamiskäytäntöihin tulisi ottaa aivan uusi näkökulma. Hienoimmatkaan järjestelmät eivät kanna, jos kohderyhmät eivät ole viesteille vastaanottavaisia, Mäkeläinen huomauttaa.

Loppuun ajateltu, puoliksi tehty

Ensimmäinen askel on tunnistaa muuttunut tarve. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työpaikoille, jossa on erilaisia työsuhteita, olisi luotava myös erilaisia perehdyttämisjärjestelmiä. Yhtä lailla olisi aika ajoin mietittävä, tulisiko vakinaisen henkilöstön tietoja välillä päivittää, etenkin tehtävien, välineiden ja työtapojen muuttuessa.

– Opastaminen on periaatteessa helppoa, kunhan se on mietitty kunnolla ja asialle on varattu riittävästi aikaa. Perehdyttämiseen olisi vain luotava nykyistä järkevämmät käytännöt. Tärkeää on myös seurata, että oleellinen tieto todella menee perille, Mäkeläinen pohtii.

Ensimmäinen päivä uudessa työpaikassa on aina ikimuistoinen, niin hyvässä kuin pahassa.

– Panostamalla ensimmäiseen päivään voi osoittaa uudelle työntekijälle, että hän on odotettu ja häntä tarvitaan. Perehdyttäjän ei tarvitse olla esimies, kokenut ja ammattitaitoinen työtoveri voi yhtä hyvin toimia tehtävässä. Ulkomaalaistaustaisen työntekijän perehdyttämisessä kannattaa hyödyntää sekä hänen äidinkieltään että suomea puhuvaa työntekijää, jos työpaikalla on jo sellainen. Hän voisi samalla toimia eräänlaisena kummina ja opastaa uutta työntekijää maan ja talon tavoille, Mäkeläinen vinkkaa.

Lisätietoa:

Perehdyttäminen ja työnopastus cd-rom, Työturvallisuuskeskus ja AEL, Laura Ahokas ja Jukka Mäkeläinen, 2012. www.ttk.fi/julkaisut

Perehdytä hyvin – Sykettätyöhön.fi-palvelun teema-aineisto tammikuu 2015, www.sykettatyohon.fi/fi/teemat

Perehdyttämisen uudet haasteet – Parempi työ, Kansainvälisen työturvallisuuspäivän seminaarit 28.4.2015, Kemi, Kouvola, Turku, Vaasa, Varkaus, www.tyoturvallisuuspaiva.fi